Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Недостачи и излишки: бухгалтерский учет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Инспектирование помогает обнаружить нарушения между учтенными деньгами и фактическим их наличием на сегодняшний день. Они могут быть в виде денег, ценностей, сырья для производства, движимого и недвижимого имущества. Инвентаризационная, не заинтересованная в финансовом обороте, комиссия составляет ведомость и отдает ее на рассмотрение директору. А тот, в свою очередь, ставит перед бухгалтерией задачу, чтобы отдел правильно оприходовал и провел в учетной книге избыток. Нужна подводка при инвентаризации выявленных излишков основных средств и материалов.
По каким причинам появляются
Основные причины:
- Если была неточно проведена сверка.
- К ошибкам могут привести большие объемы продукции. При распределении изделий на складе клиентам возникает большая вероятность неучтенных поставок.
- Недостаточное количество оборотных финансов вводит компанию в режим «экономии».
- Ошибки на складах при учтении отпуска материалов и продукции. То есть выдали меньший объем партии, чем полагалось.
- Во время отпуска товара одни модели были нечаянно заменены на другие.
Когда излишки будут относиться на доходы в налоговом учете?
Относительно налога на прибыль выявленные излишки являются внереализационными доходами. Оценивать их следует по рыночным ценам, которые определяются с учетом положений ст. 105.3 НК РФ. Соответственно, налоговый учет здесь совпадает с бухгалтерским.
Отдельно стоит рассматривать пересортицу, о которой мы упоминали выше. С точки зрения налоговой, налогоплательщик в любом случае должен учесть все излишки в составе внереализационных доходов по текущим рыночным ценам, а недостачи — как внереализационные расходы по учетным ценам. Причем отнести недостачу на затраты вы имеете право только в том случае, если отсутствие виновных лиц подтверждено документально решением государственного органа.
Поэтому при пересортице по итогам инвентаризации могут возникнуть налоговые разницы и вырасти сумма налога на прибыль, подлежащая уплате.
Пересортица: проводки
При обнаружении пересортицы фирма может:
- отразить обнаруженные излишки и недостачи в учете рассмотренными нами выше способами;
- взаимным образом зачесть излишки и недостачи.
Для наглядности рассмотрим пример отражения зачета превышения излишек над недостачей в бухгалтерском учете.
Пример
По итогам инвентаризации выявлены:
- недостача яблок сорта «антоновка» весом 200 кг на общую сумму 20 000 руб. (стоимость килограмма — 100 руб.);
- излишек яблок сорта «Гренни Смит» весом 300 кг на общую сумму 15 000 руб. (стоимость килограмма — 50 руб.).
Бухгалтер производит:
- оприходование лишних яблок (100 кг — разница между излишком и недостачей) «Гренни Смит» (Дт 41 (аналитика «Гренни Смит») Кт 91, сумма — 5000 руб.);
- зачет недостачи по антоновке (200 кг), причем по цене «Гренни Смит» (Дт 41 «Гренни Смит» Кт 41 «Антоновка», сумма — 10 000 руб.);
- отражение денежных потерь фирмы от недостачи антоновки (Дт 94 Кт 41, сумма — 5000 руб., 100 кг разницы по весу товара умножаем на 50 кг разницы по стоимости товара за килограмм);
- выставление виновному за пересортицу лицу требований по компенсации денежных потерь (Дт 73 Кт 94, сумма — 5000 руб.).
В случае отсутствия виновного лица применяются рассмотренные нами выше проводки по отнесению потерь на естественную убыль либо прочие расходы.
Как оформить и учесть недостачи
Фактическое отсутствие товарно-материальных ценностей оформляется на основании приказа директора компании. Результаты работы комиссии по отсутствующим товарам, материалам оформите в протоколе, к нему приложите объяснения причин отсутствия и вынесите предложения директору по списанию утраченных ценностей. Также отсутствие ТМЦ имеет смысл заактировать, оформив документ в форме, утвержденной учетной политикой.
Например, проводка, отражающая недостачу готовой продукции при инвентаризации, следующая:
- Дт 94 Кт 43 — выявлено отсутствие готовой продукции на складе;
- Дт 91 «Прочие расходы» Кт 94 — списаны потери ТМЦ сверх норм естественной убыли
Как учитывать излишки
Излишки при инвентаризации принимаются к бухгалтерскому учёту. Это действие проводится на основании сличительной ведомости либо ведомости учёта итогов инвентаризации.
Прежде чем ставить на учёт излишки при инвентаризации и проводки составлять, нужно проверить — не образовались ли они из-за ошибочных действий сотрудников или инвентаризационной комиссии. Для этого по ТМЦ, по которым излишки, производится проверка документов, отражение операций в бухучёте и пересчёт их количества по факту.
Когда указанные ошибки выявлены, то их требуется исправить. Если в результате всё равно имеется избыток ТМЦ, то для оприходования излишков при инвентаризации проводки в бухучёте отражаются по рыночной стоимости в настоящий момент времени и величина относится к прочим доходам. Компания может сама выяснить рыночную стоимость или воспользоваться услугами оценочной фирмы. По итогам проведённой оценки заполняется справка или оценочный отчёт.
Чтобы отразить излишки, проводка в бухучёте имеет вид:
- Дт 01 (08, 10, 41 и др.) Кт 91.1 — на оценённую сумму излишка
Зачем проводится инвентаризация?
Реализация данного процесса обусловлена разными причинами:
- заменяется материально ответственный специалист компании;
- обнаруживается факт хищения имущества;
- выявляется порча определенных ценностей;
- имущество пострадало от разных стихийных бедствий;
- организационные причины, к которым относится изменение руководящего состава, реорганизация фирмы, продажа предприятия и т. д.;
- обязательно осуществляется процесс непосредственно перед формированием обязательной бухгалтерской отчетности, составляемой на основании данных, полученных за год работы;
- имущество планируется продать или сдать в аренду.
Наиболее распространенной причиной является проведение инвентаризации на основании специального графика, в котором указывается, когда должен осуществляться процесс, чтобы постоянно контролировать имущество фирмы.
Как отражается переизбыток при использовании УСН?
Если фирма работает по упрощенному режиму, то при обнаружении излишек надо отображать их в доходах, которые используются для расчета налога.
Учитывается полученная прибыль на момент ратификации итоговой проверки.
Нередко фирмы совмещают разные налоговые режимы, а в этом случае, если выявленные ценности не относятся к деятельности по УСН, то они могут не отражаться по этой системе. Это возможно только при наличии раздельного грамотного учета.
Таким образом, инвентаризация – это важная процедура, реализуемая на каждом предприятии. Она может проводиться планово или при наличии важных оснований для этого. Реализуется процесс специальной комиссией, состоящей из нескольких специалистов, обладающих опытом и умениями изучать документы и фактически имеющиеся ценности. На основании проверки выявляются излишки или недостача. Если имеется переизбыток имущества, то важно правильно оприходовать ценности. Первоначально надо разобраться в причинах появления такого несоответствия. Далее издается приказ руководителем и осуществляются нужные проводки бухгалтером.
Назначение и нюансы инвентаризации
Инвентаризация представлена сверкой имеющихся ценностей с данными, содержащимися в первичной документации фирмы. Основной целью данного процесса выступает выявление расхождений между фактическими ценностями и сведениями из документов, а если они действительно обнаруживаются, то предпринимаются разные меры, предназначенные для устранения этой разницы.
Подготовка и осуществлению инвентаризации выполняется только по специальному плану, составляемому заблаговременно. Он утверждается приказом руководителя фирмы.
Если в результате инвентаризации выявлены излишки, то это должно указываться в бухгалтерских бумагах, а также в документах складских помещений, где выявляются не оприходованные основные средства или материалы.
Готовим и проводим инвентаризацию
Обязанность проводить ежегодную инвентаризацию имущества и финансовых обязательств установлена Положением по ведению бух.учета, утвержденным Минфином 29.07.1998г. №34н. Правила и порядок проведения данной процедуры установлен Методическими указаниями (приказ МинФина №49 от 13.06.1995г), в них перечислены состав имущества и обязательств, подлежащих ревизии, и формы документов, которыми можно оформить результаты.
Основные этапы проведения инвентаризации приведены в таблице:
| Этап | Документ | Пояснение |
| Подготовка | Приказ руководителя о проведении инвентаризации | В приказе указываются: сроки проведения, причина инвентаризации, перечень инвентаризируемого имущества, перечень материально ответственных лиц и состав комиссии |
| Проведение | Инвентаризационная опись | Члены комиссии ведут опись (подсчет) имущества и его состояния |
| Сопоставление данных | Сличительная ведомость | Сверка данных, представленных в описи, с данными в бух.учете. Составление сличительных ведомостей на предмет выявления расхождений. |
| Оформление и утверждение результатов | Бух.справка | Приведение в соответствие данных бух.учета фактическому наличию. Списание недостачи или оприходывание излишков |
Выявление и оприходование излишков при УСН
Инвентаризация – наиболее доступный способ учета имущества, по которому отсутствуют сведения в бухгалтерском учете или документы, подтверждающие право собственности предприятия на него при применении юридическим лицом упрощенной системы налогообложения.
Для того чтобы отразить возникшие излишки на счетах, следует оприходовать по результатам инвентаризации основные фонды по рыночной стоимости. Оценку обнаруженного объекта предприятие, применяющее УСН, имеет право провести самостоятельно с учетом информации, полученной из СМИ, интернета, прайсов магазинов, внутренних сведений бухучета об аналогичных основных фондах.
Обнаруженное имущество следует отнести к внереализационным доходам организации. Далее его стоимость будет учитываться при определении величины упрощенного налога. В этом случае не важно, какой вариант применяет предприятие:
- доходы;
- доходы за минусом расходов.
При проведении годовой инвентаризации в организации выявлены излишки материалов — два калькулятора. По решению руководителя 27.12.2022 инвентаризационная комиссия, изучив прейскуранты организаций торговли, провела мониторинг цен на аналогичные калькуляторы. Было установлено, что они предлагаются покупателям в организациях торговли за 89 руб.
Износ предметов, установленный комиссией в акте, составляет 25 %. С учетом износа она оценила калькуляторы по 67 руб. за единицу.
Верно ли определена стоимость выявленных излишков? Как надо отразить их в бухгалтерском учете?
Стоимость излишков активов при принятии их к учету может определяться несколькими способами.
Так, стоимость выявленных излишков активов, которые можно отнести к запасам, при принятии их к бухгалтерскому учету устанавливается одним из двух способов:
- на основании заключения об их оценке, проведенной юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, осуществляющими оценочную деятельность;
- организацией самостоятельно исходя из прейскурантов, бюллетеней, каталогов и иных документов, определяющих стоимость аналогичных активов (п. 46 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133 (в ред. от 30.04.2012; далее — Инструкция № 133)1 ).
Действия после выявления излишка
Первоначально при обнаружении лишних товаров, денег или даже основных средств, члены комиссии изучают сформированные отчеты. Они определяют, по каким причинам возникла такая ситуация.
Комиссией решается, каким методом итоги процесса будут отражены в бухучете фирмы. Выявляется, почему появились излишки, для чего приходится обращаться к материально ответственным лицам. Работники должны составлять объяснительные, что позволяет выявить причины появления переизбытка имущества. Все действия участниками комиссии оформляются путем составления протокола. В нем прописываются итоги инвентаризации, методы выявления причин несоответствия информации из документов с фактическим количеством ценностей, а также указываются выводы специалистов относительно этого вопроса.
Все итоги доводятся до сведения директора фирмы. Принимаются лишние материалы или средства исключительно при формировании приказа от лица руководителя компании. Он составляется на основании акта инвентаризации. Далее документ передается бухгалтеру компании, что позволяет ему осуществить нужные проводки. Отображаются в учете излишки в тот месяц, когда была закончена проверка. При проведении годовой инвентаризации отражать результаты надо в годовой отчетности.
Порядок оприходования выявленных излишков
Если по результатам инвентаризации выявлены излишки материалов, товаров или ОС, данные об этом заносятся в сличительные ведомости. Это специальные документы, заполняемые в случае выявления отклонений между фактическими и учетными данными.
Формы ведомостей (как и других документов, необходимых для проведения инвентаризации) утверждены постановлением Госкомстата РФ от № 88. Для основных средств и нематериальных активов используется форма ИНВ-18, для других ТМЦ — ИНВ-19.
Эти документы содержат информацию обо всех обнаруженных отклонениях, как в большую, так и в меньшую сторону. Рассмотрев их, руководитель организации принимает решение об отражении отклонений в учете. Недостачи могут быть списаны или отнесены на виновных лиц, при обнаружении излишков вариант может быть только один — оприходование.
Особым случаем является так называемая пересортица. Она возникает, если при проверке одновременно выявляются недостачи по одним позициям и излишки по другим. В этом случае по решению руководителя допускается зачет излишков и недостач однородных видов ТМЦ, находящихся на хранении у одного материально ответственного лица (МОЛ). Этот порядок установлен п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от № 49 (далее — Методические указания по инвентаризации).
Если такое решение было принято, то оприходование излишков производится после зачета «однородных» недостач.
Какими бывают инвентаризации
Все виды подсчётов средств делятся на категории:
По обязательности исполнения:
- обязательная — проводится в соответствии с законом РФ;
- инициативная — проходит желанию руководства фирмы.
По временному отрезку:
- плановая — проходит в заранее определённые сроки;
- внеплановая — проводится независимо от утверждённого законом плана по решению самой организации.
По размеру:
- выборочная — проходит только на отдельных подразделениях производства при возникшей необходимости;
- полная — инвентаризации подлежат все объекты имущества;
- частичная — учёт проходит по небольшой части имущества с помощью выборки.
По способу прохождения:
- документальная — инвентаризация выглядит как контроль за документами, подтверждающими факт нахождения объектов проверки в месте проверки;
- натуральная — представляет собой визуальную проверку и подсчёт объектов.
Особенности оприходования излишков
Излишек, так же, как и недостача появляются в отношении товаров, которые изготавливает или перепродает компания. Подобное возможно и с материалами для изготовления той или иной продукции.
При выявлении излишков в проводках они выглядят как внереализационные доходы. Как раз тут нужна цена по накладной или рыночная стоимость. Случается, что в излишек попадает много товаров одного наименования, а документального подтверждения цены нет.
В таком случае рационально обратиться к помощи независимого оценщика для определения их стоимости. Он учтет:
- Спрос и предложение на него, колебания этого рыночного показателя.
- Инфляцию.
- Потребительские свойства.
- Сроки годности.
- Себестоимость.
Оприходование возможно только после завершения процесса оценки. Это утверждает акт, составленный комиссией по инвентаризации. Отнесение к тому или иному счету (проводка) должна проводиться не позднее 31 декабря в том году, когда выявлен излишек.