Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовая книжка работника: бланки и образцы заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При потере ТК или приведения её в негодность (отсырела, истрепалась, и т.д), выдаётся дубликат — полная замена первоначального документа. В правом верхнем углу титульного листа пишется или ставится штамп “Дубликат”.
Запись о работе по совместительству
Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.
По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.
- В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.
Как заполнить трудовую при устройстве на работу?
Данные вписывают в раздел «Сведения о работе» ТК. Работник может поступить в порядке приёма или перевода из другой организации или ИП.
Для сотрудника со своей бумажной ТК нужно заполнить этот раздел в следующем порядке:
- в столбце 3 указывается полное и сокращённое наименование организации или ИП-работодателя. Например, «Индивидуальный предприниматель Степанов Степан Сергеевич (ИП Степанов С.С.)». Разрешено применять штамп с двумя видами наименований. Если сокращённое наименование не предусмотрено, указывать его не нужно;
- в столбец 1 под наименованием ставится порядковый номер записи;
- в столбец 2 – дата приёма в формате ХХ.ХХ.ХХXХ;
- в столбец 3 – сама запись о приёме на работу. Нужно написать должность, профессию, специальность, квалификацию. Например, «Принят на должность инженера по снабжению 1 категории»;
- в столбце 4 ставятся реквизиты приказа о приёме на работу. Если приказа нет — реквизиты трудового договора.
Запись в ТК при увольнении
На основании приказа об увольнении, нужно внести аналогичную запись в ТК. Её номер будет следующим после записи о приёме либо переводе. Пустую строку оставлять нельзя. Дата записи должна совпадать с последним днём работы согласно приказу.
В столбце 3 ТК прописывается причина увольнения. Есть два варианта написания:
- “уволен (по, из-за, в связи, и т.д.)”;
- “трудовой договор расторгнут по… (из-за, в связи, и т.д.)”.
Варианты оснований для увольнения (прекращения трудового договора) могут быть разными:
- по собственному желанию;
- по соглашению сторон;
- из-за закрытия ООО или ИП;
- из-за нарушения дисциплины;
- по сокращению штата;
- в связи со смертью работника, и т.д.
Как исправить ошибку в трудовой книжке?
Даже самые ответственные и внимательные сотрудники иногда совершают ошибки при заполнении ТК. В такой ситуации не нужно паниковать: по действующим правилам внесение исправлений возможно. Итак, как правильно исправить ошибку в трудовой книжке? Главное — помнить, что зачеркивания (как и замазывания) абсолютно неприемлемы.
Например, вы заметили, что допустили ошибку в названии своей компании, однако пытаться исправить каким-либо образом эту запись не нужно. Под записью с ошибкой следует написать следующую фразу: «В наименовании организации была допущена ошибка». После этого необходимо указать правильное наименование.
Если допущена ошибка в записи о приеме на работу или увольнении, нужно под некорректной записью сделать пометку «Запись номер недействительна». Затем в ТК делается новая (правильная) запись.
Если же после записи с ошибкой появились уже другие записи, алгоритм исправления ошибок будет следующим: нужно указать порядковый номер, проставить дату, затем указать, какие сведения не соответствуют действительности и на какие их нужно заменить. В поле 4 нужно указать основания для внесения исправлений (например, реквизиты приказа). Этим способом можно исправлять ошибки и в ТК, и во вкладыше.
Иногда ошибки совершаются при заполнении титульного листа. В этом случае действует исключение: зачеркивания допускаются. Рядом с зачеркиванием нужно написать правильный вариант, заверить его подписью и печатью.
Общие правила заполнения трудовой при её оформлении
Правила заполнения трудовых книжек установлены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утверждённой постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Для правильного заполнения трудовой книжки также необходимо руководствоваться правилами, изложенными в Приложении 2 к Приказу Минтруда № 320Н.
Основные правила следующие:
- На титульном листе запрещено вносить исправления, а ошибочно заполненный бланк подлежит уничтожению.
- Даты указываются в цифровом формате (например, «01.03.2023»), а словесно-цифровой формат нежелателен.
- Записи следует делать аккуратно, используя шариковую, перьевую или гелевую ручку со световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) чёрного, синего или фиолетового цвета.
- В ТК не следует использовать сокращения (например, «пр.» вместо «приказ»).
- Все записи должны быть пронумерованы в пределах соответствующего раздела.
Заполнение данных о приёме на работу
Особенность внесения сведений о приёме на работу в ТК заключается в том, что начинать следует с графы 3. Там вписывается наименование организации, каким оно указано в учредительных документах, а также его сокращённое наименование (при наличии).
В графе 1 записывается порядковый номер записи, а в графе 2 — дата приёма на работу, которая указана в соответствующем приказе. Затем в графе 3 вносится запись, содержащая информацию о приёме на работу по шаблону: «Принят(а) в ».
В графу 4 вносятся сведения о документе, на основании которого сотрудник был принят на работу — его вид, дату и номер. Например, «Приказ от 24.02.2022 №208-к».
Как вносить исправления в записи
Существуют 4 основных причины внесения исправлений в книжку. Все они четко прописаны в инструкции по заполнению. Вот как их правильно делать.
При смене Ф.И.О. и даты рождения:
- Запрашиваем подтверждающие документы.
- Открываем первую страницу. Обычной сплошной линией зачеркиваем неверный текст.
- Рядом вносим верный, ориентируясь на подтверждающие бумаги.
- Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
- Заверяем написанное.
При получении новой квалификации, профессии, специальности:
- Открываем первую страницу.
- Находим нужное.
- Ничего не зачеркиваем.
- После имеющихся данных ставим запятую и дописываем новые.
- Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
- Заверяем написанное.
Часто встает вопрос, как заполнять трудовую книжку при изменении названия организации. Тут инструкция такая:
- Открываем последнюю запись в разделе «Сведения о работе».
- В центральной, третьей, колонке пишем, что организация (указываем прежнее название) с такого-то числа переименована в (указываем новое название).
- В соответствующем месте указываем основание переименования, дату и номер.
При ошибках в сведениях о работе сотрудника инструкция следующая:
- Открываем нужную страницу.
- Находим ошибку.
- Никаких зачеркиваний!
- Ставим следующий порядковый номер и дату внесения изменений. В центральном, третьем, разделе пишем: «Запись за номером таким-то недействительна». Дальше правильный текст.
- Отмечаем основание внесения поправки.
Общие правила заполнения трудовой книжки по ТК РФ
Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу или при увольнении? Вот основные правила заполнения трудовых книжек 2017 года:
- Трудовые книжки заполняются перьевыми, гелевыми или роликовыми авторучками, чернилами черного, синего или фиолетового цветов.
- Цифры при заполнении трудовой книжки используются арабские, при этом дата и месяц — из 2 знаков, год — из 4 знаков. Для примера: 20.01.2017.
- При оформлении используется государственный язык России, т. е. русский. Если в субъектах нашей страны введен дополнительный государственный язык, при заполнении трудовой книжки можно использовать его.
- В трудовой книжке нельзя использовать сокращения, в том числе в названии должностей, приказов, распоряжений и пр. Все слова пишутся полностью.
- Любые данные вписываются в трудовую книжку на основе соответствующего распоряжения (приказа) и должны в точности с ним совпадать.
- Записи вносятся не позднее 7 дней со дня события, за исключением записи о приеме на работу (не позднее 5 дней) и увольнения (в день увольнения).
- Каждой записи в трудовой книжке должен соответствовать свой порядковый номер. Из этого правила существуют следующие исключения:
- порядковый номер не ставится при переименовании работодателя;
- при заполнении дубликата трудовой книжки не пишется порядковый номер в случае записи о трудовом стаже;
- не нумеруются заголовки в разделе «Сведения о работе».
Правила внесения записи в трудовую книжку
Исполнение требований Инструкции, содержащей нормы по заполнению документа о трудовой деятельности, является обязательным для всех работодателей. Она содержит правила внесения записей, которые производятся:
- ручкой шариковой или гелевой чернилами темного цвета, допускается использование перьевой ручки. Могут быть использованы только три цвета: синий, черный, фиолетовый;
- на основании приказа-распоряжения о приеме на работу и полным соответствием с ним;
- указывается наименование организации полностью или сокращенно так, как разрешено Уставом, из приказа переносятся данные о структурном подразделении, должности, отделе, дате приема и номер документа;
- без сокращения слов;
- наименование работодателя должно быть списано строкой выше основной записи с данными о дате приема, эта строка не имеет нумерации;
- знаки препинания не должны присутствовать в записях о трудовой деятельности;
- вносятся только те данные, которые предусмотрены Инструкцией.
Особое внимание необходимо уделить в случае, когда должность попадает в списки для права на досрочное назначение пенсии. Она должна быть правильно поименована в штатном расписании, приказе о приеме на работу и, как следствие, в трудовой книжке. Если запись будет внесена неверно, гражданину придется доказывать, что он выработал стаж, попадающий под льготные категории.
Например, в квалификационном справочнике должность «рентгенолаборант» дает право на досрочный выход на пенсию, но запись в книжке «рентгенолаборантка» ему не соответствует. Кадровый работник должен обратить на это внимание и внести формулировку правильно.
Существуют требования и к заполнению графы о дате приема на работу. Они вносятся:
- цифрами арабскими;
- дата и месяц в двухзначном формате;
- год в четырехзначном формате.
Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.
Подробно как оформить трудовую книжку впервые узнайте здесь.
Выписка из трудовой книжки — образец заполнения:
Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2023. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.
Правила заполнения трудовой книжки
Заполнение трудовой книжки в 2020 году осуществляется на работника, отработавшего на основном месте работы не менее пяти рабочих дней. К их числу причислены внештатные, временные, сезонные сотрудники, подлежащие обязательному социальному страхованию. Трудовая книжка совместителей находится на основной работе, в случаях ее утраты (по вине работодателя) выдается дубликат.
Заполнение трудовой книжки неполными или сокращенными сведениями не допускается. Каждой записи «присваивается» определенный порядковый номер в разделе. Заполнение даты производится только арабскими цифрами, при этом число и месяц пишутся двумя цифрами (например, 01, 05, 12 и т. д.), а год вписывается четырьмя цифрами (например, 2020).
При трудоустройстве трудовая книжка соискателя проверяется на подлинность и совпадение данных, указанных на первой странице с паспортными данными. Сведения на титульном листе непременно должны быть заверены гербовой печатью организации, с которой человек начал свой трудовой путь – без нее документ признается недействительным.
При выявлении нарушений или отсутствии ТК работодатель оформляет новую. Если нет записи об уходе, заполнение записи о приеме делать недопустимо, так как юридически факт увольнения не подтвержден и работник «числится» на предыдущем месте работы.
Данные о наложенных взысканиях в трудовой книжке не отражаются (исключение – увольнение по инициативе работодателя). Заполнение записи об установлении срока непрерывного трудового стажа и не входящих в него периодов работы строго обязательно.
Трудовая книжка содержит три раздела:
- данные о работнике;
- сведения о работе;
- информация о вознаграждениях.
Заполнение титульного листа трудовой книжки (то есть первого раздела) включает в себя заполнение информации о работнике (Ф. И. О., дата рождения, полученное образование и специальность). Все записи делаются без сокращений, на основании паспорта и диплома об образовании. Работник проверяет правильность данных и расписывается. Свою подпись ставит и специалист-кадровик, ответственный за заполнение трудовой книжки. Заполнение титульного листа в обязательном порядке заверяется оттиском гербовой печати организации. Во втором разделе производят заполнение данных о работе, с указанием организации, должности и даты приема, перевода или увольнения.
Заполнение каждой записи обязательно подтверждается приказом-распоряжением и заверяется печатью. Трудовая книжка в третьем разделе включает вознаграждения и поощрения с датами получения и реквизитами документов-оснований. Если какой-то из разделов закончился, кадровики осуществляют заполнение специального вкладыша.
Типичные ошибки заполнения трудовой книжки
Заполнение трудовой книжки должно быть корректным, ошибки абсолютно недопустимы. Однако трудовая книжка заполняется людьми, а человеку «свойственно ошибаться». Поэтому кадровикам следует знать «наизусть» свои действия при допущенной «опечатке».
Ни в коем случае не перечеркивать неверные записи. Ошибки в разделах о работе и поощрениях исправляются путем признания всей записи недействительной. Делается это следующим образом:
- графа № 1 – порядковый номер записи;
- графа № 2 – дата исправления;
- графа № 3 – пишется: «запись за номером (таким-то) считать недействительной», и указывается верный вариант;
- графа № 4 – данные документа, подтверждающего правильность записи.
Если ошибка допущена кадровиками с предыдущего места работы, ими же и должна быть устранена. В тех случаях, когда этого сделать невозможно, «теперешний» работодатель исправляет ошибку, ссылаясь на документ, имеющийся у работника (например, приказ-основание, справка и т. д.)
Часто возникает необходимость изменить данные о работнике, вписанные на титульном листе (например, изменение девичьей фамилии при замужестве). Заполнение трудовой книжки ведется по предоставленным документам.
Перечеркивается одной сплошной чертой «бывшая» фамилия.
Над зачеркнутой старой вписывается новая.
На обложке (слева от титульного листа) указываются реквизиты документа, подтверждающего перемену фамилии.
Сделанная запись заверяется подписью работника и печатью организации.
Существует целый перечень типичных ошибок, допускаемых специалистами отдела кадров, ведущих заполнение трудовых книжек:
- сокращения в записях;
- орфографические ошибки в написании фамилии, имени или отчества работника;
- неверный формат дат (например, месяц написан прописью);
- заполнение данных на титульном листе неполное или с пропущенными обязательными полями (например, не внесены сведения об образовании);
- не указана дата выдачи трудовой книжки;
- отсутствие подписей работника или сотрудника, оформлявшего книжку;
- заполнение данных титульного листа не заверено печатью организации;
- сведения о работе ошибочно занесены в раздел поощрений (или наоборот);
- запись об увольнении работника заверена печатью отдела кадров, а не гербовой, как того требует инструкция, регулирующая заполнение трудовых книжек;
- нарушен порядок написания реквизитов приказов.
Чтобы избежать неприятных недоразумений и серьезных неприятностей, заполнение трудовой книжки необходимо производить четко и своевременно; сделанные записи дублировать в личной карточке работника. Приведенные в этой статье фотообразцы и инструкция, регулирующая заполнение трудовой книжки, обязательно помогут вам оформлять этот документ без «досадных» ошибок.
Как заполнять трудовую книжку
Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.
Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2019. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.
Ответственность за неправильное заполнение книжки
Действующее законодательство подразумевает сразу несколько видов ответственности за ошибки при ведении трудовых книжек.
Но в каждом случае наказание ложится на ответственное должностное лицо, либо на саму организацию:
- Дисциплинарная ответственность. Ее можно наложить на работника за недобросовестное выполнение его обязанностей. При этом на предприятии должен существовать приказ или иной документ, который возлагает обязанности за ведение книжек на конкретного работника, и он должен быть с ним ознакомлен. Применение наказания и его степень определяются исключительно администрацией компании. Это, в первую очередь, должно зависеть от степени тяжести проступка.
- Материальная ответственность. Она возникает из-за причинения убытков ответственным лицом работнику из-за неверно внесенной записи в трудовую. Если по ошибке запись была сделана с неправильной формулировкой, и это лишило возможности гражданина трудиться, то ответственное лицо обязано самостоятельно компенсировать ему простой исходя из среднего заработка.
- Уголовная ответственность. Такого рода ответственность налагается достаточно редко. Она может наступать, в частности, за внесение изначально ложной записи, либо внесение исправлений в документ в корыстных целях. В этом случае на виновного могут налагаться различные наказания, вплоть до лишения свободы до двух лет.