Как писать адрес в документах: правила и примеры

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как писать адрес в документах: правила и примеры». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.


Чтобы написать и отправить письмо, используются конверты различной формы. Допускается самостоятельно изготовить его при соблюдении установленных форматов. При необходимости осуществить массовую рассылку простых писем можно использовать конверты с наклеенными данными отправителя и получателя. Также не запрещено использовать печатную технику для отображения необходимых данных.

Правила написания адресов

При заполнении полей содержащих почтовые адреса, необходимо соблюдать следующие правила:

  • почтовый индекс указывается в отдельном поле, не нужно дублировать его в поле адреса;
  • если в адресе необходимо указать регион, то он приводится перед названием населенного пункта (например: Московская обл., г. Долгопрудный);
  • перед названием населенного пункта необходимо указать сокращенное название его типа (перечень сокращений см. ниже), отделив его пробелом;
  • сокращения ул., пр-т, пр., б-р, наб., пл. и т.д. также должны отделяться пробелом от названия улицы, проспекта и т.д.;
  • между сокращениями д., корп., кв. и т.д., и соответствующими номерами пробелов быть не должно;
  • название региона, населенного пункта, улицы, номер дома, корпус, номер квартиры отделяются друг от друга запятой и пробелом;
  • названия населенных пунктов и улиц должны быть приведены полностью, без сокращений (например, нельзя писать С.-Петербург, Н.Новгород, Б.Черкизовская и т.д.);
  • если улица названа чьим-то именем, инициалы указываются перед фамилией и отделяются точкой без пробелов (например, ул. М.Ульяновой).

Имеет ли значение вид письма при заполнении

На конверте в обязательном порядке должны быть:

  • разборчивые данные об отправителе и получателе;
  • наклеены марки, номинал которых эквивалентен оценочной стоимости письма;
  • приклеенное уведомление – в случае отправки заказного письма с уведомлением;
  • заклеенная обратная сторона конверта.

Частные вопросы написания

Правила написания всех элементов места нахождения фирмы или гражданина помогут не ошибиться и отправить важные документы по верному направлению. При указании данных наиболее часто внимание обращается на следующие моменты:

  • указание лица, на имя которого отправляется корреспонденция. Если она была отправлена «до востребования» и будет получена по паспорту, имя и отчество нужно указывать без сокращений. В ином случае достаточно инициалов. Для частного лица по требованиям ГОСТ они ставятся перед фамилий, для руководителя или менеджера организации – после;
  • все сокращения должны соответствовать стандартам, указанным в словаре. Так, «пр.» может быть расшифровано и как проезд, и как проспект, поэтому таких неоднозначных ситуаций следует избегать;
  • использование прописных и строчных букв. В названиях улиц все слова, включая должности, воинские звания, профессии, должны быть написаны с больших букв, например, ул. 26 Бакинских Комиссаров;
  • при написании номер дома, если он двойной, цифры должны разделяться косой чертой. Буквенные обозначения пишутся слитно;
  • для гражданина указывается номер квартиры, если она существует, и он не живет в отдельном коттедже. Для компании можно указать номер офиса, но следует иметь в виду, что обычно в бизнес-центрах сортировка корреспонденции производится на основании наименования компании. Его можно указывать как в полном, так и сокращенном виде.

Ошибки при заполнении полей конверта

Что произойдет, если вы допустили ошибки при заполнении полей почтового конверта? В зависимости от конкретной неточности возможно:

  • почта не найдет адрес с ошибкой и вернет отправление назад, но это займет много времени;

  • неправильно заполнен индекс — автоматика отправит ваше письмо в другую страну или регион, сбросит его в контейнер для ручной обработки, и операторы будут искать правильный вариант;

  • индекс заполнен не до конца — отправление попадет в страну, но дальше его будут обрабатывать операторы, а это замедлит пересылку;

  • неправильное написание улицы — отправление будет бродить по району, если почтальон не сообразит, что допущена ошибка, а в худшем случае пойдет назад.

Как написать свой адрес, если вы живете в США?

В целом алгоритм написания адреса такой же, как и для Великобритании, но с некоторыми особенностями. После названия города следует аббревиатура штата, после которого пишется название страны – USA.

Mr Marvin Brown
425 Capitol Street
Seattle
WA 77553
USA

При этом необходимо обратить внимание на тот факт, что стандарт ИСО написания международного адреса является всего лишь рекомендацией. У некоторых стран написание своего международного адреса может иметь свои особенности. Это зависит от национальных правил и традиций этих стран. Сюда относятся последовательности размещения элементов адреса, степень уточнения адресных данных, почтовые коды или использование сокращений.

Помимо этого, учитывают и рекомендации всемирного почтового союза, а также других документов, принятых международными организациями.

Если вы пишете свой адрес для отправки письма или посылки необходимо помнить, что адрес пишется, прежде всего, для работников почты. Именно от правильности заполненного адреса зависит, дойдет ли письмо до адресата.

Также следует помнить, что если вы составляете письмо в англоязычную страну, то свое имя в адресе подписывать не нужно, так как имя отправителя уже указано в письме.

Международные отправления из России: правила

Важной окажется информация и о том, как правильно писать адреса на конвертах, если нужно отправить послание за границу. Так, в первую очередь хочется напомнить, что следует соблюдать все вышеупомянутые правила. Порядок написания будет такой же: сначала идет имя, далее название улицы, номера дома, квартиры, далее город, район, область (штат) и в самом конце страна и индекс. Также стоит сказать и о том, что названия улиц, домов, фамилии и имена не переводятся на иностранный язык. А вот родовые понятия, такие слова, как, например, «дом», «улица», «поселок» или «город» требуют перевода. Однако есть и определенные нюансы при переводе на иностранный язык: названия известных городов лучше писать все же в переводе (примером может быть город Москва. Писать на конверте лучше Moscow, а не Moskva). Стоит помнить, что почтовый адрес на английском пишется как для адресата, так и для отправителя (допускается написание первого на языке той страны, куда отправляется письмо, однако всегда название страны должно быть продублировано на русском языке).

Что сохранилось в реквизите «адресат»?

1.Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Губернатору Красноярского края

2.При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Федеральное архивное агентство

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Федеральное архивное агентство

Отдел государственной службы, кадров и наград

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Руководителю договорно- правового отдела

3.При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.

Руководителям дочерних обществ АО «Профиль»

Руководителям управлений Росархива

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Руководителям дочерних обществ АО «Профиль» (по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

4.В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Сибирский федеральный университет

Профсоюзная ул., д. 82,

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,

г. Красноярск, 660077

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Атрибуты реквизита «адресат»

ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует формулировать реквизит «адресат» как ответ на вопросы: «Кому?» и «Куда?» направляется письмо.

Причем ответ на вопрос «Куда?», т.е. оформление атрибута «почтовый адрес», ГОСТ считает факультативным. Если же он вписывается, то его элементы пишутся в последовательности, предусмотренной Правилами оказания услуг почтовой связи (это установлено Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Приложение № 11). Указание почтового адреса на самом письме становится удобным при использовании конверта с окошком, в котором и будут видны все данные об адресате (кому и куда нужно доставить письмо), тогда эту информацию не придется дублировать на конверте вручную или путем наклейки «этикетки». При больших объемах переписки такой подход существенно экономит время и деньги.

Если объединить рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.15) и «лучшие практики», то можно дать следующие советы по оформлению реквизита «адресат» для конкретных ситуаций.

Если письмо адресуется государственному органу, органу местного самоуправления, высшему органу власти, вышестоящей организации, то атрибут «почтовый адрес» все-таки не оформляется (он указывается только на конверте). См. Примеры 3 и 4.

Если письмо направляется первому руководителю этой «вышестоящей организации», то наименование организации включается в должность, см. Примеры 5 и 6. И должность, и Ф. И. О. пишутся в дательном падеже.

Остальные реквизиты служебного письма

При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:

10 – дата документа;

11 – регистрационный номер документа;

12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);

17 – заголовок к тексту;

18 – текст документа 2 ;

19 – отметка о приложении;

25 – отметка об исполнителе.

Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:

В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:

Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.

Читайте также:  Единовременная выплата средств пенсионных накоплений

В статье «Устанавливаем режим коммерческой тайны» журнала № 6′ 2015

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от. №. сообщаем. », «Рассмотрев ваше обращение от. №. » и т.п.

Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:

Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:

Из статьи «Реквизит ограничения доступа к документу» журнала № 9′ 2017 узнаете о существующих видах тайн, опубликованы примеры Перечня конфиденциальной информации, оформления грифа ограничения доступа, его изменения и снятия; специфика сообщений о конфиденциальности электронных писем и нанесения грифа на документы с персональными данными

См. статью «Конфиденциальные документы в номенклатуре дел» журнала № 11′ 2014

Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов 4 ) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты 5 печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).

Если нужно разобраться, как правильно писать почтовый адрес, необходимо знать, что существует несколько простых правил, которые важно соблюдать:

  • конверт может быть как почтовым, разграфленным, так и просто белым;
  • писать на конверте нужно каллиграфическим разборчивым почерком, лучше печатными буквами, чтобы работники почтовой службы безошибочно определяли месторасположение адресата;
  • текст на конверте может быть как рукописным, так и напечатанным на компьютере или печатной машинке;
  • на конверт можно клеить отпечатанные ярлыки, это также допускается;
  • двойные номера домов пишутся через дробь (например, номер дома 15/2);
  • если номер дома имеет букву, ее также необходимо указать (например, номер дома 5а);
  • если письмо отправляется в границах Российской Федерации, адрес должен быть написан на государственном языке (нюанс: можно писать адрес и на родных языках республик, однако он должен быть продублирован обязательно и на русском языке);
  • что касается международных отправлений, в таком случае адрес пишется латинскими буквами, а также арабскими цифрами (название страны назначения письма может быть продублировано и на русском языке).

Международные отправления из России: правила

Важной окажется информация и о том, как правильно писать адреса на конвертах, если нужно отправить послание за границу. Так, в первую очередь хочется напомнить, что следует соблюдать все вышеупомянутые правила. Порядок написания будет такой же: сначала идет имя, далее название улицы, номера дома, квартиры, далее город, район, область (штат) и в самом конце страна и индекс. Также стоит сказать и о том, что названия улиц, домов, фамилии и имена не переводятся на иностранный язык. А вот родовые понятия, такие слова, как, например, «дом», «улица», «поселок» или «город» требуют перевода. Однако есть и определенные нюансы при переводе на иностранный язык: названия известных городов лучше писать все же в переводе (примером может быть город Москва. Писать на конверте лучше Moscow, а не Moskva). Стоит помнить, что почтовый адрес на английском пишется как для адресата, так и для отправителя (допускается написание первого на языке той страны, куда отправляется письмо, однако всегда название страны должно быть продублировано на русском языке).

Приложение: сокращения, используемые в адресах в США

Сокращения, используемые в адресах в США
ALY ALLEY FRG FORGE PNES PINES
ANX ANNEX FRK FORK PL PLACE
APT APARTMENT FRKS FORKS PLN PLAIN
ARC ARCADE FT FORT PLNS PLAINS
AVE AVENUE FWY FREEWAY PLZ PLAZA
BSMT BASEMENT FRNT FRONT PT POINT
BYU BAYOU GDNS GARDEN PRT PORT
BCH BEACH GDNS GARDENS PR PRAIRIE
BND BEND GTWY GATEWAY RADL RADIAL
BLF BLUFF GLN GLEN RNCH RANCH
BTM BOTTOM GRN GREEN RPDS RAPID
BLVD BOULEVARD GRV GROVE RPDS RAPIDS
BR BRANCH HNGR HANGER RST REST
BRG BRIDGE HBR HARBOR RDG RIDGE
BRK BROOK HVN HAVEN RIV RIVER
BLDG BUILDING HTS HEIGHTS RD ROAD
BG BURG HWY HIGHWAY RM ROOM
BYP BYPASS HL HILL SHL SHOAL
CP CAMP HLS HILLS SHLS SHOALS
CYN CANYON HOLW HOLLOW SHR SHORE
CPE CAPE INLT INLET SHRS SHORES
CSWY CAUSEWAY IS ISLAND SPC SPACE
CTR CENTER ISS ISLANDS SPG SPRING
CIR CIRCLE JCT JUNCTION SPGS SPRINGS
CLFS CLIFF KY KEY SQ SQUARE
CLFS CLIFFS KNLS KNOLL STA STATION
CLB CLUB KNLS KNOLLS STRA STRAVENUE
COR CORNER LK LAKE STRM STREAM
CORS CORNERS LKS LAKES ST STREET
CRSE COURSE LNDG LANDING STE SUITE
CT COURT LN LANE SMT SUMMIT
CTS COURTS LGT LIGHT TER TERRACE
CV COVE LF LOAF TRCE TRACE
CRK CREEK LBBY LOBBY TRAK TRACK
CRES CRESCENT LCKS LOCK TRFY TRAFFICWAY
XING CROSSING LCKS LOCKS TRL TRAIL
DL DALE LDG LODGE TRLR TRAILER
DM DAM LOWR LOWER TUNL TUNNEL
DEPT DEPARTMENT MNR MANOR TPKE TURNPIKE
DV DIVIDE MDWS MEADOW UN UNION
DR DRIVE MDWS MEADOWS UPPR UPPER
EST ESTATE ML MILL VLY VALLEY
EXPY EXPRESSWAY MLS MILLS VIA VIADUCT
EXT EXTENSION MSN MISSION VW VIEW
FLS FALLS MT MOUNT VLG VILLAGE
FRY FERRY MTN MOUNTAIN VL VILLE
FLD FIELD NCK NECK VIS VISTA
FLDS FIELDS OFC OFFICE WAY WAY
FLT FLAT ORCH ORCHARD WLS WELL
FL FLOOR PKWY PARKWAY WLS WELLS
FRD FORD PH PENTHOUSE
FRST FOREST PNES PINE
Читайте также:  За какие нарушения ГИБДД могут лишить водительских прав сейчас?

Что сохранилось в реквизите «адресат»?

1.Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Пример —

Губернатору Красноярского края

Усс А.В.

2.При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Примеры

Федеральное архивное агентство

Росархив

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример —

Федеральное архивное агентство

Отдел государственной службы, кадров и наград

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример —

АО «Профиль»

Руководителю договорно- правового отдела

Иванову А.О.

3.При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.

Примеры

Руководителям дочерних обществ АО «Профиль»

Руководителям управлений Росархива

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

Руководителям дочерних обществ АО «Профиль» (по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

4.В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример —

Сибирский федеральный университет

Профсоюзная ул., д. 82,

Красноярск, 660093

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес.

Пример

Ивановой М.И.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,

г. Красноярск, 660077

Ольга Софронова

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Адрес фактического проживания: что это значит

Институт прописки существовал в Советском Союзе и даже еще до его появления. Она имела разрешительный характер. В 1991 году ее признали неконституционной. Вместо этого, появилась другая процедура – регистрация по месту жительства.Важно! Несмотря на то, что прописка в России уже давно отменена, граждане страны все же обязаны информировать госорганы о том, где они живут.
После отмены прописки появились временная и постоянная регистрация, а также понятие «адрес фактического проживания». Это жилое помещение, в котором человек проживает фактически большую часть времени. Причем подразумевается именно место, где гражданин живет реально, а не по документам.

Проживать люди могут в различных категориях жилых помещений:

  • квартиры;
  • жилые дома;
  • другие типы жилых помещений.

Справка! Совершенно необязательно человек должен иметь право собственности на помещение, в котором он реально живет. У него могут иметься для этого самые разные основания: аренда или договор найма, родственные связи с владельцем жилья или близкие отношения с ним. Даже просто разрешения хозяина недвижимости теоретически вполне достаточно, чтобы ее допустимо было считать местом фактического проживания.

Если нужно разобраться, как правильно писать почтовый адрес, необходимо знать, что существует несколько простых правил, которые важно соблюдать:

  • конверт может быть как почтовым, разграфленным, так и просто белым;
  • писать на конверте нужно каллиграфическим разборчивым почерком, лучше печатными буквами, чтобы работники почтовой службы безошибочно определяли месторасположение адресата;
  • текст на конверте может быть как рукописным, так и напечатанным на компьютере или печатной машинке;
  • на конверт можно клеить отпечатанные ярлыки, это также допускается;
  • двойные номера домов пишутся через дробь (например, номер дома 15/2);
  • если номер дома имеет букву, ее также необходимо указать (например, номер дома 5а);
  • если письмо отправляется в границах Российской Федерации, адрес должен быть написан на государственном языке (нюанс: можно писать адрес и на родных языках республик, однако он должен быть продублирован обязательно и на русском языке);
  • что касается международных отправлений, в таком случае адрес пишется латинскими буквами, а также арабскими цифрами (название страны назначения письма может быть продублировано и на русском языке).

Адрес на английском: общие правила

При почтовых отправках адрес обычно используется в определенном формате и содержит такую информацию, как политические границы, названия улиц, номера домов, названия организаций и почтовые индексы. Адрес, указанный в таком виде, помогает сотрудникам почты не запутаться и доставить посылку точно получателю. При адресации конверта (envelope) или посылки (parcel) указывают два адреса: отправителя (the sender’s address) и получателя (the recipient’s address). Формула указания почтового адреса идентична для всех стран и выглядит так:

Адресат (addressee)

Название компании, если это деловое письмо (company’s name)

Улица, дом, квартира (street, building, apartment / flat)

Город (city / town) и штат (state, для США)

Почтовый индекс (postal / zip code)

Страна (country).

С теорией закончили, переходим к практике!


Похожие записи:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *