Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Почтовые расходы: особенности учета (Морозова Л.)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В ст. 346.16 НК РФ (п. 1-18) почтовые расходы указаны как уменьшающие базу, облагаемую налогом, а в ст. 346.17 НК РФ указан порядок признания этих сумм — после оплаты (п. 2-1). Подтверждаются данные положения и письмами Минфина (например, № 03-11-11/03 от 18/01/10).
Почтовые расходы, как и иные материальные расходы в НУ, учитываются в периоде, когда они фактически имели место. Возвращаясь к примеру с конвертами, отметим, что при УСНО («доходы минус расходы») списывать стоимость конвертов по мере использования нельзя, только в момент оплаты за них. Налоговая может признать отступление от этого правила нарушением порядка признания расходов и оштрафовать фирму по ст. 120 НК РФ «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (базы для исчисления страховых взносов) ».
Отражение почтовых расходов в бухучете
В зависимости от того, какие именно почтовые расходы следует отразить на счетах бухгалтерского учета, используется тот или иной механизм:
- Если приобретаются маркированные конверты, они отражаются на счете учета денежных документов, при этом составляется проводка:
Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость приобретенных денежных документов.
Об особенностях учета денежных документов узнайте из материала «Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)».
Маркированные конверты относятся к денежным документам на основании Плана счетов, утвержденного приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н.
По мере использования конвертов их стоимость списывается на общепроизводственные расходы или расходы на продажу, при этом формируется проводка Дт 26 (44) Кт 50.3.
Если конверты и марки приобретаются отдельно, то формируются такие проводки:
- Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость марок;
- Дт 10 Кт 60 (71) — отражена стоимость конвертов.
Когда конверты и марки будут использоваться, бухгалтер составит соответствующую корреспонденцию:
- Дт 26 (44) Кт 50.3 — списана стоимость использованных марок;
- Дт 26 (44) Кт 10 — списана стоимость конвертов.
ВАЖНО! Организации, которые могут вести бухучет в упрощенном порядке, вправе списать материалы в расходы по мере их приобретения (пп. 13.1–13.3 ПБУ 5/01). Однако поскольку конверты, учитываемые на сч. 10, используются вместе с марками, учитываемыми на сч. 50.3, правильнее будет отнести стоимость конвертов на затратный счет по мере использования.
- Если почтовые расходы связаны с оплатой какой-либо услуги, эти затраты сразу же относятся к общепроизводственным расходам или расходам на продажу. При этом формируется проводка следующего вида:
Дт 26 (44) Кт 60 (71).
О других моментах учета расчетов с подотчетными лицами читайте в материале «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».
Хранение денег и денежных документов
В соответствии с пунктом 3положения «О порядке ведения кассовых операций на территории Российской федерации» руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Рекомендации и требования по обеспечению сохранности и технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий приведены в Приложениях №2 и №3 к вышеуказанному положению.
Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.
Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях — в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и другом хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте. При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.
Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации. В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников. В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций. О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй — отсылается в страховую компанию, третий — высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый — остается у предприятия.
После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности». Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор, о полной материальной ответственности.
В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и другое) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.
На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.
Учет почтовых расходов
По общему правилу расходы на приобретение объектов, которые в дальнейшем в соответствии с положениями «Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета. «, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), могут учитываться в составе нефинансовых активов, относятся на соответствующие статьи группы 300 «Поступление нефинансовых активов» КОСГУ. При этом расходы на приобретение объектов, относящихся к основным средствам, осуществляются за счет статьи 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ, а расходы на приобретение объектов, относящихся к материальным запасам, — за счет статьи 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.
Подстатья 221 Услуги связи
На данную подстатью КОСГУ относятся расходы на приобретение услуг связи, в том числе:
• услуги почтовой связи:
— пересылка почтовых отправлений (включая расходы на упаковку почтового отправления);
— оплата маркированных почтовых уведомлений при пересылке отправлений с уведомлением;
— пересылка пенсий и пособий;
— пересылка почтовой корреспонденции с использованием франкировальной машины;
— приобретение почтовых марок и маркированных конвертов, маркированных почтовых бланков;
— абонентская плата за пользование почтовыми абонентскими ящиками;
• услуги фельдъегерской и специальной связи;
• услуги телефонно-телеграфной, факсимильной, сотовой, пейджинговой связи, радиосвязи, интернет-провайдеров:
— абонентская и повременная плата за использование линий связи;
— плата за предоставление доступа и использование линий связи, передачу данных по каналам связи;
— плата за регистрацию сокращенного телеграфного адреса, факсов, модемов и других средств связи;
— плата за подключение и абонентское обслуживание в системе электронного документооборота, в т.ч. с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации;
— плата за приобретение sim-карт для мобильных телефонов, карт оплаты услуг связи;
— плата за оказание услуг по бронированию сетевых ресурсов, необходимых для осуществления присоединения к сети общего пользования;
— оплата услуг связи в целях кабельного и спутникового телевидения;
— плата за предоставление детализированных счетов на оплату услуг связи, предусмотренное договором на оказание услуг связи;
— расходы арендатора по возмещению арендодателю стоимости услуг связи;
• другие аналогичные расходы.
Бухгалтерский учет почтовых расходов
Почтовые расходы есть в каждом бюджетном учреждении. Учреждения физической культуры и спорта не исключение. Такие расходы включают в себя различные виды затрат, связанных с отправкой писем, бандеролей, почтовых переводов и других почтовых отправлений; с приобретением почтовых марок, маркированных и немаркированных конвертов, иных почтовых бланков; с пересылкой письменной корреспонденции с помощью франкировальных машин; с предоставлением абонентской платы за использование почтовых ящиков и др. В данной статье приведен порядок отражения почтовых расходов в целях бухгалтерского учета в соответствии с новыми Инструкциями по бухгалтерскому учету, применяемыми бюджетными учреждениями.
Расходы на приобретение почтовых марок, конвертов
и иных почтовых бланков
В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина России от 28.12.2010 N 190н (далее — Указания) и действующими с 2011 г., расходы на приобретение почтовых марок отражаются по подстатье 221 «Услуги связи» Классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). По этой же статье следует отражать и расходы на приобретение конвертов и почтовых бланков, если на них присутствуют государственные знаки почтовой оплаты (почтовые марки и иные знаки, наносимые на почтовые отправления и подтверждающие оплату услуг почтовой связи), другими словами, расходы на приобретение маркированных конвертов и иных почтовых бланков.
Если знаки почтовой оплаты на конвертах и бланках отсутствуют (немаркированные конверты, бланки), то расходы по их приобретению следует отражать по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.
Расходы по хранению почтовых отправлений в почтовом отделении
Согласно п. 35 Постановления Правительства РФ от 15.04.2005 N 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» почтовые отправления и почтовые переводы при невозможности их вручения (выплаты) адресатам (их законным представителям) хранятся в объектах почтовой связи в течение месяца.
С адресата (его законного представителя), а в случае возврата — с отправителя может взиматься плата за хранение регистрируемого почтового отправления в течение срока, составляющего более одного рабочего дня после вручения вторичного извещения с приглашением на объект почтовой связи для получения почтового отправления (не считая дня вручения).
В целях определения базы по налогу на прибыль организаций налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов. При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Норма, установленная пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ, не содержит каких-либо ограничений по расходам на услуги почтовой связи. Поэтому расходы по хранению почтовых отправлений в почтовом отделении могут учитываться в целях исчисления налога на прибыль в полном объеме.
Однако налогоплательщику следует быть готовым к тому, что налоговые органы при проведении проверок могут настаивать на том, что у налогоплательщика была возможность не производить указанные расходы (т.е. вовремя получить почтовое отправление) и соответственно такие расходы нельзя учитывать для целей исчисления налога на прибыль.
Приобретение конвертов и марок
В соответствии с Указаниями N 65н расходы на приобретение почтовых марок, маркированных конвертов, маркированных почтовых бланков следует отражать по подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ. На эту же подстатью относятся расходы на пересылку почтовых отправлений (например, оплата за пересылку заказного письма с уведомлением, писем с объявленной ценностью, доплата за дополнительный вес пересылаемого письма и т.д.).
Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н.
Согласно ст. 2 Федерального закона от 17.07.1999 N 176-ФЗ «О почтовой связи» (далее — Закон о почтовой связи) почтовые марки и иные знаки, наносимые на почтовые отправления и подтверждающие оплату услуг почтовой связи, являются государственными знаками почтовой оплаты.
В целях бухгалтерского учета почтовые марки и маркированные конверты относятся к денежным документам и хранятся в кассе. Согласно п. 169 Инструкции N 157н денежные документы учитываются на счете 0 201 35 000.
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
Пример 1. Подотчетное лицо бюджетного учреждения приобрело маркированные конверты в количестве 50 шт. стоимостью 10 руб. каждый. 20 конвертов и денежные средства в сумме 700 руб. были выданы секретарю для отправки корреспонденции. Отправленные конверты были списаны на основании утвержденного авансового отчета, составленного секретарем. К отчету приложены реестр заказной почтовой корреспонденции и кассовый чек на сумму оплаты пересылки заказных писем — 660 руб. Неизрасходованный остаток денежных средств — 40 руб. возвращен в кассу.
Все операции осуществляются в рамках деятельности по выполнению государственного задания. Расходы на приобретение маркированных конвертов и пересылку заказных писем отнесены на общехозяйственные расходы.
В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом.
Абонентская плата за пользование почтовыми абонентскими ящиками
Согласно ст. 2 Закона о почтовой связи различают следующие виды почтовых ящиков (шкафов):
- почтовый абонентский ящик — специальный запирающийся ящик, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
- абонентский почтовый шкаф — специальный шкаф с запирающимися ячейками, устанавливаемый в жилых домах, а также на доставочных участках, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
- абонементный почтовый шкаф — устанавливаемый в объектах почтовой связи специальный шкаф с запирающимися ячейками, которые абонируются на определенный срок адресатами для получения почтовых отправлений;
- почтовый шкаф опорного пункта — специальный запирающийся шкаф, предназначенный для временного хранения почтовых отправлений на доставочных участках или для получения адресатами почтовых отправлений.
В соответствии со ст. 31 Закона о почтовой связи абонентские почтовые шкафы устанавливаются строительными организациями на первых этажах многоэтажных жилых домов. Расходы на приобретение и установку абонентских почтовых шкафов включаются в смету строительства этих домов. Обслуживание, ремонт и замена абонентских почтовых шкафов возлагаются на собственников жилых домов или жилищно-эксплуатационные организации, которые обеспечивают сохранность жилых домов и надлежащее их использование, и осуществляются за счет собственников жилых домов.
В районах малоэтажной застройки пользователи услуг почтовой связи для получения почтовых отправлений устанавливают почтовые абонентские ящики за счет собственных средств.
Доставка почтовых отправлений организациям, размещающимся в многоэтажных зданиях, осуществляется через почтовые шкафы опорных пунктов, устанавливаемые этими организациями на первых этажах зданий. Установка и поддержание в исправном состоянии таких шкафов осуществляются адресатами.
Бухгалтерская проводка: как составить и не ошибиться
Бухгалтерская запись представляет собой метод регистрации хозяйственных операций на разных счетах. Суммы при этом равные. Через любой субъект хозяйственной деятельности каждый день проходит несколько платежей и торговых операций, в их числе:
- проведение расчетов с поставщиками;
- оплата налогов;
- перечисление средств за покупку устройств;
- обеспечение транспортировки товаров.
Бухгалтерские записи также можно назвать инструментом учета доходов и расходов. Отражается финансовая деятельность с помощью двойной записи:
- Дебет содержит информацию о доходах из различных источников;
- В Кредит вносят сведения о расходах, включая выплату заработной платы, расчеты с контрагентами.
Счета по кредиту и дебету взаимосвязаны. Они представлены в единой таблице, которая также известна как корреспондентский счет.
Все значения в ведомостях должны совпадать с информацией в первичных документах. Другими словами, операции, которые нашли отражение в журналах, в обязательном порядке подтверждаются соответствующей документацией.
Различают два вида бухгалтерских записей:
- простые, в которых отражаются два счета (дебет и кредит);
- сложные ― включают более двух счетов.
Проводки используются в зависимости от торговой операции.
Делятся проводки и по характеру отражаемой информации – на реальные, условные и уточняющие. Реальные используются для отражения хозяйственных операций, например, начисления и выдачи заработной платы. Условные возникают в результате методологии учета. Но на самом деле эта операция не совершалась. Используются для переноса или уточнения показателей.
Примеров может быть несколько:
- закрытие счета реализации и определение финансового результата;
- в издержки производства включаются расходы по управлению. Последние учитываются на счете «Общехозяйственные расходы», при этом никакие хозяйственные факты не происходят.
Уточняющие проводки предполагают ведение исправительных записей, а также записей по списанию калькуляционной разности по счетам производственного процесса. Они в свою очередь делятся на две категории:
- дополнительные, которые увеличивают сумму оборота по счету, при составлении используются обычные чернила;
- сторнировочные – при подсчете итогов красная сумма вычитается, составляются чернилами красного цвета.
Пример корреспонденции двух счетов: выплачена заработная плата сотрудникам из кассы в размере 500 000 рублей. Отражается операция следующей проводкой: По дебету счета – 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», по Кредиту – 50 «Касса» ― 500 000 рублей.
Если проводки затрагивают более двух корреспондирующих счетов, их можно представить двумя способами. Может дебетоваться один счет и кредитоваться несколько. При этом общая сумма кредитуемых не отличается от суммы дебетуемого счета.
Пример:
На счет предприятия зачислена выручка в размере 100 тыс. рублей и сумма от продажи оборудования – 50 тыс. рублей:
Дебет счета 51 «Расчетные счета» ― 150 тыс. рублей;
Кредит счета 90 «Продажи» ― 100 тыс. рублей;
Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», в этом случае используется субсчет «Прочие доходы» ― 50 тыс. рублей.
Сложная проводка может быть представлена и в виде двух простых:
По дебету – 51 «Расчетные счета», по Кредиту ― 90 «Продажи» ―100 тыс. рублей;
Дебет 51 «Расчетные счета» Кредит 91 «Прочие доходы и расходы (субсчет «Прочие доходы»)» ― на сумму 50 тыс. рублей.
Рассмотрим еще один вариант, когда одновременно дебетуется несколько счетов и кредитуется один. В этом случае сумма дебетовых равна сумме кредитуемого.
В качестве примера:
Поступили материалы от контрагента в размере 50 тыс. рублей, а также устройство к установке на сумму 50 тыс. рублей. Сложная бухгалтерская проводка отражается следующим образом:
Дебет счета 10 «Материалы» ― 10 тыс. рублей;
Дебет счета 07 «Оборудование к установке» ― 50 тыс. рублей;
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ― 60 тыс. рублей.
Сложная проводка может быть также представлена в виде двух простых:
По Дебету ― 10 «Материалы», по Кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ― 10 тыс. рублей;
По Дебету счет 07 «Оборудование к установке» Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ― 50 тыс. рублей.
Сложные проводки существенно сокращают количество учетных записей, а это позволяет сократить время для выполнения функций – аналитических и учетных.
Бухгалтерские записи обязаны использовать все субъекты хозяйственной деятельности – и крупные компании, и индивидуальные предприниматели на упрощенной системе налогообложения. Отчетность некоторых организаций подлежит ежегодному аудиту, поэтому им очень важно следить за «порядком» в бухгалтерском учете. К ним относятся следующие категории:
- акционерные сообщества;
- страховые фирмы;
- финансовые и кредитные группы;
- компании, связанные с ценными бумагами;
- негосударственные пенсионные фонды.
Серьезные нарушения в части составления записей могут повлечь за собой применение следующих санкций:
- налоговых;
- административных;
- выплату штрафов.
Ответственность за ошибки лежит на главном бухгалтере, а также руководителе компании. При выявлении ошибки в бумагах необходимо незамедлительно их исправить, так как меры воздействий могут быть серьезными.
За причиненный ущерб ответственность перед непосредственным работодателем несет главный бухгалтер. Он выступает материально ответственным лицом. Порядок его взысканий указывается в трудовом договоре с сотрудником.
Если эта информация не отражена в договоре, по отношению к бухгалтеру могут применяться лишь взыскания, сумма которых не превышает размер его месячного заработка.
Как правильно приходовать и списывать канцелярские товары
Такие документально подтвержденные траты принимаются к учету в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу. Кроме того, расходы данного вида должны иметь экономическую обоснованность. С интересными моментами по учету почтовой корреспонденции можно ознакомиться в статье «Выдача подотчета на приобретение маркированных конвертов».
Отражение почтовых расходов в бухучете В зависимости от того, какие именно почтовые расходы следует отразить на счетах бухгалтерского учета, используется тот или иной механизм:
- Если приобретаются маркированные конверты, они отражаются на счете учета денежных документов, при этом составляется проводка:
Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость приобретенных денежных документов. Маркированные конверты относятся к денежным документам на основании Плана счетов, утвержденного приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н.
Отражение почтовых расходов в бухучете
В зависимости от того, какие именно почтовые расходы следует отразить на счетах бухгалтерского учета, используется тот или иной механизм:
- Если приобретаются маркированные конверты, они отражаются на счете учета денежных документов, при этом составляется проводка:
Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость приобретенных денежных документов.
Об особенностях учета денежных документов узнайте из материала «Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)».
Маркированные конверты относятся к денежным документам на основании Плана счетов, утвержденного приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н.
По мере использования конвертов их стоимость списывается на общепроизводственные расходы или расходы на продажу, при этом формируется проводка Дт 26 (44) Кт 50.3.
Если конверты и марки приобретаются отдельно, то формируются такие проводки:
- Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость марок;
- Дт 10 Кт 60 (71) — отражена стоимость конвертов.
Когда конверты и марки будут использоваться, бухгалтер составит соответствующую корреспонденцию:
- Дт 26 (44) Кт 50.3 — списана стоимость использованных марок;
- Дт 26 (44) Кт 10 — списана стоимость конвертов.
ВАЖНО! Организации, которые могут вести бухучет в упрощенном порядке, вправе списать материалы в расходы по мере их приобретения (пп. 13.1–13.3 ПБУ 5/01). Однако поскольку конверты, учитываемые на сч. 10, используются вместе с марками, учитываемыми на сч. 50.3, правильнее будет отнести стоимость конвертов на затратный счет по мере использования.
- Если почтовые расходы связаны с оплатой какой-либо услуги, эти затраты сразу же относятся к общепроизводственным расходам или расходам на продажу. При этом формируется проводка следующего вида:
Дт 26 (44) Кт 60 (71).
О других моментах учета расчетов с подотчетными лицами читайте в материале «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».
Обмен и возврат проездных документов
На практике случаются ситуации, когда билет приходится возвращать или обменивать. При этом за возврат или обмен проездного документа (в т. ч. и электронного) перевозчик удерживает комиссию (штраф). Транспортное агентство при этом также может взимать дополнительную плату за свои услуги.
Если обмен или возврат билета обусловлен производственной необходимостью, то организация может отнести к расходам для целей налогообложения прибыли как стоимость первоначально приобретенного (за минусом возвращенной авиакомпанией суммы), так и нового билета (письмо Минфина России от 02.05.2007 № 03-03-06/1/252). Расходы в виде штрафа за переоформление и возврат билетов уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций (письмо Минфина России от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).
Учет почтовых расходов
Специфика деятельности некоторых бюджетных учреждений связана с необходимостью отсылать большое количество писем, телеграмм. Вариантов отправки корреспонденции несколько. Каждая организация выбирает наиболее удобный для себя способ, в зависимости от которого отражение операций по оплате почтовых услуг в бухгалтерском учете имеет свои особенности. В статье рассмотрена специфика отправки корреспонденции разными способами, а также порядок отражения указанных операций в бухучете.
Ю. Васильев Можно выделить несколько вариантов оплаты отправки корреспонденции бюджетными учреждениями: – оплата почтовых услуг через подотчетное лицо; – использование франкировальных (маркировальных) машин при оплате почтовых услуг; – оплата почтовых услуг с применением авансовой книжки.
Рассмотрим, как, применяя тот или иной метод отправки корреспонденции, данные операции следует отражать в бухгалтерском учете.
Оплата почтовых услуг через подотчетных лиц
Порядок оплаты почтовых отправлений через подотчетных лиц предельно прост и не отличается от обычного порядка оплаты через данных лиц приобретения хозяйственных материалов. Приказом руководителя назначается лицо, ответственное за получение денежных средств из кассы учреждения на оплату услуг почты по отправке корреспонденции. С ним заключается договор о материальной ответственности, типовая форма которого утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».
Для получения денежных средств из кассы учреждения следует написать заявление и указать в нем, что денежные средства из кассы берутся для оплаты почтовых расходов. Достаточно часто бухгалтеры бюджетных учреждений задают вопрос: на какой срок подотчетному лицу выдаются денежные средства из кассы учреждения? Как указано в п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18, учреждения вправе выдавать наличные денежные средства под отчет на оплату хозяйственно-операционных расходов (в их перечень входят и расходы на оплату услуг связи) уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности учреждения, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Таким образом, если денежные средства в подотчет выдаются на оплату почтовых услуг филиала или подведомственного учреждения, то срок их выдачи ограничивается приказом руководителя. Как правило, такой срок составляет месяц. Подотчетное лицо в начале месяца получает из кассы учреждения денежные средства и в конце месяца отчитывается за них. Однако возможны иные варианты, например неделя. При получении денежных средств для оплаты почтовых услуг головной организацией срок их выдачи также утверждается приказом руководителя, хотя об этом в названном письме прямо не говорится. Срок выдачи денежных средств в оплату почтовых услуг может составлять три дня, неделю, месяц и др.
Установить франкировальную машину можно только при наличии разрешения на ее применение, выданного соответствующими органами Россвязьнадзора (ст. 11 Закона N 176-ФЗ). Выдаются такие разрешения в порядке, установленном Приказом Мининформсвязи России от 29. 09. 2006 N 127 «Об утверждении Административного регламента Федеральной службы по надзору в сфере связи по исполнению государственной функции по выдаче разрешений на применение франкировальных машин». Согласно данному Приказу оформление разрешения производится на основании письменного заявления владельца франкировальной машины, в котором указываются:По показаниям счетчика франкировальной машины на начало и конец месяца клиентам выставляется счет (счет-фактура), к которому прилагается акт выполненных работ.
Франкировальная машина — это аппарат, предназначенный для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации. Как правило, ее программируют таким образом, чтобы определить сумму затрат, связанных с отправкой корреспонденции, путем суммирования произведенных почтовых расходов. В бухгалтерском учете расходы бюджетных учреждений, связанные с пересылкой письменной корреспонденции и использованием для этих целей франкировальных машин, отражаются по дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 0 401 20 000 «Расходы текущего финансового года», 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 302 20 000 «Расчеты по работам и услугам».
При этом сумма почтового сбора и дата отправления устанавливаются работником почтовой службы на наборном механизме маркировального барабана, последующий номер отправления набирается автоматически. Нужно отметить, что с помощью франкировальных машин почтовые расходы учитываются путем суммирования расходов либо путем вычитания почтовых расходов из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма. Почтовые расходы есть в каждом бюджетном учреждении.
Учреждения физической культуры и спорта не исключение. Такие расходы включают в себя различные виды затрат, связанных с отправкой писем, бандеролей, почтовых переводов и других почтовых отправлений; с приобретением почтовых марок, маркированных и немаркированных конвертов, иных почтовых бланков; с пересылкой письменной корреспонденции с помощью франкировальных машин; с предоставлением абонентской платы за использование почтовых ящиков и др. В данной статье приведен порядок отражения почтовых расходов в целях бухгалтерского учета в соответствии с новыми Инструкциями по бухгалтерскому учету, применяемыми бюджетными учреждениями.
- почтовый абонентский ящик — специальный запирающийся ящик, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
- абонентский почтовый шкаф — специальный шкаф с запирающимися ячейками, устанавливаемый в жилых домах, а также на доставочных участках, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
- абонементный почтовый шкаф — устанавливаемый в объектах почтовой связи специальный шкаф с запирающимися ячейками, которые абонируются адресатами на определенный срок для получения почтовых отправлений;
- почтовый шкаф опорного пункта — специальный запирающийся шкаф, предназначенный для временного хранения почтовых отправлений на доставочных участках или для получения адресатами почтовых отправлений.
Нюансы почтовых расходов
Основными предпосылками для принятия понесенных фирмой затрат в налоговые расходы являются их экономическая обоснованность, направленность на получение доходов и, конечно же, документальное подтверждение 1. При выполнении данных условий расходы на почтовые и другие подобные услуги, связанные с производством и реализацией, принимаются для целей налогообложения в составе прочих расходов 2. Об этом еще раз напомнили финансисты в своем недавнем письме 3, касающемся затрат на оплату почтовых отправлений, направляемых в арбитражный суд. Другое дело, когда почтовая доставка рекламных каталогов является безадресной. Например, сотрудники почты раскладывают рекламные материалы в почтовые ящики потенциальных потребителей продукции — организаций и граждан, которые расположены в районе обслуживания конкретного отделения связи.
В таком случае информация предназначается для неопределенного круга лиц. Что под этим следует понимать? Федеральная антимонопольная служба России разъяснила 10, что это означает отсутствие в рекламе указания о лицах, для которых реклама создана. То есть когда заранее невозможно определить всех лиц, до которых рекламная информация будет доведена.
Следовательно, затраты на безадресную почтовую рассылку следует рассматривать как рекламные расходы 11. Однако, поскольку они отсутствуют в перечне ненормируемых рекламных расходов, их можно учесть в размере, не превышающем одного процента от выручки от реализации. Заметим, что для компаний, торгующих товарами исключительно с помощью почтовых отправлений, московскими налоговиками были даны другие рекомендации 7. Поскольку метод прямой почтовой рассылки (при условии, что она содержит все существенные условия договора) признается офертой 8, расходы на изготовление и адресную рассылку каталогов потенциальным покупателям рекламой не являются. В этой ситуации они признаются расходами, связанными с производством и реализацией, и учитываются на основании подпунк та 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.
Аналогичные выводы делают и судьи арбитражных судов 9. Издержки компании, связанные с предоставлением информации акционерам, включаются во внереализационные расходы при расчете налога на прибыль 18. Возникает вопрос: можно ли учесть для целей налогообложения прибыли расходы на почтовую рассылку извещений акционерам о проведении общего собрания акционеров, цель которого — принятие решения о выплате дивидендов? Известна отрицательная позиция чиновников относительно принятия расходов, связанных как с выплатой дивидендов, так и с объявлением об их выплате 19.
Однако акционерное общество обязано в установленные законодательством сроки информировать своих акционеров о проведении общего собрания 20. Причем в Законе N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» прямо указано, что сообщение о проведении общего собрания акционеров должно быть направлено каждому лицу, имеющему право на участие в нем, заказным письмом (если уставом общества не предусмотрен иной способ направления этого сообщения в письменной форме). Следовательно, в тех случаях, когда сообщение отправляется по почте, компания несет экономически оп равданные расходы, связанные с покупкой конвертов, бумаги, услугами почты. И их можно учесть как внереализационные расходы.
Акционерные общества нередко пользуются почтовыми переводами для отправки дивидендов своим акционерам. По поводу учета данного вида почтовых расходов в целях налогообложения прибыли существует 2 точки зрения. Одну из них поддерживают финансисты 14. Расходы, связанные с выплатой дивидендов по почте, отдельно не поименованы в перечне принимаемых к уменьшению налога на прибыль.
К тому же они не связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. Поскольку сами дивиденды выплачивают из чистой прибыли 15, то, по мнению чиновников, за счет этого же источника должны покрываться и связанные с ними почтовые расходы.
Учет почтовых расходов
Порядок оплаты почтовых отправлений через подотчетных лиц предельно прост и не отличается от обычного порядка оплаты через данных лиц приобретения хозяйственных материалов. Приказом руководителя назначается лицо, ответственное за получение денежных средств из кассы учреждения на оплату услуг почты по отправке корреспонденции. С ним заключается договор о материальной ответственности, типовая форма которого утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31. 12. 2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности». Франкировальная машина (маркировальная машина) – машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации.
Сумма почтового сбора и дата отправления устанавливаются экспедитором на наборном механизме маркировального барабана, очередной номер отправления набирается автоматически. С помощью маркировальной машины ведется учет почтовых расходов для безналичных расчетов с организациями связи.
Специфика деятельности некоторых бюджетных учреждений связана с необходимостью отсылать большое количество писем, телеграмм. Вариантов отправки корреспонденции несколько.
Каждая организация выбирает наиболее удобный для себя способ, в зависимости от которого отражение операций по оплате почтовых услуг в бухгалтерском учете имеет свои особенности. В статье рассмотрена специфика отправки корреспонденции разными способами, а также порядок отражения указанных операций в бухучете.
Обратите внимание: Постановлением Правительства РФ от 23. 02. 2007 № 126 «О мерах по реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2007 год» не ограничен размер авансового платежа при совершении расчетов с поставщиками и подрядчиками за счет бюджетных средств. Напомним, что в прошлом году он также составлял 100% от стоимости заключенных договоров (контрактов) (п.
37 Постановления Правительства РФ от 22. 02. 2006 № 101 «О мерах по реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2006 год»). Оплата почтовых услуг может производиться не только с помощью подотчетных лиц, франкировальных (маркировальных) машин, но и с использованием авансовой книжки. Организация заключает с почтовым отделением договор, предметом которого являются расчеты за почтовые услуги с помощью авансовой книжки. Затем приобретается авансовая книжка, которая хранится не в кассе учреждения, а в почтовом отделении. Организация перечисляет денежные средства на счет почтового отделения в качестве аванса в счет последующей отправки телеграмм и писем.
Сведения об оплате заносятся в авансовую книжку организации. По мере отправки корреспонденции авансовая книжка расходуется. Бюджетное учреждение осуществляет расчеты с почтовым отделением связи с помощью франкировальной машины, которая суммирует произведенные почтовые отправления. В конце месяца бюджетному учреждению выставлены счет на сумму 3 562 руб. (в том числе НДС – 543, 36 руб. ) и акт выполненных работ с реестром произведенных отправлений. Оплата почтовых расходов производится за счет бюджетных средств.