Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Виды контроля в управлении продажами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Контроль качества продаж — это управление деятельностью компании, которое позволяет в любое время узнать об эффективности работы каждого торгового подразделения: количество заключенных договоров и потенциальных клиентов, этапы проведения переговоров, загруженность работников, ожидаемая прибыль в отчетном периоде. Вместе с тем, контроль позволяет оперативно принимать меры по недопущению или исправлению ошибок.
Суть контроля качества продаж
Основной целью контроля качества продаж является получение информации, необходимой для принятия управленческих решений, которые определяют вектор развития бизнеса с учетом поставленных целей и сложившейся ситуации. Например, работать с крупными оптовыми клиентами или же продавать в розницу.
Если вы не имеете возможности получать сведения, на основании которых можете рационально принимать дальнейшие решения, то можно сказать, что вы не контролируете осуществляемую деятельность организации.
Система контроля продаж отвечает на три основных вопроса:
- какие процессы важно контролировать, чтобы принимать решения, которые приведут вас к благоприятному исходу;
- как делать это наиболее эффективно;
- как избежать стратегических ошибок.
Это нужно для выполнения текущего плана продаж
Здесь все относительно просто. У вас есть план продаж. И не один, а несколько: на день, неделю, месяц и год. Они либо выполняются, либо нет. Возможно — перевыполняются. Как это узнать? Только за счет контроля продаж. Учитываются все финансовые показатели: валовая выручка, прибыль, оборот. Отчет по продажам за период наглядно показывает степень выполнения плана.
Как контролировать:
- составить планы продаж на конкретные временные отрезки;
- получить отчеты о финансовых показателях за эти промежутки времени;
- сравнить желаемое с действительным;
- внести необходимые корректировки.
Контроль необходим для составления плана продаж
Вытекает из предыдущего пункта. Итак, у нас есть общая картина выполнения нормативов по продажам. Допустим, план выполняется “в ноль”. Сколько задумали, столько и заработали. Это идеальный случай. Получается, что нормы продаж адекватны возможностям и можно не предпринимать никаких действий.
Хуже, если план продаж не выполнен. Это может означать две вещи: либо сам план сильно завышен и невыполним в принципе, либо менеджеры и другие сотрудники плохо работают. Или, что гораздо хуже, в бизнесе есть системные ошибки: неправильная ценовая политика, плохо проработанный ассортимент, невыгодное расположение розничного магазина, если это оффлайн-торговля. Для e-commerce это могут быть слабый трафик на сайт, неудобное меню и навигация, непроработанная доставка и оплата.
Выявив все эти вещи можно вовремя принять меры:
- составить адекватный план продаж;
- провести работу с персоналом;
- устранить проблемные места бизнеса.
Анализ продаж позволяет контролировать финансовые показатели
Следить за ходом продаж необходимо для контроля выручки, прибыли, оборота и общей рентабельности бизнеса. Делается в рамках бизнес-плана на конкретный проект. Работает так: вы должны точно знать, сколько нужно продавать, чтобы быть в плюсе и получать прибыль. Продажи — единственный источник дохода. Прибыль должна закрывать все издержки и накладные расходы. Для этого нужно:
- определить точку безубыточности за одну рабочую смену. Считается так — сначала надо сложить все расходы за месяц: траты на закупку товара, арендную плату, ЗП продавцов и так далее. Далее определяем, какую выручку нужно получить, чтобы оправдать все расходы. Например, для выживания потребуется потратить 200 тысяч в месяц. Для этого потребуется реализовать товара на 400 тысяч рублей. Делим величину выручки на среднемесячное количество календарных дней в году — 29,3. Получаем 13 651,87 рублей. Это и есть точка безубыточности — суточный план продаж, при котором вы останетесь на плаву. Но без прибыли;
Основные цели контроля качества продаж
Основные задачи контроля качества продаж состоят в следующем:
-
Контроль выполнения плана продаж
Здесь все достаточно просто. Организация составляет определенный план, которому нужно следовать. Он может быть на день, неделю, месяц, год и т. п. Продавцы либо выполняют этот план, либо нет. Контроль позволяет узнать об этом: ведется учет валовой выручки, полученной прибыли, товарооборота. В отчете можно увидеть полученные результаты.
Чтобы осуществить контроль:
-
разработайте планы продаж по определенным периодам времени;
-
получите финансовые отчеты после каждого из них;
-
оцените показатели на соответствие плану;
-
сделайте необходимые изменения в отделах продаж.
-
-
Контроль при разработке плана продаж
Вам известны показатели, которые могут считаться нормами. Предположим, что сотрудники выполняют составленный проект, а доход компании соответствует ожиданиям. Это говорит о том, что план продаж адекватный и внесение изменений не требуется. Если же он не выполняется, то либо у вас слишком большие запросы, либо ваши специалисты работают плохо.
Также возможно, что в торговой деятельности компании допущены системные ошибки. Это может быть неграмотная ценовая политика, неправильное расположение места продажи или ошибки, связанные с ассортиментом продукции.
Выявите все недостатки и примите необходимые меры:
-
разработайте план продаж с приемлемыми требованиями;
-
исправьте ошибки в торговой деятельности компании;
-
проведите работу с менеджерами по продажам.
Для чего нужно управлять продажами?
Если руководитель хочет получать стабильную и растущую прибыль, над этим необходимо работать, формируя и развивая систему продаж. При хаотичном подходе к планированию объемов продаж невозможно обеспечить стабильные и постоянные денежные поступления от покупателей.
Как выйти на новые рынки сбыта, где найти «своего» покупателя и чем привлечь интерес к новому продукту, а также какими методами увеличить спрос на уже имеющийся ассортимент? Чтобы достичь маркетинговых целей, необходимо иметь организованную систему продаж, и, самое главное, управлять ею!
При наличии работающей системы продаж компания получает больше прибыли, при этом упрощается работа рядовых сотрудников в поиске потенциальных покупателей, понимании своих обязанностей. Повышается их мотивация, снижается текучесть. Компании не нужно тратиться на поиск новых продавцов и их обучение.
Помимо прочего, организованная система продаж способствует повышению сервиса. Индекс удовлетворенности покупателей постоянно растет, что положительным образом сказывается на имидже компании и повышении его конкурентоспособности.
Заинтересовало? Теперь поговорим о том, как построить действительно работающую систему продаж в компании. И начинается все с определения целей ее создания и правильной постановки задач.
Результаты правильного контроля
Оперативное управление продажами необходимо любой компании, которая настроена на продолжительную и плодотворную работу.
В условиях жесткой конкуренции нужно постоянно быть в курсе всех событий. Только так можно быстро и конструктивно решать ключевые задачи.
Без правильного управления продажами невозможно достичь поставленных целей, поскольку именно оно способствует:
- росту объемов реализуемой продукции;
- увеличению лояльности клиентов;
- выявлению потенциально конфликтных ситуаций;
- осуществлению оперативного мониторинга рынка;
- улучшению качества обслуживания;
- повышению продуктивности работы подразделения продаж;
- своевременному внесению изменений в тактику и стратегию развития компании.
В итоге, качественная работа руководителя может достаточно сильно поспособствовать улучшению вашей конкурентоспособности.
Для чего нужно управление продажами
Очевидно, что управление продажами играет огромную роль в любом бизнесе. Грамотная организация системы продаж позволяет менеджерам лучше понимать поставленные задачи и тем самым повышает эффективность их работы, что способствует увеличению прибыли.
Автоматизация помогает руководителю делать точные бизнес-прогнозы, что обеспечивает стабильную работу компании и даёт ей репутацию надёжного работодателя. Это снижает текучесть кадров и позволяет руководству сосредоточиться на решении более важных задач, чем поиск персонала. Такое преимущество автоматизации особенно актуально для сферы ретейла.
Удержать клиентов невозможно без правильного постпродажного сервиса. Для этого управленцам нужно в том числе правильно и вовремя реагировать на жалобы клиентов и разрешать возникающие противоречия. Некоторые руководители поручают эту задачу менеджерам по продажам, разрабатывая и внедряя стандарты и регламенты обслуживания, а также скрипты и гайды по общению с покупателями. Это позволяет добиться единообразного взаимодействия с клиентами. Однако прийти к высокому качеству постпродажного обслуживания быстрее и проще, используя сервисы для автоматизации контроля продаж.
Автоматизация отдела продаж позволяет ускорить рутинные процессы и привлекать меньше персонала для обслуживания текущих клиентов. За счёт такого подхода растёт прибыль компании. К наиболее популярным инструментам относят:
● CRM¹-систему со встроенной IP-телефонией². Её основной задачей является не столько сбор информации, сколько упрощение взаимодействия сотрудников отдела продаж. Внутри CRM-системы можно общаться и ставить задачи, контролировать ведение потенциальных клиентов и анализировать условия совершённых сделок;
● виртуальную АТС³ (облачную автоматическую телефонную станцию). Менеджеры, используя этот инструмент, в любое время могут анализировать записи звонков для улучшения скриптов или выявления «болей» покупателей. В АТС можно настраивать голосовое меню для распределения на нужных сотрудников. Благодаря многоканальным номерам упрощается обработка большого числа звонков.
Отсутствует контроль в отделе продаж — начинаются злоупотребления
Если ваше предприятие выпускает и торгует товаром повседневного спроса, на него можно найти сбыт. А уж у сотрудников отдела сбыта это входит в их обязанности. Можно завести «потерянного» клиента и отгружать на него товар с неконтролируемым прейскурантом. А за воротами перепродавать ее по более высоким ценам другим покупателям. Это же могут делать и другие сотрудники службы сбыта и доставки.
На одном из предприятий попытались собрать дебиторскую задолженность. Выяснилось, что уходя, один из менеджеров стер из базы контактные сведения о контрагентах. И это произошло уже давно. И никто не удивился тому, что у закрепленных за ним клиентов нет ни адресов доставки, ни телефонов. Пришлось разыскивать контакты в архивных копиях.
Выход в такой ситуации один: к справочнику покупателей имеют доступ только 2-3 человека в компании. Они могут заводить контрагента, заполнять реквизиты, привязывать цены, привязывать скан договора в базе 1С. Все же остальные, заметив ошибку, должны в письменном виде проинформировать об этом начальника отдела продаж. На эту тему выпускается регламент для отдела продаж.
Цели и инструменты управления продажами
Управление продажами может быть эффективным только в том случае, когда правильно определены его цели. Чтобы не придумывать велосипед, можно обратиться к уже готовому перечню целей, на которые нужно ориентироваться. Этот перечень включает в себя:
- Увеличение объема продаж
- Положительное воздействие на продуктивность работы компании, отдела продаж и менеджеров
- Предотвращение возникновения сложных ситуаций
- Подбор подходящего стиля управления и определение методов контроля
- Определение приоритетного для сбыта продукта
- Определение конкретной целевой аудитории
- Корректировка стратегии под актуальные рыночные запросы
Залог эффективной работы системы управления продажами — четко поставленные цели. Это отправная точка для выбора стратегии, соответствующих инструментов и методов. Основные цели:
-
рост выручки, прибыли, объема продаж;
-
определение приоритетных для реализации продуктов и каналов продаж;
-
выбор оптимального стиля управления и системы контроля;
-
точность анализа целевой аудитории;
-
внесение корректив в стратегию с учетом ситуации на рынке и актуальных запросов;
-
повышение продуктивности работы отдела продаж и организации в целом.
С помощью контроля продаж можно оптимизировать цены
Контроль продаж в этой плоскости необходим всем оптово-розничным продавцам, в том числе, и в онлайн-торговле. Это особенно важно на старте бизнеса, когда ценовая политика еще не сформировалась, а каталог составлен наугад, по принципу “посмотрим, как что будет продаваться, а там скорректируем”. Вот для того, чтобы скорректировать правильно и требуется анализировать ход продаж. Понятно, что разные товары продаются лучше или хуже. Причины могут быть разными: завышенные цены, непопулярные бренды с плохой репутацией, низкое качество самого продукта. Выявить эти причины можно при помощи контроля продаж. Он позволяет:
- установить оптимальный уровень цен с учетом себестоимости, маржинальности и других показателей, учитывая наценки, спрос и оборачиваемость конкретного продукта;
- контролировать спрос на определенные категории товара. Можно корректировать ассортимент, избавляясь от неходовых позиций и добавляя популярные;
- учитывать сезонные колебания спроса и вовремя обновлять ассортимент;
- выявлять продукт с высоким процентом возврата. Зачем закупать и продавать товары, которые не нравятся покупателям, и они возвращают его назад в магазин?
Отличие контроля качества продаж, осуществляемых новичком и профи
-
Контроль начинающего специалиста
Чтобы эффективно анализировать работу по реализации товаров начинающего продавца, нужно разделить его торговую деятельность на этапы, проанализировать метрики и установить критерии качества его деятельности.
Рассмотрим пример.
Чтобы заключить одну сделку, понадобится:
-
40 холодных переговоров (включая непринятые звонки и общение с лицом, принимающим решения).
-
20 личных встреч (с презентацией компании).
-
7 договоров, отправленных заказчику на согласование.
-
3 выставленных счета на оплату.
-
1 подписание договора.
Начинающий менеджер по продажам может вести отчеты о работе в Microsoft Excel и предоставлять их своему руководителю в конце рабочего дня. Когда специалист станет более опытным, можно переходить на Google Диск. Отчет в такой форме должен проверять руководитель отдела. Как правило, это делается утром следующего рабочего дня.
-
-
Контроль профессионального менеджера
Производить ревизию деятельности структурных подразделений в системе CRM сложнее, но качество управления компанией будет выше. Термин переводится с английского как «Система управления отношениями с клиентами». Данные фирмы хранятся на облачном сервисе. При необходимости вы можете открывать доступ к этой базе для определенной категории сотрудников или отдельным специалистам.
Преимущество использования CRM состоит в том, что вся информация о заказчиках, счетах, договорах и сделках отображается в системе, и при желании вы можете в любое время увидеть воронку продаж по каждому из продавцов.
У CRM есть только один недостаток — первая настройка ее может занять много времени.
Виды контроля в системе управленческого учета
В управленческом учете существует 2 вида контроля:
-
внутрихозяйственный — это комплекс мер и процедур, которые используют в компании для соблюдения политики управления и эффективного ведения хозяйственной деятельности. Все эти меры, как правило, нацелены на эффективное выполнение всеми работниками своих обязанностей;
-
внутренний управленческий контроль — это, в первую очередь, контроль финансовых показателей. Он также позволяет определить законность проведения хозяйственных операций и их экономическую целесообразность, выявить ошибки и злоупотребления, которые приводят к финансовым потерям.
Управленческий контроль входит в общую систему управления организацией и отвечает за решение таких задач:
-
определяет фактическое состояния единицы управления;
-
следит за эффективностью использования средств компании;
-
проверяет обоснованность и полноту целевых показателей обычной деятельности;
-
прогнозирует риски возможных негативных отклонений;
-
оценивает степень отклонений и их влияние на работу организации;
-
выявляет «виновных» и причины таких отклонений;
-
контролирует качество отчетов об исполнении бюджетов, плановых и нормативных калькуляций, методической документации;
-
следит за своевременностью предоставления отчетности для принятия управленческих решений;
-
вовлекает работников центров ответственности в контрольный процесс;
-
передает информацию по результатам контроля ответственным лицам.
Похожие записи:
-