Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые сроки исчисления, удержания и уплаты НДФЛ по видам доходов с 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Итак, мы рассмотрели правила и сроки перечисления НДФЛ с зарплаты и иных выплат физлицам в 2023 году. Действительно, изменений очень много. Пока компании только осваиваются с новым порядком, поэтому возникает немало вопросов.
Порядок выплаты суточных
В соответствии с п. 25 положения о служебных командировках компания должна оплатить работнику суточные за:
- каждый день командировки (отличие от стандартной работы — в командировке все дни, в т.ч. выходные, праздники и время в дороге также оплачиваются);
- период нетрудоспособности, если она наступила в командировке.
Исключение, когда можно не платить суточные работнику, — его направление в местность, откуда он может каждый день возвращаться к месту жительства с учетом условий работы и транспортного передвижения от места командировки до места жительства.
Целесообразно или нет работнику возвращаться ежедневно домой, устанавливает директор компании (абз. 5 п. 11 Положения № 749 от 13.10.2008 г.). Целесообразность устанавливают в индивидуальном порядке по каждой командировке с учетом следующих моментов:
- расстояние до пункта выполнения работы;
- характер и сложность выданного задания;
- транспортное сообщение и др.
Суточные: налоговый учет
Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:
- должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
- задач, поставленных в командировке;
- места командировки и т. д.
Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).
03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:
- на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
- билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
- наличными — 700 руб. (суточные).
10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.
В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:
- 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
- 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.
Условные курсы для оформления примера:
- 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
- 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
- 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.
Нужны подтверждающие документы
По мнению Минфина, возмещение работнику стоимости проезда в отсутствие билетов подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918). Однако для подтверждения расходов на проезд могут быть использованы и другие документы (например, справка от перевозчика).
Оплата работнику расходов по найму жилого помещения в месте командировки не облагается НДФЛ в полной сумме при наличии подтверждающих расходы документов. При проживании в гостинице это может быть чек ККТ, БСО. Если же работник арендовал квартиру, то – договор аренды и платежный документ (к примеру, чек ККТ или расписка).
Если подтверждающих документов у работника нет, то освобождается от налогообложения возмещение в сумме не более 700 руб. в день, если командировка была по России, и не более 2500 руб. в день, если командировка была за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы превышения должны облагаться НДФЛ.
НДФЛ с суточных в 2021 году
Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день, если работник направлен в командировку по России, и в пределах 2500 руб. в день, если направлен за границу РФ.
Нужно ли уведомлять ИФНС об исчисленной сумме НДФЛ
При составлении уведомления об исчисленных суммах налогов для последующей подачи в ИФНС нужно указывать исчисленную сумму НДФЛ. Причем, даже тогда, когда представляется 6-НДФЛ. Это важно, поскольку отчетность по данному налогу поступит в налоговую только по завершении квартала. Между тем сотрудники ИФНС должны доподлинно точно знать, что налогоплательщик перечислил на ЕНС деньги именно для НДФЛ.
Напомним: подача такого уведомления (КНД 1110355) – обязанность каждого налогоплательщика. При помощи его ИФНС определяет, куда, какие суммы нужно распределять, как их списывать с ЕНС. Достаточно оформить одно такое уведомление и включить в него суммы всех налогов (в т. ч. по НДФЛ), взносов, сборов, которые требуется заплатить в один общий срок до 28 числа.
Пример заполнения 6-НДФЛ с 2023 года
ИП Васильев П.Н. выдает зарплаты сотрудникам по частям: аванс — 25 числа, вторую часть — 10-го.
Как он будет заполнять отчет 6-НДФЛ за 1 квартал в 2023 году:
- 10 января сотрудники получат вторую часть зарплаты за январь. В тот же день с выплаты удержат НДФЛ. Сумму нужно указать в строке 021. Если в указанный период сотрудники получали прочие доходы, их также учитывают и отражают в строке общую сумму.
- 25 января предприниматель выплатит работникам авансы за февраль. 10 февраля они получат вторую часть зарплаты. С каждой выплаты удержат НДФЛ, и их сумму нужно указать в строке 022.
- 25 февраля работники получат авансы за март, а 10 марта — остальную часть зарплаты. Сумму НДФЛ с каждой выплаты нужно указать в строке 023.
- 25 марта предприниматель выплатит авансы за апрель. Удержанную с них сумму НДФЛ в 6-НДФЛ за первый квартал указывать не нужно. Ее отразят Расчете 6-НДФЛ за первое полугодие.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1: В какой временной период удерживается НДФЛ по командировочным тратам?
Налог исчисляется с первичной выплаты в месяце, который идет вслед за согласованием авансового отчета.
Вопрос №2: Как оформить раздел 2, если имеется доход в натуральном выражении? Подоходный здесь не исчисляют.
Нужно вписать информацию по двум позициям — «100» (датировка получения дохода) и «130» (величина дохода). В остальных позициях пишется «0».
Вопрос№3: Можно ли удержать налог по сверхлимитным суточным до завершения месяца (на дату аванса)? Авансовый отчет к этому времени согласован.
Если предполагаемая дата удержания налога предшествует заключительному дню месяца, то нет. Даже при наличии согласованного авансового отчета. Не удерживается НДФЛ и с аванса, выданного командированному лицу.
К примеру, командировочная поездка длилась с 9 по 14 октября 2017 г., авансовый отчет был одобрен 16.10.2017. На день согласования отчета (16 октября) перечислить НДФЛ нельзя. Налог надо отчислить в получку, которую выдадут следующим месяцем.
Удержание НДФЛ производится сообразно НК РФ на дату выплачивания дохода. Удержать его можно при любой выплате, которая производится вслед за завершающим днем месяца согласования отчета.
Освобождены от обложения страховыми взносами иные суммы
Освобождены от обложения страховыми взносами осуществляемые плательщиками выплаты в виде денежных средств и (или) иного имущества, безвозмездно переданных работникам, призванным на военную службу по мобилизации, проходящим военную службу по контракту либо заключившим контракт о пребывании в добровольческом формировании, при условии, что данные выплаты связаны с прохождением военной службы (п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. «а» п. 37 ст. 2 Федерального закона № 443-ФЗ). Добавим, что выплаты членам семей указанных работников также не облагаются страховыми взносами, поскольку названные лица не состоят в трудовых отношениях с организацией-плательщиком.
Кроме того, норма об освобождении от обложения страховыми взносами обозначенных выплат включена в п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ (п. 1 ст. 3 Федерального закона № 443-ФЗ). То есть указанные суммы не облагаются страховыми взносами на случай травматизма.
Состав командировочных расходов
Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:
- Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
- Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
- Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
- Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
- Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.
Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.
Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.
Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).
Учитывайте следующие нюансы:
- день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
- день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.
Ответственность за несоблюдение срока уплаты НДФЛ с отпусков и пособий
При пропуске срока уплаты НДФЛ за отпуск или компенсации за неиспользованный отпуск налоговый агент подлежит наказанию. Агентство по доходам обвинит его:
- Сумма недоимки в виде неуплаты налога на прибыль физических лиц в отпуске.
- Пеня начисляется на сумму недоимки.
- Штраф в размере 20% от суммы, которая должна была быть удержана/перечислена на баланс.
Санкции в виде штрафа за неуплату НДФЛ не последуют при определенных обстоятельствах:
- когда доход выплачивается натурой и налоговый агент не имеет возможности удержать налог;
- когда работодатель самостоятельно выявляет ошибку до ее обнаружения налоговыми инспекторами и сдает исправляющий акт 6-НДФЛ, предварительно уплатив доначисленный налог со штрафными санкциями.
Поэтому во избежание санкций и конфликтных ситуаций с контролирующими органами необходимо тщательно рассчитывать налог, полностью удерживать его из дохода налогоплательщика и своевременно перечислять в бюджетную систему Российской Федерации.
Итак, в статье мы разобрались, взимается ли подоходный налог с отпуска. Да, принимается, так как отпускные не входят в перечень НДФЛ, освобождаемых от НДФЛ. Также мы выяснили, когда платить отпускные НДФЛ в 2021 году. Не позднее последнего числа месяца, в котором были произведены соответствующие выплаты работникам. Если конец месяца приходится на нерабочий день, перечисление в государственную казну может быть без штрафных санкций отложено до следующего рабочего дня.
Обращаем ваше внимание, что несвоевременная выплата отпускных, неудержание налога со своей стороны, задержка перечисления НДФЛ в бюджет наказуемы. В первом случае имеет место нарушение трудового законодательства, в остальных — налогов. Штрафы и пени негативно сказываются на финансовом положении компании. Чтобы их избежать, необходимо соблюдать требования, установленные законодательством, и следить за изменениями в нем.
Налогообложение НДФЛ командировочных 2020
Важно обратить внимание на базовые правила, предусмотренные НК РФ:
- Средний заработок за период командировки облагается НДФЛ.
- Законодательно установленные компенсации, выплачиваемые работникам при направлении их в командировки, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
- Оплата работнику документально подтвержденных расходов на проезд до места назначения командировки и обратно не облагается НДФЛ в полной сумме.
- При наличии подтверждающих документов не облагается НДФЛ возмещение расходов на проезд до вокзала, аэропорта, иного места отправления транспорта к пункту назначения.
Также в 2020 году не облагаются НДФЛ следующие виды командировочных расходов:
- на услуги связи;
- на оформление заграничного паспорта;
- на получение визы;
- на комиссии в связи с обменом валюты (п. 3 ст. 217 НК РФ);
- на услуги VIP-залов на вокзалах и в аэропортах (Письмо Минфина от 20.09.2013 № 03-04-06/39125).
Нужны подтверждающие документы
По мнению Минфина, возмещение работнику стоимости проезда в отсутствие билетов подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918). Однако для подтверждения расходов на проезд могут быть использованы и другие документы (например, справка от перевозчика).
Оплата работнику расходов по найму жилого помещения в месте командировки не облагается НДФЛ в полной сумме при наличии подтверждающих расходы документов. При проживании в гостинице это может быть чек ККТ, БСО. Если же работник арендовал квартиру, то – договор аренды и платежный документ (к примеру, чек ККТ или расписка).
Если подтверждающих документов у работника нет, то освобождается от налогообложения возмещение в сумме не более 700 руб. в день, если командировка была по России, и не более 2500 руб. в день, если командировка была за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы превышения должны облагаться НДФЛ.
НДФЛ с суточных в 2020 году
Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день, если работник направлен в командировку по России, и в пределах 2500 руб. в день, если направлен за границу РФ.
Если суточные выше норм, с суммы превышения нужно удержать НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Для этого рассчитайте:
- сумму превышения фактически выплаченных суточных над нормами;
- сумму НДФЛ, применив соответствующую ставку (13% – для резидентов или 30% – для нерезидентов (п. п. 1, 3 ст. 224 НК РФ)). Сделать это нужно на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке (пп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ). Удержать исчисленный налог нужно при ближайшей выплате сотруднику дохода, например зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Срок уплаты НДФЛ с суточных – не позднее рабочего дня, следующего за днем такой выплаты (п. 6 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ).
Какие командировочные расходы не облагаются НДФЛ
В НК РФ прописано, что же не включается в облагаемый подоходным налогом доход работника. Сюда относится в том числе компенсация работодателем следующих расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ):
- стоимость проезда до места выполнения служебного задания (независимо от места отбытия в командировку) и обратно, включая стоимость сервисных услуг в вагонах повышенной комфортности;
См. также «Совместили командировку с отпуском, платите НДФЛ и взносы».
- комиссия за услуги аэропортов;
- стоимость проезда до места отправления (вокзал, аэропорт), назначения или пересадок;
- провоз багажа.
Компенсация данных расходов не облагается НДФЛ, если расходы подтверждены документально. Если такие документы отсутствуют, выплаченные компенсации освобождаются от обложения НДФЛ только в пределах установленных норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Налогообложение командировочных расходов: НДФЛ
Затраты, которые понес командированный сотрудник в период пребывания в служебной поездке, не облагаются НДФЛ, поскольку предприятие только компенсирует работнику расходы (то есть сумма возмещения не приносит подчиненному коммерческой выгоды).
Важно!
Если размер суточных выплат превышают нормы (при поездке по России – 700 рублей в день, при заграничной поездке – 2500 рублей в день), сумма превышения включается в налоговую базу по исчислению НДФЛ. Если суточные выплачивались в иностранной валюте для заграничной поездки, необходимо рассчитать сумму в рублях по курсу Центробанка на дату выплаты.
Бухгалтеру необходимо помнить также о том, что, если сотрудник понес расходы на оплату съемного жилья (номера в отеле или квартиры) и получил компенсацию в размере, превышающем сумму в 2,5 тысячи рублей за день проживания (при этом не подтвердив расходы документами об оплате жилого помещения), с компенсационной суммы необходимо удержать НДФЛ.
Важно!
Компенсационные выплаты по оплате VIP-зала (в открытых для международного сообщения аэропортах, пунктах пропуска через границу России на ж/д-вокзалах, морских и речных портах) не облагаются НДФЛ – такое решение принято Арбитражными судьями и ФАС МО (Минфин придерживается иного мнения).
Если бухгалтер сомневается, следует ли удерживать налог на доходы физических лиц с компенсация за пользование услугами такси в период пребывания сотрудника в командировке, когда имеются документальные доказательства оплаты за проезд, следует руководствоваться следующими правилами:
- Если работник добирался на такси до пункта назначения, места отправления транспорта или места пересадки, компенсационную выплату облагать НДФЛ не нужно.
- Если сотрудник пользовался услугами такси для проезда к пункту назначения и назад до работодателя, удерживать с компенсации НДФЛ также не требуется.
- Если в необходимое подчиненному время не ходил общественной транспорт, и ему пришлось воспользоваться такси, чтобы добраться из отеля до работы, сумму возмещения не облагают подоходным налогом, но при условии, что имеются подтверждающие факт поездки документы, вызов такси обусловлен производственной необходимостью, и возможность пользования такси прописана в коллективном договоре предприятия.
- Если командированный работник ездил на такси по городу во время служебной поездки, компенсационная сумма облагается НДФЛ.
Ниже приводятся случаи, когда нужно начислять НДФЛ на компенсации по оплате командированным сотрудником съемного жилья, и когда удержание налога не требуется:
- В любом случае, если работодатель выплатил работнику компенсацию по затратам на проезд и/или проживание, тогда как сотрудник не представил документов, подтверждающих несение расходов, на всю сумму возмещения начисляется НДФЛ.
- Если работодатель согласен компенсировать затраты на проживание с включением в расходы оплаты завтрака в отеле, со стоимости питания придется удерживать НДФЛ (также необходимо начислить страховые взносы).