Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заполнить счёт-фактуру». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Помимо подтверждения отгрузки товара, счёт-фактура нужен при подтверждении суммы НДС как по реализации товаров (услуг), так и входящего НДС для доказательства права на налоговый вычет в целях избежания двойного налогообложения.
Частые ошибки в счёте-фактуре
Ошибка: неправильно указаны или пропущены наименование, ИНН, адрес организации.
Следствие: установить авторство и адресата документа сложно, поэтому его признают недействительным.
Ошибка: из документа невозможно установить, какой товар передавался или услуга была оказана.
Следствие: НДС не возместят.
Ошибка: неверное указание валюты, неверное указание количества товара, ошибки в ценах, неправильное исчисление стоимости.
Следствие: точную стоимость товара определить невозможно, значит, документ считается неинформативным.
Ошибка: неверное исчисление НДС.
Следствие: возможны вопросы и проверки со стороны налоговой.
Виды счет-фактуры, которые встречаются в бухгалтерии
Всего их два. Первым называют стандартную СФ. Ее создают в случае, когда отгрузили партию или выполнили работу, за которую теперь покупатель должен деньги. Она необходима, когда полностью оплачены изделия. Время на подготовку и отправку – 5 календарных дней с момента передачи. То же самое отдается, если продукция была возвращена поставщику обратно.
Второй тип – авансовый. Его следует подготовить в случае, если требуется или была зачислена на счет предоплата в счет будущих отправлений. Здесь не потребуется заполнять такие поля, как:
- грузоотправитель;
- получатель груза;
- объем товара или получаемых услуг;
- единицы, в которых будет все измеряться.
Но обязательно все, что позже понадобится для расчетов.
В каких случаях не выставляется счет-фактура
Имеются определенные предприятия, которые могут отказаться от составления данной документации, причем к ним не могут быть предъявлены какие-либо претензии со стороны ФНС. Нужно ли выставлять счет-фактуру без НДС? Не нужно составлять счета-фактуры бизнесменам:
- предприятия и ИП, работающие по упрощенным режимам;
- предприниматели специализируются на розничной торговле товаров или предлагают услуги населению, а не другим организациям;
- предприятия, которые продают товары только за безналичный расчет;
- фирма специализируется на предоставлении услуг общепита;
- компании, которые получили освобождение от уплаты многочисленных сборов, так как совершают какие-либо специальные операции.
Журнал учета счетов-фактур
Налогоплательщики обязаны не только регулярно составлять счета-фактуры, но и фиксировать их формирование в специальном журнале. Здесь указываются не только выставленные, но и полученные документы, а также приводится информация о книгах покупок и продаж, если прибыль от совершенных операций используется во время расчета сбора.
При совершении разных операций, представленных продажей товаров или передачей прав на имущество, происходит начисление НДС, поэтому требуется внесение сведений в счета-фактуры. Документ фиксируется в журнале полученных и выставленных счетов фактур, а также делается отметка на страницах книги продаж.
Покупатель, который получает от второго участника счет, ставит отметку в книге покупок, что выступает подтверждением его права на получение вычета по НДС. Налог, фиксирующийся в книге покупок и продаж, в будущем переносится в налоговую декларацию, передаваемую в ФНС. Аналогичные документы ведутся поставщиками и покупателями. Отсутствие журнала учета выступает основанием для привлечения компании к ответственности при проведении проверок со стороны инспекции.
Вопрос – ответ по теме счетов-фактур
Вопрос: АО «Оптика Плюс» реализует очки и линзы для коррекции зрения. В сентябре 2016 «Оптика Люкс» отгрузила партию очков на экспорт в Польшу. Нужно ли «Оптике Люкс» выставлять счет-фактуру польской компании?
Ответ: Нет, счет-фактуру выставлять в данном случае не нужно. Связано это с тем, что товар, реализуемый «Оптикой Люкс» освобожден от уплаты НДС на территории РФ. При реализации таких товаров на экспорт выписка счета-фактуры не требуется.
Вопрос: ООО «Молот» оказывает услуги по наладке сельскохозяйственной технике. Оплату за услуги «Молот» принимает наличными. В октябре 2016 «Молот» оказал услуги компании «Сельхозмаш» (плательщик НДС), а также физлицам, занимающимся выращиванием сельхозпродукции на собственных земельных участках. Должен ли «Молот» выписывать счета-фактуры по данным операциям?
Ответ: «Молот» должен выписать счет-фактуру компании «Сельхозмаш», так как на основании счета организация оформит налоговый вычет. Услуги, оказанные населению, счетом оформлять не нужно. Таким образом, выписка счетов «Молотом» не связана с оплатой услуг наличными, а зависит от того, кому были оказанные данные услуги – физлицам или организации.
Вопрос: В октябре 2016 АО «Механизатор» отгрузил ООО «Машстрой» партию оборудования. При приемке товара было выявлено несоответствие качественным характеристикам, оборудование было возвращено «Механизатору». Должен ли «Машстрой» оформлять счет-фактуру обратной реализации?
Ответ: Нет, данная операция не является обратной реализацией, поэтому счет-фактуру выписывать не нужно. «Машстрою» необходимо оформить акт возврата.
Когда выписывается счет-фактура? Сроки и требования
Срок выписывания счет-фактуры – это 5 КАЛЕНДАРНЫХ дней, отсчитывающихся с момента:
- получения субъектом полного или частичного аванса;
- отгрузки товара;
- передачи имущества или имущественных прав.
Обратите внимание, что день отгрузки товара считается! В письме от 13.08.2014 № 03-07-15/40302 Минфин затронул вопрос сроков и указал основные моменты.
Что будет, если не успеете выставить СФ в установленные временные отрезки? Можно ли в таком случае организации воспользоваться правом на вычет? Официальная позиция властей представлена в п. 2 и пп. 1 п. 5 статьи 169 НК РФ (и дублируется в письмах Минфина).
Но бухгалтеры советуют выставлять СФ «с просрочкой» и пользоваться правом на вычет по НДС. Причина в том, что НК не устанавливает конкретную зависимость между соблюдением сроков и вычетом по налогу.
На практике с «просрочками» по СФ могут возникнуть проблемы из-за «стыка налоговых периодов». Это ситуация, когда нужно было выставить документ, к примеру, в 4-м квартале (до 31 декабря), но это делают в начале января, т.е. переносят на 1-й квартал. Результат – ответственность по ст. 120 НК. Наступает за грубое нарушение правил учета. Санкция зависит от тяжести содеянного:
- до 10 000 рублей штрафа – при обнаруженном первом нарушении;
- не более 30 000 руб. – при нарушениях, допущенных в 2, 3, 4 и более налоговых периодах;
- 20% от суммы неуплаченного субъектом налога (но минимум 40 000 р.) – те же деяния, повлекшие занижение НБ.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Как заполнить дату УПД
В рекомендуемой форме универсального передаточного документа мы видим три даты:
- строка (1) — дата составления документа;
- строка [11] — дата совершения факта хозяйственной жизни (дата реальной отгрузки товаров, передачи заказчику результатов работ, предъявления документа об оказании услуг, передачи имущественных прав);
- строка [16] — дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения имущественных прав.
Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:
- счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
- счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);
- моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).
Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности — непосредственно после его окончания.
Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:
- УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
- Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.
В этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строках 1 и 11, а для работ — в строке 16.
- УПД может составляться до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:
Нумерация счетов-фактур
В строке 1 счета-фактуры указывается его порядковый номер. Он проставляется поставщиком. Нумерация должна быть возрастающей и сквозной (то есть без пропусков). Требований к структуре номера нормативными документами не установлено.
Многие налогоплательщики применяют простые порядковые номера — 1, 2, 3 и т.д. Не запрещено пользоваться и сложными — с различными цифровыми комбинациями, разделительными знаками и буквенными обозначениями, например: 1А-14, СФ-0511/2. Нумерация может быть сложной, но не хаотичной.
Особый случай — организации с обособленными подразделениями. Разработать структуру нумерации счетов-фактур этим организациям поможет Письмо МНС России от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404. В нем сказано, что счета-фактуры у таких налогоплательщиков нумеруются в порядке возрастания по организации в целом. Разрешается либо резервировать номера для счетов-фактур, выставляемых обособленными подразделениями, либо использовать составные номера с индексом конкретного подразделения. Выбранный способ нумерации необходимо закрепить в учетной политике по налогообложению.
Реквизиты платежно-расчетного документа
В строке 5 счета-фактуры приводятся номер и дата платежно-расчетного документа. Это платежные поручения, чеки, аккредитивы, кассовые чеки, бланки строгой отчетности — словом, платежные документы, по которым покупатель оплатил отгруженные товары (выполненные работы, оказанные услуги). Будет считаться ошибкой, если продавец в строке 5 счета-фактуры укажет номера и даты иных документов (счетов, договоров), которые не относятся к платежным. Принять к вычету «входной» НДС по такому счету-фактуре покупатель не сможет.
Следует отметить, что строка 5 счета-фактуры заполняется, если на расчетный счет (в кассу) поставщика к моменту отгрузки поступила предоплата от покупателя и известны реквизиты платежно-расчетного документа. Об этом говорится в Письме МНС России от 13.05.2004 N 03-1-08/1191/15@. Если оплата не поступила до момента отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг), в строке 5 ставится прочерк.
Нередко оплата и отгрузка происходят в один и тот же день. Нужно ли в этом случае указывать реквизиты платежного документа в строке 5 счета-фактуры? В подобной ситуации трудно определить, является ли данное поступление денежных средств предоплатой. Ведь в документах не указано точное время отгрузки и поступления денег.
Первым счет-фактуру выставляет посредник при реализации товаров, работ, услуг. Один экземпляр он отдает покупателю, а второй оставляет у себя. Свой счет-фактуру посредник должен зарегистрировать в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость (далее — Правила), утв. Постановлением N 1137). В книге продаж такие счета-фактуры посредник не регистрирует (п. 20 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением N 1137).
После этого посредник передает продавцу показатели счета-фактуры, выставленного покупателю. Отметим, что передавать продавцу копии выставленных покупателю счетов-фактур посредник не обязан, равно как и хранить такие копии. Специалисты Минфина России поясняли этот вопрос в Письме от 27 июля 2012 г. N 03-07-09/92.
Следующий шаг продавца. На основании полученных показателей продавец выставляет посреднику счет-фактуру.
Получив этот документ, посредник должен зарегистрировать его в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур. В книге покупок счет-фактуру от продавца регистрировать не нужно (п. 11 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость).
После удачного завершения сделки посредник вправе рассчитывать на вознаграждение. Для этого он должен выставить заказчику (продавцу) счет-фактуру на сумму своей комиссии (п. п. 1, 7 Правил). Этот счет-фактуру посредник обязан зарегистрировать в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур и в книге продаж (п. 20 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость).
Отметим, что эти Правила распространяются на всех посредников, включая «спецрежимников», если они выставляют покупателям счета-фактуры с выделенной суммой НДС.
В свое время ФНС России специально публиковала разъяснения по этому вопросу. Налогоплательщики, освобожденные по тем или иным причинам от уплаты налога на добавленную стоимость, обязаны выставлять и регистрировать счета-фактуры в общем порядке, если они занимаются посреднической деятельностью от своего имени (п. 3 Письма ФНС России от 4 февраля 2010 г. N ШС-22-3/85). А выставляя счет-фактуру от своего имени, «спецрежимник» обязан заплатить НДС в бюджет (п. 5 ст. 173 НК РФ).
Теперь разберемся с правилами заполнения в зависимости от того, кто выставляет счет-фактуру.
Когда выставляется счет-фактура – практические нюансы
Вместе с тем при выставлении счета-фактуры налогоплательщик обязан соблюдать нормы ст. 168 НК РФ.
Обоснование: Согласно п. 3 ст. 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав соответствующие счета-фактуры выставляются не позднее пяти дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) или со дня передачи имущественных прав.
В Письмах Минфина России от 18.04.2007 N 03-07-11/110 и ФНС России от 28.02.2006 N ММ-6-03/202@ разъяснено, что датой отгрузки (передачи) товаров (работ, услуг), имущественных прав признается дата первого по времени составления первичного документа, оформленного на их покупателя (заказчика).
Таким образом, счет-фактура выставляется после оформления отгрузочных документов (накладных, актов выполненных работ). Как правило, по каждому акту выполненных работ выставляется один счет-фактура.
Но в то же время действующее законодательство не запрещает выставлять один счет-фактуру по нескольким актам выполненных работ (товарным накладным).
Так, например, можно выставлять смешанные счета-фактуры, в которых поименованы оказанные услуги и отгруженные товары. В этом случае строки 3 «Грузоотправитель и его адрес» и 4 «Грузополучатель и его адрес» счета-фактуры заполняются в общеустановленном порядке (Письмо Минфина России от 30.10.2009 N 03-07-09/51).
Таким образом, если при выставлении счета-фактуры на несколько актов выполненных работ соблюдается пятидневный срок, предусмотренный п. 3 ст. 168 НК РФ, то, по нашему мнению, такой счет-фактура не может быть признан ошибочным.
Если же счет-фактура выписан продавцом позже пяти дней с даты отгрузки (даты подписания акта выполненных работ), то, по мнению Минфина России, покупатель не вправе принять сумму НДС к вычету (Письмо Минфина России от 26.08.2010 N 03-07-11/370).
В. И.Суколенова
ЗАО «Сплайн-Центр»
Региональный информационный центр
Сети КонсультантПлюс
А вы знаете, кто выписывает счет-фактуру, в том числе с выделенной в ней суммой НДС
Выставляют счета-фактуры и продавцы, и покупатели. По общему правилу, согласно п.3 ст.168 НК РФ, выставить счет-фактуру необходимо в течение 5 календарных дней. Поставщик должен сделать это со дня получения оплаты либо предоплаты за услугу, а покупатели – со дня фактического получения имущественных прав на отгружаемый товар или получения услуги.
- Сделки, не облагаемые налогом по ст.149, с пометкой «Без налога (НДС)».
- Безвозмездная передача в собственность товаров.
- Строительно-монтажные работы на собственных площадях.
- Получение товаров для собственных нужд предпринимателя от лица его организации.
- Получение финансов в оплату работ и услуг.
Счет-фактура: порядок оформления и применения
Если налогоплательщик определяет выручку для целей налогообложения «по отгрузке», то регистрация счета-фактуры, выписанного при отгрузке товаров (работ, услуг), осуществляется в том налоговом периоде, когда произошла отгрузка. Если же предприятие определяет выручку для целей налогообложения «по оплате», то счет-фактура, выписанный при отгрузке товаров (работ, услуг), регистрируется в книге продаж в том налоговом периоде, когда покупатель произведет оплату за эти товары (работы, услуги).
Пример 4
Предприятие А в январе 2001 г. получило аванс от предприятия Б в размере 1 200 000 руб. (в том числе НДС — 200 000 руб.) в счет предстоящей поставки товаров.
Товары на сумму 1 200 000 руб. (в том числе НДС — 200 000 руб.) были отгружены предприятию Б в марте 2001 г.
Предприятие А в январе 2001 г. оформляет счет-фактуру на сумму полученного аванса и отражает его в книге продаж за январь.
В марте 2001 г. после отгрузки товаров под полученный аванс предприятие А оформляет счет-фактуру на стоимость отгруженного товара. В книге продаж в марте 2001 г. делается запись, уменьшающая сумму оформленного ранее налога по полученному авансу, а затем в общеустановленном порядке отражается счет-фактура, выписанный при отгрузке товаров.
При получении иных денежных средств, поступление которых связано с расчетами за товары, работы или услуги, налогоплательщик-продавец выписывает счет-фактуру на сумму поступивших денежных средств и отражает этот счет в книге продаж за тот отчетный период, в котором эти средства поступили на счет (в кассу) налогоплательщика (п. 19 Правил).
Автор считает необходимым обратить внимание налогоплательщиков на то, что в новой форме книги продаж, применяемой с 1 января 2001 г., появилась дополнительная графа (9) «N п/п из книги покупок». Эта графа заполняется налогоплательщиками при реализации ранее приобретенных товаров (работ, услуг). При этом в ней указывается порядковый номер счета-фактуры поставщика реализуемых товаров (работ, услуг), под которым этот счет-фактура был зарегистрирован в книге покупок налогоплательщика.
Как происходит перевыставление счетов
В законе нет четких указаний, касающихся последовательности перевыставления счетов. Не оговорены и нюансы принятия к вычету НДС. Но нужно обязательно ориентироваться на положения законов, косвенно касающихся правил перевыставления, на судебную практику. Это позволит уменьшить риск появления претензий от уполномоченных органов.
Есть общие нормы, касающиеся перевыставления счетов. В частности, нужно обязательно подтвердить траты, понесенные посредником за счет заказчика. Для этого используются документы. Соответствующее правило оговорено в пунктах 1-2 статьи 1008 ГК РФ.
Главные правила реализации продукции через посредника:
- Если в продаже товара участвует посредник, данные о нем прописываются в счете на оплату. Счет оформляется в нескольких экземплярах.
- Копия счета выдается заказчику.
- Заказчик должен составить счет-фактуру, который нужен посреднику.
При оформлении счета-фактуры (СФ) в первой строке документа прописываются его номер и дата заполнения. Нужно зафиксировать дату подачи счета агенту. Принципалу необходимо внести отметку на основании счета-фактуры в книге покупок.
В рамках рассматриваемых сделок доходом будет считаться агентское вознаграждение. То есть именно с него будет уплачиваться НДС. Соответствующие положения содержатся в статьях 41, 153 НК РФ.
Продавец реализует товары физлицам
Сроки оформления документацииСледует принять во внимание следующее: Минфин дает разъяснения, что если по специфике своей деятельности Вы продаете товары (выполняете работы) физлицам, то Вы можете по собственной инициативе выписывать счета-фактуры и вносить их в книгу продаж. Но не стоит забывать, что выписка счетов не заменят оформление кассовых и товарных чеков, которые также придется выдавать покупателям. Было бы полезно иметь полное представление о данном налоговом документе. Последние два письма Минфина РФ регламентируют случаи, в которых отгрузка товара является непрерывной (например, поставка электроэнергии или газа по газопроводу). В таких ситуациях бухгалтерские документы могут выставляться один раз в месяц или в квартал. Естественно, в них должны содержаться данные об общем объеме поставок за выбранный продавцом период.