Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить 6-НДФЛ за I квартал 2023 года и последующие отчетные периоды». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@ были внесены изменения в Приказ ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@, регламентирующий порядок заполнения и представления расчета сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом. Учитывая данные изменения, 6-НДФЛ с 2023 года будет предоставлять по новой форме.
На что обратить особое внимание
В разделе 1 отражайте НДФЛ к перечислению на 22 марта
В разделе 1 расчета больше нет полей для дат уплаты, указывать нужно только суммы по каждому сроку перечисления. Ведь крайний срок уплаты НДФЛ теперь единый независимо от вида дохода — 28-е число каждого месяца. В строках 021–023 раздела 1 заполните НДФЛ, который удержали в отчетном периоде по 22 марта включительно:
- в строке 021 — НДФЛ, удержанный с 1 января по 22 января;
- в строке 022 — НДФЛ, удержанный с 23 января по 22 февраля;
- в строке 023 — НДФЛ, удержанный с 23 февраля по 22 марта.
Налог, который удержали с 23 по 31 марта, вы отразите уже в отчетности за полугодие. Строку 024 в 6-НДФЛ за I квартал не заполняйте, она понадобится только в годовой отчетности.
В полях 030–032 изменений нет. Как и раньше, заполняйте в них даты и суммы возврата налога в отчетном периоде.
Основные изменения 6-НДФЛ в 2023 году были связаны с Разделом 1:
- переименована строка 020 «Сумма НДФЛ, удержанная за последние три месяца отчетного периода» в «Сумма НДФЛ, подлежащая перечислению за последние три месяца отчетного периода». В новой строке теперь нужно будет указывать суммарный показатель исчисленного и удержанного налога по всем четырем срокам перечисления;
- строки 021 и 022, предназначенные для указания сроков перечисления налога и соответствующих сумм, объединены в четыре строки:
- 021 – сумма налога по первому сроку перечисления,
- 022 – по второму сроку,
- 023 – по третьему сроку,
- 024 – по четвертому сроку.
Как отразить в 6-НДФЛ переходящий отпуск
Отпускные при переходящем отпуске, который начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, отражают в расчёте 6-НДФЛ так же, как и обычные отпускные. Дело в том, что доход сотрудника по отпускным возникает тогда, когда их выплачивают. Налог в общем случае уплачивается за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца — не позднее 28-го числа текущего месяца. Если налог исчислен и удержан за период с 1 по 22 января, то он уплачивается не позднее 28 января, за период с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня календарного года. При этом не имеет значения, когда начался и закончился сам отпуск. Соответственно, при заполнении расчёта за налоговый период начисленная по переходящему отпуску сумма отпускных отражается в Приложении к справке в поле того месяца, в котором она фактически выплачена работнику. Например, если работник находился в отпуске с 23 мая по 17 июня и отпускные выплачены в мае, то в Приложении к справке в поле «Месяц» надо указать «05».
Месторасположение и расшифровка стр. 160 (ранее 070) в отчете 6-НДФЛ
В новой форме 6-НДФЛ (приказ ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@) строка 160 называется «Сумма налога удержанная» и располагается в разделе 2. Для нее отведено 15 ячеек, как и для большинства суммовых строк данного отчета. В прежней форме данному показателю предназначалась строка 070 в разделе 1.
Порядок заполнения 6-НДФЛ в строке 160 предписывает:
В строке 160 нужно указывать общую сумму налога, которую фактически удержали с начала года. При этом следует учитывать, что дата начисления и удержания налога, а также срок его перечисления совпадают далеко не всегда. Например, налог с зарплаты начисляется последним днем месяца, а удерживается при ее фактической выдаче. В этом случае сумма дохода будет отражена в строке 110, но налог с него в строке 160 отражаться не будет, поскольку он будет удержан в последующем периоде.
Например, НДФЛ, который удерживают из мартовской зарплаты в апреле, отражают в строке 160 не за 1 квартал, а за полугодие.
Принципы заполнения строки 160 (ранее 070)
Заполнение строки 160 в 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года подчиняется общим правилам. Заполняется она при наличии информации; данные рассчитываются от начала года. Для 1 квартала строку 160 в 6-НДФЛ, соответственно, сформируют цифры, относящиеся к первым трем месяцам календарного года.
Если к подлежащим выплате доходам применяют разные ставки, то число листов раздела 2 равно числу ставок. В отчетности до конца 2020 года несмотря на то что в форме бланка отчета было обозначено наличие всех предусмотренных для него строк, заполнение строки 070 в 6-НДФЛ осуществлялось единожды по всем ставкам.
В форме 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года данные по строке 160 указываются нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке.
Организация выдавала зарплату и удерживала НДФЛ:
В строку 160 расчета 6-НДФЛ за 1 квартал пойдут суммы налога удержанного в январе—марте с зарплаты за декабрь—февраль. А налог с мартовской зарплаты присоединится к этой строке уже в полугодовом отчете.
Цифры в строку 160 вносятся по единым для отчета правилам: начиная с крайней левой ячейки. В оставшиеся незаполненными ячейки вносятся прочерки. При оформлении отчета с применением программного обеспечения допустимо оставить пустые ячейки — без прочерков.
Возможна ситуация, при которой данных для заполнения строки 160 в 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года не окажется. Например, при отсутствии в отчетном периоде факта удержания налога. Тогда в ней ставят цифру «0».
О нюансах заполнения отчета по форме 6-НДФЛ с 1-го квартала 2021 года читайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите подсказкам от экспертов К+. Это бесплатно.
Контрольные соотношения для проверки
Налоговики представили для проверки контрольные соотношения в строке 070 6-НДФЛ в письме №БС-4-11/ от 10.03.2016 и предлагают сравнивать показатели из полей 070 и 090. Но есть и другой вариант: проверьте отчетность, поданную ранее в текущем году. Поскольку раздел 1 заполняют нарастающим итогом, все показатели в нем заметно отличаются от прежних.
Популярный вопрос у многих налогоплательщиков: можно ли менять строку 070 в 6-НДФЛ задним числом и как это сделать? Если вы заметили ошибку в этом поле, подавайте корректирующие данные — аналогичный отчет с правильными данными. Учтите: если ошибка закралась в отчетность за полугодие, а затем перешла в отчетность за 9 месяцев, подавать следует два уточняющих отчета — за полугодие и за 9 месяцев, чтобы избежать проверок.
Какие доходы нужно отражать в форме 6-НДФЛ
В расчёте 6-НДФЛ отражайте все доходы, с которых вы должны удержать НДФЛ.
Объект обложения НДФЛ – это доход, который получает физическое лицо, в том числе заработная плата и другие выплаты по трудовым договорам, оплата по гражданско-правовым договорам на оказание услуг, выполнение работ, дивиденды и иные доходы, которые не освобождены от НДФЛ.
Облагаются НДФЛ доходы, полученные как от источников в РФ, так и от источников за пределами РФ.
Налоговый агент обязан исчислить, удержать и перечислить НДФЛ в бюджет с доходов, выплачиваемых физлицам:
- в денежной форме, как в рублях, так и в иностранной валюте;
- в натуральной форме (имущество, имущественные права, работы, услуги);
- в виде материальной выгоды.
Не нужно в расчёт 6-НДФЛ включать:
- доходы, которые полностью не облагаются НДФЛ на основании ст. 217 НК РФ.
Например, не отражайте в расчёте единовременную материальную помощь работнику в связи со смертью члена семьи.
А вот доходы, которые лишь частично не облагаются налогом по ст. 217 НК РФ, рекомендуем включить в расчёт. Например, это суммы материальной помощи и стоимость подарков в пределах 4 000 руб. в год. Ведь общая сумма таких доходов за год может превысить необлагаемый лимит.
- доходы, с которых НДФЛ должен уплатить тот, кто их получает;
- доходы индивидуальных предпринимателей, нотариусов, адвокатов и иных лиц, занимающихся частной практикой;
- доходы, перечисленные в п. 1 ст. 228 НК РФ. Например, доходы, которые физлица получают от продажи недвижимого имущества;
- доходы резидентов других государств, которые не облагаются в России в силу международных договоров.
При обнаружении в поданной форме ошибки либо при пересчете НДФЛ за прошлый год подается уточнённый расчёт. Определенных сроков для этого Налоговый кодекс не предусматривает. Но если вы нашли ошибку сами, незамедлительно исправьте ее и представьте «уточнёнку».
Если внести исправление раньше того, как ошибку найдут налоговики, штрафа в размере 500 рублей можно избежать.
Особенности уточненной формы 6-НДФЛ таковы:
- указывается номер корректировки — «001» для первой, «002» для второй и так далее
- в полях, в которых найдены неточности и ошибки, нужно указать правильные данные
- остальные поля заполняются так же, как в первичном расчёте
Отдельно упомянем о том, как исправить форму, если вы указали неверный код КПП или ОКТМО. В этом случае нужно подавать 2 расчёта:
- В первом нужно указать правильные коды КПП и ОКТМО и поставить номер корректировки «000». Все прочие данные перенести из прежней формы.
- Во втором расчёте указывается номер корректировки «001», а также КПП и ОКТМО, которые были указаны в ошибочной форме. Во всех разделах должны быть проставлены нулевые данные.
Всё про 6‑НДФЛ: новая форма, контрольные соотношения, ставка 15 %
Отчитываться за 2021 год будем по форме, утвержденной приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Изменения в него внесены приказом ФНС от 28.09.2021 № ЕД-7-11/845@. Они вступили в силу с 1 января 2022 года и применяются, начиная с представления расчета 6-НДФЛ за 2021 год.
Срок представления 6-НДФЛ за 2021 год — не позднее 1 марта 2022 года
В отличие от предыдущей формы расчета, Раздел 1 заполняется данными за последние три месяца, а Раздел 2, наоборот — нарастающим итогом с начала года. А еще в расчет добавлено Приложение № 1 — бывшая справка 2-НДФЛ, которая теперь отменена как самостоятельный отчет.
Читать статью — Подробный разбор изменений и правил заполнения 6-НДФЛ
С 2021 года по НДФЛ действует прогрессивная ставка. Ставка 13 % применяется, когда сумма налоговых баз меньше или равна 5 млн рублей. Если же сумма баз превысит ограничение, будет действовать ставка 650 тыс. рублей + 15 % с суммы превышения.
Если доход сотрудника больше 5 млн рублей, надо будет заполнять Разделы 1 и 2 по каждой ставке, которую применяли в налоговом периоде, а также указывать в них разные КБК.
Читать статью — Как считать НДФЛ по ставке 15 % и кого это касается
При заполнении приложения №1 к 6-НДФЛ за 2021 год применяются коды видов доходов и вычетов, утвержденные приказом ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@. С 9 ноября их перечень изменился (приказ ФНС от 28.09.2021 № ЕД-7-11/844@).
Например, введены новые коды:
- 1401 — для отражения доходов, полученных от сдачи в аренду или иного использования жилого недвижимого имущества;
- 1402 — для прочего недвижимого имущества.
- Появился специальный код дохода 2015 — для отражения суточных, превышающих 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ
- А для отражения социальных вычетов разделены суммы, потраченные на приобретение лекарственных препаратов — новый код 323, и уплаченные за медицинские Услуги — код 324.
- Читать статью — Какие новые коды доходов и вычетов использовать в 6-НДФЛ в 2022 году
Ключевые моменты при заполнении строки 070
Обязательным является заполнение строки 070 в 6-НДФЛ для всех налоговых агентов. Она находится в Разделе 1 документа, в котором приводятся обобщенные величины по всем показателям, интересующим контролирующие органы. Числовые значения должны вноситься без знака «минус», правильность составления формы проверяется при помощи контрольных соотношений. Стр. 070 в 6-НДФЛ предназначена для отражения накопленной за отчетный интервал времени суммы налога, который был удержан.
За каждый период в рамках одного календарного года величина НДФЛ и других показателей в Расчете должна показываться нарастающим итогом с 1 января налогового года. Налог в отчетной форме выступает в двух видах:
- исчисленные суммы;
- удержания.
В методическом материале говорится, что строка 070 формы 6-НДФЛ обозначает только фактически произведенные удержания. К этой категории относятся налоги, которые были рассчитаны, по ним наступил срок уплаты. Срок фактического перечисления и удержания должен совпадать с датой выплаты налогооблагаемого дохода физическому лицу (подтверждение – ст. 226 п. 4 НК РФ). Стр. 070 формы 6-НДФЛ не может отражать суммы, по которым нет оснований признавать доход выплаченным.
Необоснованным действием будет включение в графу с удержанным налогом сумм НДФЛ, исчисленных при выдаче аванса по зарплате. Доход в этой ситуации будет признан выплаченным в конце текущего или начале следующего месяца вместе со всей величиной заработка (п. 2 ст. 223 НК РФ). Только после этого исчисленный НДФЛ переходит в группу удержанного налога. Как заполнить строку 070 в 6-НДФЛ – учитывать надо только те суммы, которые были фактически удержаны из выплаченных доходов.
Шаг 1. Заполняем раздел 1 отчета 6-НДФЛ
В раздел 1 входят общие данные по всем получателям выплат. Нужно указать, сколько налога было удержано в последние 3 месяца и в какие даты. Аналогично указывается информация о суммах НДФЛ, возвращенных физлицам. Для каждого КБК заполняется свой раздел 1.
В строке 010 указываем код бюджетной классификации (КБК), на который будете перечислять налог. Обратите внимание, что они отличаются для стандартной ставки 13 % и повышенной ставки 15 %.
В строках 020-022 указываем информацию о суммах НДФЛ, удержанных за последние три месяца. Их надо распределить по крайним срокам уплаты (строка 021). В каждый срок была перечислена определенная сумма налога — ее укажите в соответствующей строке 022. В поле 020 впишите общую сумму удержанного в отчетном квартале НДФЛ. Сумма из строки 020 должна быть равна сумме всех строк 022.
В строках 030-032 по аналогии указываем сведения о возвращенных физлицам суммах НДФЛ. В строке 031 укажите дату, в которую перечислили налог физлицу, в строке 032 — сумму возврата. Общая сумма НДФЛ, возвращенного в последние три месяца, указывается в строке 030. Она должна быть равна сумме всех полей 032.
Если на одной странице раздела 1 оказалось недостаточно строк 021-022 или 031-032, дополните отчет еще одной страницей. При этом поля 020 и 030 для каждого КБК должны быть заполнены только на первой странице.
Шаг 3. Заполняем приложение № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица»
Приложение № 1 входит только в годовой расчет 6-НДФЛ. Первый раз его нужно будет заполнить по итогам 2021 года и подать в налоговую до 1 марта 2022 года вместе с другими разделами расчета. В начале укажите номер справки и при необходимости номер корректировки сведений.
В разделе 1 пишем данные о получателе дохода: ФИО, ИНН, статус, дату рождения, гражданство;
В разделе 2 заполняем информацию о доходах и НДФЛ по итогам года. Вписываем общую сумму дохода без вычетов и удержаний, затем исключаем вычеты, рассчитываем НДФЛ и указываем суммы удержанного, перечисленного и излишне удержанного налога;
В разделе 3 прописываем информацию о вычетах: код и сумму вычета, а затем данные налоговых уведомлений.
В разделе 4 придется что-то писать, только если налог не был удержан. Укажите сумму дохода, с которого не удержали НДФЛ, и сумму неудержанного налога.