Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок разработки номенклатуры дел». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:
- он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
- группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
- обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
- определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
Номенклатура дел позволяет отслеживать состав документов, порядок их движения и обеспечивать их сохранность. Для кадровой службы она особенно важна, потому что кадровые подразделения хранят большой объем документов, в том числе личных бумаг сотрудников. Номенклатура — это перечень дел, заведенных в подразделении. Дело — это сборник однотипных бумаг с один и тем же сроком хранения. Одно дело состоит из одной или нескольких папок — единиц хранения.
Формируя сводный перечень дел, организация должна учитывать положения таких нормативных документов:
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526 — обязателен для органов государственной и муниципальной власти, для прочих организаций имеет рекомендательный характер;
- приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
Составление реестра дел начинается с исследования состава документов подразделения, распределения их на отдельные дела и папки. Затем каждому делу присваивается индекс и составляется единая опись — номенклатура.
Внесение изменений в утвержденную номенклатуру дел
Эта процедура подразумевает, что изменения будут вноситься в актуальную номенклатуру на протяжении года, для которого она утверждена. Такая необходимость возникает, например, при появлении новой группы дел, которые ранее в номенклатуру не входили.
Процесс внесения изменений зависит от способа утверждения номенклатуры. В тех случаях, когда для вступления в силу достаточно подписи руководителя на форме номенклатуры, кадровые служащие еще при ее составлении оставляют несколько свободных строк, которые используются по мере появления новых групп дел.
Если же номенклатура утверждалась приказом, то внесение изменений происходит в той же форме, т. е. издается приказ, которым вносятся дополнительные группы дел под индексом, присвоенным в порядке валовой нумерации.
Заполнение графы «Количество дел» по окончании календарного года не считается внесением изменений. Просто соответственные цифры проставляются в этой графе ответственным сотрудником отдела кадров от руки.
Случается и наоборот: предусмотренная группа дел в течение года прекращает существование, когда необходимость в сборе и хранении документов отпадает на протяжении года. Но даже если в группе не оказывается ни одного дела, вычеркивать ее из номенклатуры не следует. Однако при утверждении номенклатуры на следующий год такая группа в номенклатуру уже не вносится.
Общие принципы составления номенклатуры
Дела в номенклатуре отдела кадров систематизируются:
- с учетом функции (распорядительные документы, локальные нормативные акты, удостоверения, личные карточки, переписка и т.п.);
- с учетом сроков их хранения, которые зависят от важности документа. Например, срок хранения личных дел работников, трудовых договоров, личных карточек работников составляет 75 лет, переписка по воинскому учету хранится 3 года, графики отпусков — 1 год и т.д.;
- с соблюдением хронологического принципа.
Для того чтобы не ошибиться при сортировке дел, можно опираться на следующие документы:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. №236);
- утвержденный Росархивом в 2002 году свод правил работы архивов предприятий.
Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура
Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.
Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.
Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:
- перечень типовых документов, утвержденный приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236;
- перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.
В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 236, а также разделе 6 перечня, введенного Главархивом СССР.
Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:
- должны быть оформлены в архив на длительное хранение;
- могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены;
- могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению.
Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:
- перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать;
- сроки их хранения, предусмотренные законодательством.
Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы
Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.
Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.
Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?
Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:
- классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
- определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.
Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.
Утверждение номенклатуры дел кадровой службы
Номенклатура отдела кадров (структурного подразделения фирмы) должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива.
Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 8. В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения.
Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений (включая кадровую службу).
Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами Росархива также и с точки зрения применения сводной номенклатуры.
Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Росархива, порядок действий будет следующим.
Кадровику нужно будет:
- окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 8, при необходимости откорректировать их;
- согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива (скорее всего, это будет документовед фирмы), а также руководителем кадровой службы;
- дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.
Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует:
- собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме, утвержденной в приложении 7 к правилам Росархива;
- согласовать сводную номенклатуру с документоведом;
- утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.
Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.
В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.
В классическом варианте этот документ составляют как таблицу. Индексы, классификации становятся базой для регистрационных процессов документации, формируемой внутри предприятия, исходящей из нее внешним адресатам и принимаемой для обработки из внешних источников. Хорошо составленная номенклатура является удобным инструментом для формирования иных классификаторов, обязательно сопровождающих процесс делопроизводства любой современной компании. Так, предварительное рассмотрение документации нередко требует наличия классификатора вопросов, участков для обсуждения. Также специальные классификаторы требуются для исполненной документации. При внедрении электронной системы необходима разработка навигаторов, представлений, отражающих разные структурные подразделения и исполнителей. Дополнительно на основании номенклатуры дел можно разработать систему, позволяющую упорядочить документацию, подлежащую специальному контролю, а также другие типы.
Зачем кадровикам номенклатура дел?
В фирмах с численностью персонала в несколько человек, отсутствием текучки и минимальным количеством бумажной работы вести кадровые дела можно не разрабатывая сложную систему. Но по закону все бумаги, касающиеся сотрудников и содержащие персональные данные, должны храниться энное количество лет, а работодатель обязан создать для этого необходимые условия.
Сведения о стаже работников, о размере заработка, об условиях труда, дающих право на льготы, – информация, носящая социально-правовой характер. За ее получением обращаются и действующие сотрудники, и бывшие, спустя много лет после увольнения.
Текущие документы находятся непосредственно в отделе кадров, старые — остаются в . При закрытии фирмы все они подлежат «переселению» в архив. В любом случае, группировка и хранение должны быть организованы так, чтобы нужные бумаги находились быстро и без проблем.
Даже если документов минимум, при передаче архивариусу их все равно придется как-то упорядочивать. Целесообразно сделать это сразу. В организации нет номенклатуры — нужно ее создать и утвердить, независимо от объема кадрового документооборота.
Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы
Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.
Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.
Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?
Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:
- классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
- определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.
Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.
Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.
По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.
Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.
Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются:
- индекс дела;
- заголовок дела;
- количество единиц хранения;
- сроки хранения и номера статей по перечню;
- примечания к номенклатуре.
Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее.
Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура
Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.
Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.
Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:
- перечень типовых документов, утвержденный приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236;
- перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.
В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 236, а также разделе 6 перечня, введенного Главархивом СССР.
Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:
- должны быть оформлены в архив на длительное хранение;
- могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены;
- могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению.
Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:
- перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать;
- сроки их хранения, предусмотренные законодательством.
Утверждение номенклатуры дел кадровой службы
Номенклатура отдела кадров (структурного подразделения фирмы) должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива.
Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 8. В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения.
Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений (включая кадровую службу).
Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами Росархива также и с точки зрения применения сводной номенклатуры.
Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Росархива, порядок действий будет следующим.
Кадровику нужно будет:
- окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 8, при необходимости откорректировать их;
- согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива (скорее всего, это будет документовед фирмы), а также руководителем кадровой службы;
- дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.
Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует:
- собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме, утвержденной в приложении 7 к правилам Росархива;
- согласовать сводную номенклатуру с документоведом;
- утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.
Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.
В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.
Утверждение номенклатуры дел кадровой службы
Номенклатура отдела кадров (структурного подразделения фирмы) должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива.
Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 8. В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения.
Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений (включая кадровую службу).
Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами Росархива также и с точки зрения применения сводной номенклатуры.
Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Росархива, порядок действий будет следующим.
Кадровику нужно будет:
- окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 8, при необходимости откорректировать их;
- согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива (скорее всего, это будет документовед фирмы), а также руководителем кадровой службы;
- дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.
Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует:
- собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме, утвержденной в приложении 7 к правилам Росархива;
- согласовать сводную номенклатуру с документоведом;
- утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.
Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.
В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.