Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Взыскание недостачи с материально ответственного лица». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Списание недостачи возможно только за год проведения инвентаризации. По состоянию на 31 декабря текущего года 94-й счёт должен быть закрыт с нулевым сальдо. То есть итоговая инвентаризация должна проводиться до закрытия отчётного года.
Увольнение при недостаче
Увольнение является довольно неприятным моментом, особенно если это сопровождается конфликтом между сторонами договора. А если человек материально ответственный и увольняется при недостаче, то проблема усугубляется еще сильнее.
Важно знать, что недостача – это не основание для отказа расторгнуть договор. Несоблюдение сроков увольнения влечет для работодателя неблагоприятные последствия.
Если человек решил уволиться по собственному желанию, то должен уведомить директора за 14 дней. При получении заявления, работодатель обязан провести инвентаризацию имущества. Причем сделать это нужно пока сотрудник не уволиться.
Выявив ущерб, руководство может взыскать сумму, путем вынесения распоряжения, в пределах среднего месячного заработка. При большей сумме и непризнании вины или же, если сотрудник уже уволился, для взыскания недостачи работодатель будет обращаться в судебную инстанцию.
Работник обязан присутствовать на инвентаризации, а также передать вверенные ему материальные ценности новому ответственному лицу. Отказ от участия в инвентаризации и написания объяснительной в дальнейшем могут неблагоприятно отразиться на положении специалиста.
Прекращение трудовых отношений при недостаче не освобождает виновного от возмещения ущерба предприятию. Если в суде будет доказан факт недостачи по вине уволенного сотрудника, судья обяжет его возместить причиненный вред.
Что делать, если не согласен с недостачей?
Недостача на предприятии является сложной ситуацией, приводящей к конфликту между сотрудником и начальством. Если после проведенной инвентаризации выявляется отсутствие имущества, руководство привлекает к ответственности лиц, которые за него отвечают. В случае не согласия с недостачей или рассчитанной суммой возмещения, первым делом надо запросить у работодателя все документы по инвентаризации и расследованию инцидента. Работник вправе обратиться в суд с исковым заявлением об обжаловании действий работодателя.
Трудовым законодательством предусмотрены случаи, при которых исключается ответственность персонала за недостачу. Например, несоблюдение директором надлежащих правил хранения имущества, форс-мажор, нормальные риски фирмы, следствие крайней необходимости или необходимой обороны. При наличии таких обстоятельств, работник должен указать их в иске.
Важно знать, что при несогласии выплатить ущерб, работодатель сможет его взыскать только в судебном порядке. Ему придется доказать судье вашу вину в недостаче.
На заседании надо ходатайствовать об истребовании необходимых документов, которые вам на руки не выдали. Для доказывания своей невиновности в суд предоставляются все имеющиеся доказательства, подойдут даже свидетельские показания.
Ст. 250 ТК РФ предусмотрено, что судом, по ходатайству работника, может быть уменьшен размер возмещения. Это зависит от доходов, семейного положения работника, степени и формы его вины и иных обстоятельств. Их наличие должен будет доказать сам работник. Однако же полностью от выплаты ущерба не освободят.
Снижение суммы взыскания возможно, как при частичной, так и при полной материально ответственности. Как показывает судебная практика, если заявление о снижении суммы не поступило, судья должен сам вынести вопрос на обсуждение.
Для защиты своих прав лучше обратиться к нашему юристу по трудовым спорам. Он не только проконсультирует все по вашей ситуации, но и подготовит исковое заявление или возражение на заявление предприятия в соответствии с законом. Так же, адвокат докажет отсутствие вины работника, а при ее наличии, оспорит сумму взыскания и докажет необходимость снижения размера возмещения.
- Недостача — это расхождение документального и реального наличия ТМЦ компании: товаров, денежных средств, другого имущества.
- Чтобы документально подтвердить недостачу, проводят инвентаризацию: собирают комиссию, сравнивают остатки и составляют необходимые документы — акт инвентаризации товаров в пути, опись принятого и хранящегося в торговом зале или на складе товара и сличительную ведомость.
- Чтобы взыскать недостачу с работника, он должен быть материально ответственным лицом с подписанным договором и должностной инструкцией. Материальный ущерб должен быть подтверждён результатом служебного расследования.
- Сумма удержания не должна быть выше среднего заработка за месяц. При большей сумме ущерба с сотрудником придётся договариваться о частичном и поэтапном возмещении.
- Списание недостачи возможно только за год проведения инвентаризации.
Недостача и увольнение: как поступить правильно?
Распространена ситуация, когда работник, узнав о недостаче, увольняется. Расторжение трудового договора не означает снятия материальной ответственности: ущерб придется компенсировать, даже если вы устроились в другое место. Работодатель имеет право удержать зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск в счет покрытия недостачи, а если этого окажется недостаточно — предложит заключить соглашение о возмещении оставшегося долга. Если работник откажется, долг взыщут через суд. Разумеется, это возможно только при условии соблюдения правил обнаружения недостачи и определения ее размеров, описанных выше.
Работодатели, узнав об увольнении материально ответственного лица с недостачей, иногда отказываются возвращать трудовые книжки и давать расчет. Это противозаконно: трудовую книжку и расчет должны отдать в день расторжения договора. Удерживая документы работника, компания препятствует его трудоустройству, поэтому обязана компенсировать ему утраченный заработок.
Материальная ответственность: условия привлечения
Прежде всего необходимо доказать вину конкретного сотрудника и размер причиненных им убытков (ст. 233 ТК РФ). Должны соблюдаться условия и порядок привлечения к материальной ответственности. Наказание грозит в случаях, если:
- работодателю причинен прямой действительный ущерб;
- доказано наличие вины работника (умышленной или по неосторожности);
- было совершено правонарушение — действия (или бездействие), нарушающие нормы законодательства;
- доказана причинная связь между поведением подчиненного и возникших у работодателя прямых действительных потерь.
Кроме того, при оценке действий сотрудника необходимо учесть случаи, снимающие с него материальную ответственность (ст. 239 ТК РФ). К ним относятся:
- Непреодолимая сила (наводнение, ураган и т. д.);
- нормальный хозяйственный риск (или износ);
- крайняя необходимость или необходимая оборона;
- работодателем не обеспечены необходимые условия для сохранности вверенных работнику ценностей.
Полная материальная ответственность работника: есть нюансы
Статья 238 ТК РФ (Закон о материальной ответственности работника) устанавливает обязанность сотрудника компенсировать причиненный работодателю ущерб.
Сумма, которую разрешается взыскать, то есть размер материальной ответственности работника, рассчитывается исходя из действительного урона, нанесенного предприятию действиями сотрудника, если возникли:
- фактическое изменение имущества работодателя в сторону его уменьшения;
- порча состояния такого имущества;
- необходимость в затратах либо дополнительных финвложениях на покупку или восстановление имущества;
- необходимость возместить убытки, причиненные третьим лицам.
Упущенная выгода (неполученный доход) не взыскивается, то есть к случаям полной материальной ответственности не относится.
В общем порядке (ст. 241 ТК РФ) с человека взыскивается сумма в пределах его среднемесячного заработка. В таком случае он ограниченно ответственен за содеянное.
Что такое недостача при инвентаризации
Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.
Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.
Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.
В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.
К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.
Причины возникновения нехватки
Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:
- Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
- Чрезвычайные ситуации — пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
- Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
- Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
- Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.
Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ — из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.
Как удержать недостачу с виновных лиц
Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.
Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.
Счет, напрямую поименованный как имеющий отношение к недостачам, – «Недостачи и потери от порчи ценностей» (94), но используется он не всегда.
При плановой инвентаризации, если имеет место недостача, делают запись Дт 94 Кт счетов ценностей; при форс-мажорных обстоятельствах (пожарах, бедствиях природного характера) ее относят на прибыли и убытки: Дт 99 Кт счетов ценностей.
Если недостача выявлена при подсчете товаров от контрагентов, также используют схему
Дт 94 Кт счетов ценностей (в пределах объемов, зафиксированных договором). Выявленные при подсчете объемы недостачи, более крупные, нежели предусматривает договор, могут вызвать претензии. Тогда используют запись Дт 76 Кт счетов ценностей.
По счету 76 открывают субсчет «Расчеты по претензиям». Недостачу фиксируют в зависимости от вида ТМЦ: Дт 94 Кт 01, 10, 41, 50. Обнаруженную недостачу ОС фиксируют по Кт 01 по остаточной стоимости, амортизацию списывают отдельно: Дт 02 Кт 01.
Недостачу в пределах норм естественной убыли материально ответственные лица возмещать не обязаны. Она увеличивает себестоимость продукции: Дт 20, 23, 44 и др. Кт 94.
Недостача сверх норм убыли погашается из средств виновных работников: Дт 73/2 Кт 94. Если виновник не найден или имеется судебное решение в пользу материально ответственного лица о его невиновности, сверхнормативная недостача относится в счет прочих расходов фирмы:
Дт 91/2 Кт 94.
Недостача забалансовых ценностей: взыскание с работника и бухгалтерский учет
При проведении плановой инвентаризации обнаружена недостача материалов (стоимостью менее 20 тыс. руб.). Скорее всего по вине материально-ответственного лица. Материалы числятся на забалансовом счете 030.1. Каким образом отразить это в бухгалтерском учете?
Согласно п. 4 ПБУ 6/01 «Учет основных средств» актив принимается организацией к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, если одновременно выполняются следующие условия:
— объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование;
— объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е. срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;
— организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта;
— объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.
При этом активы, в отношении которых выполняются условия, предусмотренные в п. 4 ПБУ 6/01, и стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 20 000 рублей за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в составе материально-производственных запасов (п. 5 ПБУ 6/01).
Такое имущество, учтенное в составе МПЗ, может быть учтено по Дебету счета 10 «Материалы». В соответствии с п.п. 5, 7, 8 ПБУ 10/99 «Расходы организации» при отпуске в производство его стоимость подлежит единовременному списанию с кредита счета 10 в дебет счетов учета производственных затрат.
В целях обеспечения сохранности этих объектов при эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль за их движением.
Действующим Планом счетов и инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н, не предусматривается отдельных забалансовых счетов для организации учета «малоценного» имущества. Организация вправе самостоятельно открыть дополнительный забалансовый счет. Это необходимо отразить в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).
Как удержать недостачу с материально ответственного лица?
Чтобы удержать недостачу необходимо сделать три важных вещи:
- провести сверку, инвентаризацию – задокументировать недостачу;
- выявить и документально подтвердить виновность мат. ответственного лица;
- подготовиться к ведению претензионной работы.
При соблюдении данных правил у руководителя есть возможность реально взыскать причиненный недостачей ущерб. После выявленной недостачи и проведенной инвентаризации необходимо взять письменные объяснениями у материально ответственного сотрудника, который виновен в недостаче.
Если он отказывается их писать, стоит это оформить в специальном документе, в котором будет указано почему сотрудник отказался давать пояснения, а также занесены данные свидетелей, которые присутствовали при отказе от дачи объяснений. Однако тогда взыскиваться ущерб будет по суду.
Согласно ст. 248 ТК РФ процедура истребования средств с виновного сотрудника должна производится согласно распоряжению работодателя, которое оформлено обязательно письменно.
Сумма, которую организация хочет истребовать от сотрудника, не должна быть выше среднемесячного заработка. Если же сумма больше тогда ущерб взыскивается по суду.
Фактически существует три способа вернуть недостачу:
- При помощи прямого приказа от работодателя.
- Добровольное погашения при выявлении недостачи.
- В судебном порядке.
Третий вариант самый долгий и трудоёмкий. Поэтому проще все решить в досудебном порядке.
И это действительно легко, если выполнить следующие действия:
- задокументировать недостачу;
- взять объяснения у материально ответственного сотрудника, который согласен с предъявленными претензиями;
- издание приказа о взыскание материальной ответственности.
Увольнение при недостаче
Увольнение является довольно неприятным моментом, особенно если это сопровождается конфликтом между сторонами договора. А если человек материально ответственный и увольняется при недостаче, то проблема усугубляется еще сильнее.
Важно знать, что недостача – это не основание для отказа расторгнуть договор. Несоблюдение сроков увольнения влечет для работодателя неблагоприятные последствия.
Если человек решил уволиться по собственному желанию, то должен уведомить директора за 14 дней. При получении заявления, работодатель обязан провести инвентаризацию имущества. Причем сделать это нужно пока сотрудник не уволиться.
Выявив ущерб, руководство может взыскать сумму, путем вынесения распоряжения, в пределах среднего месячного заработка. При большей сумме и непризнании вины или же, если сотрудник уже уволился, для взыскания недостачи работодатель будет обращаться в судебную инстанцию.
Работник обязан присутствовать на инвентаризации, а также передать вверенные ему материальные ценности новому ответственному лицу. Отказ от участия в инвентаризации и написания объяснительной в дальнейшем могут неблагоприятно отразиться на положении специалиста.
Прекращение трудовых отношений при недостаче не освобождает виновного от возмещения ущерба предприятию. Если в суде будет доказан факт недостачи по вине уволенного сотрудника, судья обяжет его возместить причиненный вред.
Каковы последствия обнаружения недостачи
Если факт недостачи будет установлен, материально ответственные лица несут ответственность за ее возникновение (ст. 243 ТК РФ). Это значит, такие лица обязаны в полном или частичном объеме возместить понесенный предприятием ущерб. Размер ущерба рассчитывается, исходя из ПП РФ №52 (от 16.11.2006).
При определении суммы учитываются следующие факторы:
- полное отсутствие имущественного объекта;
- ухудшение состояния вверенного имущества;
- траты, которые предприятие понесет при восстановлении и приобретении нового имущества;
- финансовые расходы, которые предприятие понесет при возмещении ущерба третьим лицам, если к нему привела недостача.
Если по подсчетам общая сумма ущерба оказывается меньше по размерам, чем средний заработок сотрудника, процедура возмещения регулируется Приказом руководителя предприятия, который формируется в течение месяца после проведения служебной проверки.
Если сотрудник уже уволился, ситуация несколько осложняется. Здесь имеется два пути:
- Бывший работник признает свою вину и на добровольных началах компенсирует ущерб.
- Работодатель обращается с исковым заявлением в суд с просьбой о взыскании суммы ущерба.
Если бывший сотрудник согласен компенсировать ущерб добровольно, оформляется соответствующий Приказ. Руководитель предприятия может пойти навстречу и составить график погашения ущерба с рассрочкой. В такой ситуации бывший сотрудник пишет обязательство по возврату долга, в котором указывается сумма ущерба и окончательный срок его возврата.
Основания обращения с иском о возмещении материального ущерба сотрудником:
- Трудовые отношения между работником и работодателем официально прекращены;
- Бывший сотрудник не признает вины за материальный ущерб или отказывается его возмещать.
Как удержать недостачу с материально ответственного лица?
Чтобы удержать недостачу необходимо сделать три важных вещи:
- провести сверку, инвентаризацию – задокументировать недостачу;
- выявить и документально подтвердить виновность мат. ответственного лица;
- подготовиться к ведению претензионной работы.
При соблюдении данных правил у руководителя есть возможность реально взыскать причиненный недостачей ущерб. После выявленной недостачи и проведенной инвентаризации необходимо взять письменные объяснениями у материально ответственного сотрудника, который виновен в недостаче.
Если он отказывается их писать, стоит это оформить в специальном документе, в котором будет указано почему сотрудник отказался давать пояснения, а также занесены данные свидетелей, которые присутствовали при отказе от дачи объяснений. Однако тогда взыскиваться ущерб будет по суду.
Согласно ст. 248 ТК РФ процедура истребования средств с виновного сотрудника должна производится согласно распоряжению работодателя, которое оформлено обязательно письменно.
Сумма, которую организация хочет истребовать от сотрудника, не должна быть выше среднемесячного заработка. Если же сумма больше тогда ущерб взыскивается по суду.
Фактически существует три способа вернуть недостачу:
- При помощи прямого приказа от работодателя.
- Добровольное погашения при выявлении недостачи.
- В судебном порядке.
Третий вариант самый долгий и трудоёмкий. Поэтому проще все решить в досудебном порядке.
И это действительно легко, если выполнить следующие действия:
- задокументировать недостачу;
- взять объяснения у материально ответственного сотрудника, который согласен с предъявленными претензиями;
- издание приказа о взыскание материальной ответственности.