Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция помощника руководителя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кандидат на занятие должности личного помощника руководителя должен иметь или среднее специальное, или, что предпочтительней, высшее образование в области администрирования. Также можно претендовать на должность с дипломом соответствующего профильного вуза.
Требования к опыту и образованию
Выпускник, предъявивший красный диплом об окончании одного из главных университетов страны, имеет преимущества при отборе. Кроме того, желательно проработать не меньше 3-х лет на административной работе. Как правило, вопрос выбора помощника решается индивидуально.
Соискатели должны обладать следующими профессиональными знаниями:
- об основных статьях законов РФ, относящихся к сферам производства и управления предприятия;
- об основах административной деятельности;
- навыками в некоторых технических вопросах: правильно использовать компьютер, принтер, факс, переговорные устройства, обеспечивать их работоспособность;
- хорошо ориентироваться в документообороте;
- уметь вести деловую переписку и переговоры с соблюдением нормативных, корпоративных и профессионально-этических принципов и правил;
- владеть одним или несколькими иностранными языками на необходимом уровне;
- в случае отбора на должность помощника, соответствующего уровню замдиректора, кандидат должен понимать специфику компании и ее основные бизнес-процессы.
Общие обязанности помощника руководителя
Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:
- ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
- координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
- ведение переписки от имени организации;
- прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
- обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.
Плюсы и минусы профессии
| Плюсы | Минусы |
|
● Богатый и разноплановый опыт. ● Высокая оплата труда (если компания достаточно крупная). Грамотные начальники ценят хороших ассистентов и нередко мотивируют их доплатами. ● Возможность работать удалённо, хотя и не всегда (некоторые вакансии — исключительно офисные). ● Не всегда требуется профильный опыт и высшее образование. |
● График ненормированный: если у шефа возникло срочное дело, он звонит ассистенту даже поздно вечером. ● Маленькая зарплата в небольших конторах (даже по сравнению с заработком фрилансера-копирайтера или контент-менеджера). ● Стресс, необходимость оперативно реагировать на задачи и действовать очень быстро. ● Часто требуется знание иностранного языка (обычно английского) на высоком уровне. |
Зарплата ассистента руководителя
Глава компании или подразделения начинает нуждаться в персональном ассистенте, когда:
-
на предприятии образуется два или более уровня подчинённости;
-
управленцу приходится поддерживать множество контактов за пределами организации.
Однако по факту у всех руководителей сегодня есть персональные помощники. Потребность в них тем сильнее, чем более крупные задачи берёт на себя компания и чем шире масштаб её деятельности. Предприниматели прекрасно осознают, насколько важен такой работник и для них лично, и для всей корпорации.
Зарплаты ассистентов разнятся в зависимости от их рабочего функционала и планки требований:
-
Базовые секретарские функции плюс обязанности офис-менеджера: $ 1 500–2 000.
-
В дополнение к ним — административное сопровождение, отдельные личные поручения начальника: $ 2 000–3 000.
-
Сверх этого — внедрение инноваций, ведение проектов и курирование работы со всеми партнёрами, исполнение всех личных поручений шефа: $ 3 000–5 000.
-
Помимо перечисленного, также персональное сопровождение руководителя на встречах, разряд по единоборствам и стрельбе, профессиональная спортивная подготовка: $ 5 000–6 000.
Типичные ошибки начинающих помощников руководителей
Такая должность, как ассистент руководителя, звучит солидно и производит впечатление. Но этот работник несёт серьёзную ответственность: любой его промах может создать очень масштабные проблемы для предприятия. Если вы раздумываете насчёт собственной карьеры и рассматриваете вариант помощника генерального директора, обязательно изучите, какие последствия могут повлечь ошибки на данной должности.
-
Рассеянность
Главное качество ассистента руководителя компании — это внимательность. Если вы забывчивы и рассеянны, на такой должности не преуспеете. Придётся учиться отвечать за свои действия, быть дисциплинированным и соблюдать дедлайны.
Если вы склонны отвлекаться на любую пролетающую мимо птичку, не умеете концентрироваться на задаче, то просто не справитесь с лавинообразным потоком работы, который сваливается на ассистента руководителя. Идеальный кандидат — тот, кто умеет фокусироваться, не распыляет внимание и относится к любому заданию серьёзно.
-
Опоздания
Зачем нужен ассистент руководителя
В сутках всего 24 часа, из которых минимум 7–8 необходимо выделять на сон, поэтому, если у руководителя фирмы несколько встреч, важных звонков и конференций в день, необходимо нанять помощника. Грамотный ассистент сумеет:
- Решать организационные вопросы. Помощник освободит время, которое ранее уходило на переписку и чтение писем, мониторинг социальных сетей, звонки партнерам и клиентам, заказ столиков в ресторане, машин, билетов. Теперь все эти простые, но требующие большого количества энергии задачи, будет выполнять конкретное лицо. У руководителя появится время на реализацию более сложных проектов, связанных с применением исключительно профессиональных навыков и знаний.
- Высвободить время руководителя на личные дела. Если жена и дети видят мужа и отца исключительно несколько минут перед сном и утром за завтраком, пора нанимать помощника. Карьера почти никогда не заменяет личную жизнь, какой бы успешной она ни казалась. Человеку необходимо отдыхать, общаться с близкими и родными. Если он этого не делает, произойдет отдаление от родственников, отношения станут более холодными, а также появится риск выгорания. Личный помощник упростит работу, позволит позабыть о необходимости контроля за мелочами, без которых деятельность компании невозможна.
- Повысить имидж руководителя и компании в целом. У каждого «серьезного» босса есть тот, кто заказывает ему такси, пиццу, приносит кофе, распоряжается о переговорах, обзванивает клиентов и сотрудников, ведет простую документацию. В глазах партнеров наличие помощника заметно повышает статус руководителя, показывает его значимость. В современных условиях нет ничего дороже свободного времени. Наем помощника показывает окружающим, что руководящее лицо умеет ценить свое время, а значит, не будет говорить голословно и назначать пустых встреч.
Где искать ассистента?
Помощника можно искать через специальные биржи, где собраны все объявления соответствующей категории. Кроме того, к поиску можно подключить знакомых и партнеров. Иногда хорошие, во всем разбирающиеся люди, легко обучаемые и чрезвычайно коммуникабельные, приходят по объявлению. Но подобное, скорее, редкость, чем правило, поэтому на поиск подходящей кандидатуры может уйти от нескольких недель до нескольких месяцев.
Поскольку взаимодействовать с ассистентом руководителю придется чаще, чем остальным сотрудникам, лучше проводить отбор лично. Чтобы это не занимало много времени, всех кандидатов лучше пригласить в один и тот же день.
Поиском помощников также занимаются специальные агентства. Если нет желания или времени, можно обратиться к ним, выслав список требований и качеств, которые руководитель желал бы видеть в человеке, достойном стать его помощником.
Возможно, следует попросить совета у партнеров или же обратить внимание на кого-то из сотрудников, который за дополнительную плату или в случае повышения в должности согласится выполнять такую работу.
Какие функции в компании выполняет помощник руководителя
Обязанности ассистента определяются штатным расписанием. В перечень может входить:
- организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя (рабочее место, канцелярия и т. д.);
- прием входящей корреспонденции;
- подготовка документов на подпись начальнику;
- распределение документооборота по соответствующим отделам;
- подготовка материалов, необходимых для работы руководителя;
- контроль продвижения актуальных проектов по согласованному плану;
- сбор, обработка и представление информации, необходимой для принятия управленческих решений и доведения их до ведома персонала;
- выполнение служебных поручений начальства;
- составление писем, отчетов, запросов по отделам предприятия, а также ответов и коммерческих предложений;
- подготовка заседаний, селекторов, собраний разного уровня (включая подбор места, техническое обеспечение, уведомление участников и т. д.);
- контроль исполнения распоряжений персоналом;
- прием предложений и пожеланий работников с целью их структуризации и подачи на рассмотрение руководству;
- формирование дел и их сдача в архив;
- проведение встреч и телефонных переговоров;
- ведение контрольно-регистрационной картотеки и многое другое.
Для кого-то такая должность – это хороший старт управленческой карьеры. Действительно, будучи правой рукой опытного топ-менеджера, можно очень быстро научиться и правильному поведению с подчиненными, и быстрому принятию ответственных решений, и многое еще чему.
Кто-то рассматривает такой пост, как проходной. Но здесь есть нюанс, который считается одновременно и плюсом, и минусом. Секрет в том, что любой начальник за хорошего ассистента будет держаться. Далеко не каждый согласится его рекомендовать на повышение. Это минус.
Плюс – льготы и перспективы, которые сулит статус незаменимого человека для топ-менеджера. На посту помощника можно заниматься отчасти и руководительской работой. При этом ответственность несет директор, который доверяет различные серьезные задания своему протеже.
Кроме того, видя способности сотрудника, даже при очень большой его ценности настоящие руководители все же дают зеленый свет его карьере. Важно установить добрые межличностные отношения.
Что до первых шагов к месту ближайшего к руководителю сотрудника, то здесь проще начинать с малого. Например, претендовать на должность помощника главы департамента, отделения, отдела. Занять такой пост проще. Часто на него берут людей, чтобы присмотреться к их способностям, и возможно, очень скоро повысить.
Кто такой личный ассистент и чем он занимается?
Персональный или личный ассистент – это специалист, который занимается решением рабочих и личных вопросов руководителя. Например, ведет календарь, напоминает о встречах и переговорах, контролирует дни рождения близких людей и помогает выбирать им подарки.
В должностные обязанности ассистента руководителя обычно входит:
|
Деловые задачи |
Личные поручения |
|
|
Как освоить новую профессию: бизнес-ассистент
Раз ты читаешь это, значит, ты в поиске профессии. Предполагаем, что она должна быть прибыльной, интересной, перспективной. Знаем одну профессию, от которой твои скулы точно не сведёт зевота, — бизнес-ассистент. Мы поговорили с Танзилёй Гариповой, основателем «Международной Академии Бизнес-ассистентов», и расскажем тебе, как освоить эту профессию.
Итак, первый вариант освоить профессию, не имея опыта, ничего о ней не зная и не обладая востребованными в ней навыками, — просто откликнуться на сотни вакансий, где не требуется опыт. Работодатель, который примет тебя на работу, будет знать, что ты новичок, и не окунёт тебя в самый хард. Вакансии, которые приведут тебя в профессию бизнес-ассистента, как только не называют: и секретарь, и помощник руководителя — выбрать можно любую.
Функции могут различаться, но все эти профессии принадлежат к сфере организации, администрирования ресурсами и помощи.
Профессия эта самая динамичная. Даже работа пилота «Формулы-1» не сравнится с ней. Будь готов к постоянным дедлайнам, авралам, бесчисленному количеству задач. Чтобы справляться с такой нагрузкой, выполнять мгновенно задачи и распоряжения руководителя, нужно обладать навыками и знаниями, на первый взгляд разрозненными. Поэтому придерживайся руководств, которые помогут держаться на гребне волны.
Постоянно учись. Дело в том, что эта профессия многоплановая. Поэтому чтение книг по корпоративному общению, организации рабочего времени, прохождение профессиональных тренингов и курсов обязательно. Если тебе не интересно развиваться и ты не готов постоянно учиться, то оставь эту профессию. В ней остаются стрессоустойчивые, суперорганизованные люди, чуть ли не читающие мысли своих руководителей.
Чем больше ты знаешь и можешь предложить руководителю, тем шире у тебя выбор среди вакансий, больше предложений от работодателей и выше твоя зарплата. Но предупреждаем: если эта профессия не то, чем ты готов заниматься всю жизнь и расти в ней, то боевые действия на Западном фронте во время Первой мировой покажутся тебе прогулкой. И не говори, что мы не предупреждали.
Должностная инструкция помощника руководителя
Структура должности «помощник начальника», должностные обязанности, требования к образованию, опыт работы должны быть указаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за выполнением сотрудниками своих обязанностей.
Должностная инструкция носит нормативный характер и подлежит обязательному соблюдению. В этом документе подробно описаны все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности разрешения трудовых конфликтов.
В отношении деталей деятельности помощника руководителя при составлении его должностной инструкции следует отнестись с особым вниманием. Обязательно надо прописать особенности работы, нюансы организации труда и времени отдыха, компенсацию за сверхурочную работу.
Необходимо отличать должностную инструкцию помощника от того же документа на должность «заместитель руководителя проекта». Обязанности последнего часто носят временный характер, как и сама работа. Кроме того, название должности должно быть четко указано в должностной инструкции. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «директор-менеджер». Убедитесь, что эта запись соответствует действующим правилам и актуальна.
Что указать в резюме соискателя на должность помощника руководителя
Должность личного ассистента — отличное начало карьеры выпускника. Таким образом, вы сможете устроиться на свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако для опытных кандидатов эта вакансия может показаться неинтересной. Особенно, если вы планируете сменить сферу деятельности.
Зная основные функции помощника руководителя, составить резюме несложно. В этом документе предполагается, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.
Информация, которую необходимо указать в резюме на вакансию «помощник» или «личный помощник начальника»:
- Полное имя, фамилия и отчество, только первые два допускаются в резюме для иностранной компании.
- Семейное положение. Это обязательный элемент: должность помощника часто связана с ненормированным рабочим днем. Вы должны следить за тем, чтобы такие часы не мешали семейным обязанностям.
- Образование. Перечислить в хронологическом порядке. Если вы все еще учитесь, обязательно обратите внимание на то, сколько времени это займет. Работодатели часто принимают студентов последнего курса в качестве ассистентов с последующим продвижением по карьерной лестнице. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
- Рабочий стаж. Пункт из последнего. Если у вас его еще нет, перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественных мероприятиях или профсоюзных организациях, учебные практики и другие соответствующие мероприятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику в выпускном отделении и напишите, что готовы ее предоставить.
- Личностные характеристики. Дайте себе максимально честную оценку. Опишите себя с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
- Дополнительная информация. Здесь вы должны написать, почему работодатель должен выбрать вас среди других соискателей. Также не забудьте указать дополнительные навыки, например, наличие водительских прав. Уже сейчас будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
- Контакты. Оставьте как можно больше способов связи с вами: мобильный и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Предоставляйте только актуальную информацию.
Грамотно составленное резюме не останется незамеченным работодателем.
II. Должностные обязанности
В обязанности помощника руководителя входит:
1. Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями:
— Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями
— Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений
— Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов
— Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений
— Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя
— Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций
— Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами
— Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений
2. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов:
— Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем
— Подготовка информационно-аналитических материалов
— Разработка тематического плана обзорного документа, доклада
— Определение круга библиографических источников
— Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки
— Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки
3. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий:
— Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя
— Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем
— Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов
— Подготовка презентаций по указанию руководителя
— Подготовка и проведение пресс-конференция руководителя
— Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров
4. Организация исполнения решений руководителя:
— Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя
— Координация деятельности по исполнению решений руководителя
— Контроль исполнения решений руководителя
— Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя