Инвентаризация: как и зачем ее проводят

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация: как и зачем ее проводят». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В законодательстве зафиксирована обязанность юридических лиц показывать в бухотчетности полные и достоверные сведения о финансовом состоянии организации. Суть этих действий — контроль и сопоставление фактического наличия материальных ценностей и их номинального присутствия на балансе фирмы. Другими словами — это средство для анализа состояния компании/предприятия. Каждый этап строго регламентируется федеральными законами и рекомендациями Министерства Финансов Российской федерации.

Отражение инвентаризации в бухгалтерском учете если выявлена недостача

Если нехватка в пределах допустимой естественной убыли, то операции будут такого плана:

Д94—К10(41,43)	Стоимость потерь списана
Д20(25,26,44)—К 94	Аннулирована недостача в пределах нормы

Процедура составления акта по результатам инвентаризации если выявлен плюс

Вся рыночная стоимость обнаруженных ценностей вносится в бухотчетность как доход, полученный за указанный период ведения деятельности. Цену можно обосновать за счет открытой информации об аналогичной продукции, либо с привлечением эксперта по независимой оценке. Необходимо сделать запись:

Д01(10,41,43,50)—К91

Показаны и оприходованы излишки

Оформление результатов инвентаризации в органах власти и учреждениях

Порядок проведения инвентаризации в органах власти и учреждениях во многом схож с порядком проведения инвентаризации в коммерческих организациях. Издается приказ, которым назначается комиссия по инвентаризации, осуществляются подготовительные мероприятия, ответственные лица дают расписки о том, что закрепленное за ними имущество списано или оприходовано, в назначенный день проводится инвентаризация в присутствии всех членов комиссии и ответственных лиц.

Но результаты инвентаризации оформляются другими документами.

Вид документа	Объект инвентаризации	Код формы
Инвентаризационная опись	ценные бумаги	0504081
остатки на счетах учета денежных средств	0504082
задолженности по кредитам, займам (ссудам)	0504083
БСО и денежные документы	0504086
наличные денежные средства	0504088
расчеты с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами	0504089
расчеты по поступлениям	0504091
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость)	объекты нефинансовых активов	0504087
бланки строгой отчетности и денежные документы	0504086
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации	0504092
Акт о результатах инвентаризации	0504835

Выявлена недостача материалов: проводки

В свою очередь, недостача может быть связана:

• с потерями того или иного количества объектов учета при наличии виновных лиц;
• потерями без виновных лиц.

Важный критерий учета недостачи в случае, если рассматриваемые активы представлены материально-производственными запасами, — ее величина в сравнении с нормативами по естественной убыли, установленными для того или иного объекта учета. Если в результате инвентаризации выявлена недостача материалов, проводки, при условии что недостача не превышает нормативы (вне зависимости от наличия или отсутствия виновных лиц), будут оформлены следующие:

• Дт 94 Кт 10 (или соответствующий иному активу счет, например 41 или 43);
• Дт 20 (или иной, характеризующий конкретный бизнес-процесс, в котором используется актив) Кт 94.

Если недостача не может быть отнесена на естественную убыль (вследствие превышения нормативов или их отсутствия), то она:

1. При отсутствии виновных лиц списывается в прочие расходы.
   При этом в бухгалтерских регистрах отражаются:
   
   • проводка, фиксирующая факт недостачи: Дт 94 Кт 10 (либо по иному активу);
   • проводка, указывающая на отсутствие виновных лиц: Дт 91 Кт 94.

1. При наличии виновных лиц компенсируется ими.
   Проводки:
   • Дт 94 Кт 10 (показывает факт недостачи);
   • Дт 73 Кт 94 (показывает факт выставления виновному лицу требований о компенсации);
   • Дт 50 Кт 73 (показывает факт получения компенсации от виновного лица через кассу).

Выявлена недостача ОС

При обнаружении недостачи отражается выбытие объекта ОС (п. 40-42 ФСБУ 6/2020). Списание объекта оформляется актом (форма № ОС-4), утверждаемым руководителем организации. На основании этого акта, переданного бухгалтерской службе, в инвентарной карточке (форма № ОС-6) делается отметка о выбытии.

В бухгалтерском учете отражается:

1. Дебет 01.«Выбытие основных средств» Кредит 01. «Первоначальная стоимость» — списана первоначальная стоимость ОС;
2. Дебет 02 Кредит 01.«Выбытие основных средств» — списана накопленная амортизация;
3. Дебет 94 Кредит 01.«Выбытие основных средств» — списана остаточная стоимость объекта.

В зависимости от наличия виновного лица недостача списывается:

1. Дебет 73 Кредит 94 — установлено виновное в недостаче лицо;
2. Дебет 73 Кредит 98 — отражена разница между рыночной и остаточной стоимостью имущества;
3. Дебет 51 Кредит 73 — взыскан ущерб в размере рыночной стоимости имущества с виновного лица;
4. Дебет 98 Кредит 91.«Прочие доходы» — признан прочий доход;
5. Дебет 91.«Прочие расходы» Кредит 94 — конкретный виновник отсутствует.

Что такое инвентаризация основных средств?

Инвентаризация объектов основных средств – это сопоставление фактического наличия объектов с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризация проводится не только в отношении объектов, находящихся в собственности предприятия, но и по имуществу, которое фирма арендовала или взяла на ответственное хранение (ст. 514 ГК РФ).

Для чего нужно проведение инвентаризации основных средств?

В ходе инвентаризации выявляют:

1. Фактическое наличие/отсутствие объектов.
2. Корректность присвоенных инвентарных номеров.
3. Правильность ведения бухгалтерского учета.
4. Факты излишков/недостачи основных средств.

Результаты инвентаризации: проводки

Пример 1

В ходе проведения инвентаризации была выявлена недостача одного основного средства (куплено за 50 000 р., остаточная стоимость – 3 000 р., амортизация – 47 000 р.). Руководство решило не привлекать виновных к ответственности, а списать пропажу на убытки. В бухучете это выглядит следующим образом:

Дт	Кт	Стоимость, руб.	Описание
01	01	50 000	Списана покупная стоимость объекта
02	01	47 000	Списание амортизации объекта
94	01	3 000	Списание остаточной стоимости
91	94	3 000	Убыток от списания

Если руководитель все же решит привлечь материально-ответственное лицо к ответственности, то он может удержать всю стоимость объекта с его зарплаты в соответствии со ст. 137 ТК РФ. Но если стоимость ОС будет превышать 20% от величины заработка материально-ответственного лица, удерживать зарплату необходимо частями.

Типичные ошибки инвентаризации основных средств

1. Нет приказа о назначении членов комиссии.
2. В учетной политике не прописаны сроки и порядок проведения процедуры инвентаризации.
3. Был привлечен независимый аудитор, который допустил ошибки при оформлении отчета. При этом документ подтверждает виновность работника.
4. Некорректно заполнен приказ о проведении инвентаризации: отсутствуют нужные реквизиты, допущены ошибки в наименованиях и ФИО членов комиссии.
5. Проведение инвентаризации при отсутствии одного из назначенных членов комиссии.
6. Некорректное заполнение инвентаризационных описей.
7. Использование бланков не установленного образца.
8. Отсутствие расписок от материально-ответственных лиц. В расписках фиксируется:

• сдача приходных и расходных документов в бухгалтерию;
• оприходование прибывших ОС и списание выбывших.

1. Ошибки и нарушения при проведении подсчета, взвешивания, измерения, исказившие результаты.
2. Не проводились операции по измерению и подсчету ОС.
3. В месте проведения инвентаризации был нарушен порядок доступа. Например, не исключена возможность проникновения на склад посторонних лиц.
4. Во время приема на работу сотрудника, который в дальнейшем был назначен материально-ответственным лицом, не была проведена инвентаризация.

Ответственность за непроведение инвентаризации законодательством не предусмотрена. Вместе с тем, ИФНС может оштрафовать фирму за искажение данных бухгалтерского и налогового учета, а также за непредставление отчетности (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП РФ). Также есть риск проведения выездной налоговой проверки.

Составьте протокол заседания

Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 млн. руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.

ОАО «ЗАВОД ГАЗОВОЙ АППАРАТУРЫ»

ПРОТОКОЛ

10 сентября 2014г №10

г.Борисов

заседание инвентаризационной комиссии

Председатель – С.Ф. Кашко

Секретарь – Т.В. Дудко

Присутствовали:

Белая Д.В., Епифанова В.И., Макаров Т.С., Рыбак Е.И., Сапроненко Д.А., Тишко И.В., Филончик Е.И.

Повестка дня:

1. О результатах инвентаризации по складу №2.

Сообщение начальника хоз.отдела Т.С.Макоров

1. СЛУШАЛИ:

Макаров Т.С. – доложено о результатах инвентаризации по складу №2 вспомогательных материалов, а также зачитаны сличительная ведомость по складу №2 и объяснительная записка заведующего складом.

ВЫСТУПИЛИ:

Филончик Е.И. – предлогаю отнести выявленную недостачу материалов на счет зав.складом.

РЕШИЛИ:

1.1. Отнести за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 млн.руб.

1.2. Утвердить результаты инвентаризации.

Председатель Подпись С. Ф.Кашко

Секретарь Подпись Т.В. Дудко

Составьте докладную записку

Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечить переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.

Управление бухгалтерского

учета и отчетности

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

21.08.2013 № 2-1/23

г. Борисов

Об итогах работы по централизации

Расчетов с рабочими и служащими в ВЦ завода

Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы.

Прошу рассмотреть вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, а также поручить отделу автоматизации и экономисту по заработной плате, обеспечить переход на централизованный расчет заработной платы по заводу.

Главный бухгалтер Подпись А.И. Герасимович

Когда применяется акт о результатах инвентаризации ф. 0504835

Алгоритм осуществления инвентаризации активов идентичен и для коммерческих компаний, и госорганов, и казенных учреждений. Происходит он поэтапно, в следующем порядке:

• распоряжением по учреждению руководитель назначает инвентаризационную комиссию;
• проводится подготовка к мероприятию (оформляются необходимые первичные документы на поступление и расход активов, подбиваются учетные остатки);
• подотчетные лица оформляют расписки-подтверждения наличия имущества находящегося на ответственном хранении;
• в назначенный приказом день проводится инвентаризация. Необходимым является участие комиссии в полном составе и присутствие подотчетных лиц.

Соблюдение перечисленных этапов обязательно, поскольку игнорирование любого из них может повлечь опротестование итогов. От общего порядка оформления отличаются лишь формы описей по видам имущества, а результаты инвентаризации оформляются актом формы 0504835.

При обнаружении недостачи руководство компании должно принять решение о том, за чей счет будет списан ущерб. Вариантов немного: если в недостаче товара виновен сотрудник компании, то убыток предприятия будет покрыт из зарплаты работника. Но учтите, что инспекторы тщательно проверяют эти операции. Вопросы могут возникнуть не только к налогообложению и учету удержаний, но и к правомерности наказания сотрудника.

Если директор все-таки решит покрыть недостачу за счет работника, необходимо учесть, что есть несколько видов материальной ответственности: полная, ограниченная или коллективная. Полное возмещение ущерба возможно в нескольких случаях:

• когда в законодательстве есть прямое указание на компенсацию при недостаче ценностей, доверенных работнику на основании договора или разового документа;
• когда ущерб был причинен в алкогольном, наркотическом или токсическом опьянении;
• когда ущерб был нанесен из-за преступных действий, зафиксированных приговором суда или в результате административного правонарушения;
• в случае разглашения тайных сведений или неисполнения работником своих должностных обязанностей;
• когда полная материальная ответственность устанавливается трудовым договором, который заключен с руководителем компании, его замом и главбухом.

Если с виновными сотрудниками был заключен коллективный договор, то товар вверяется всему персоналу. На этом основании недостача может быть удержана с группы лиц.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — по качеству или количеству — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги. Потом издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации и вносятся изменения в учет. Затем принимается решение о взыскании ущерба с материально ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

Для чего нужен акт по инвентаризации имущества

Итоги инвентаризации (на основе сведений, отраженных в описях и сличительных ведомостях) могут быть закреплены в отдельном первичном документе, например в акте. Отметим, что актом иногда именуется документ, соответствующий по назначению описи, например:

• акт инвентаризации отгруженных ТМЦ (форма ИНВ-4);
• акт инвентаризации драгоценных камней и металлов (формы ИНВ-8, ИНВ-9);
• акт инвентаризации денежных средств (форма ИНВ-15).

Акт может отражать:

• установление недостачи, излишков по тем или иным объектам учета;
• выполнение инвентаризационной комиссией действий, направленных на зачет (при пересортице), списание недостач (на виновное лицо, в прочие расходы);
• обстоятельства выявления виновных лиц (при недостаче, пересортице).

Его составляют по форме, утвержденной в организации приказом по учетной политике. Если форма не утверждена, разработайте и утвердите ее приказом.

В тексте отразите:

• наименование и реквизиты сторон (при правоотношениях с другой организацией) или наименование и реквизиты организации (если документ внутренний);
• Ф.И.О. членов комиссии, дату и номер приказа о создании комиссии;
• наименование первичного документа с указанием количества ценностей;
• наименование и фактическое наличие ценностей;
• разницу в документальном и фактическом количестве.

Поставьте подписи членов комиссии и приглашенной стороны. Копию вручите под подпись второй стороне (материально ответственному лицу, продавцу).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, когда надо проводить инвентаризацию. Используйте эти инструкции бесплатно.

Акт инвентаризации — документ, использующийся бухгалтерией и складом предприятия любой формы собственности.

Инвентаризация может быть:

• добровольной;
• принудительной (обязательной).

Добровольная — инициируется директором предприятия, руководителем отдела (главным бухгалтером, начальником склада и т.п.). Обязательная оговорена пунктом №27 приказа Министерства финансов №34Н.

Обязательная инвентаризация проводится на предприятии (в организации):

1. В обстоятельствах форс-мажора (при пожаре, затоплении, землетрясении и т.п.).
2. В случае кражи денежных средств или имущества.
3. При увольнении и приеме на работу лица, отвечающего за ценности. Инвентаризация может проводится при временной смене материально ответственного лица (отпуск, болезнь).
4. При закрытии предприятия или в случае реорганизации производства.
5. Перед сдачей годового отчета бухгалтерией.

Похожие записи:

• Уведомление о штрафах ГИБДД по СМС и электронной почте
• Миграционная статистика России
• Зарплата и пенсия работающего пенсионера в России в 2023 году