Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работа на удаленке: что проверить перед подписанием трудового договора». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Одним из основных сдерживающих факторов применения дистанционного труда до 2021 года было требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Полностью отказаться от ее использования в новом законе не удалось, однако ее применение сильно ограничили, что, безусловно, облегчит взаимодействие с дистанционными работниками.
Нюансы дистанционной работы.
Поскольку во время трудовой деятельности общение между работодателем и дистанционным работником осуществляется посредством электронной связи, предполагается, что любые документы как работник, так и работодатель направляет в электронной форме. Но в ст. 312.1 ТК РФ уточняется, что такими документами, помимо трудового договора, приказов, уведомлений и других документов, в частности, являются заявления, объяснения и иная информация от работника. А еще установлено, что если работник направил такой документ, как заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.
Если работник заболел или собирается в отпуск по беременности или родам или по уходу за ребенком, он должен направить работодателю оригиналы соответствующих документов (листок нетрудоспособности, заявление и т. п.) по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.1 ТК РФ).
Отдельно внимание уделено соблюдению работодателем в отношении дистанционных работников норм охраны труда.
В силу ст. 312.3 ТК РФ в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель исполняет лишь некоторые обязанности, установленные ст. 212 ТК РФ, в частности:
-
расследование и учет в определенном Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 17 ч. 2);
-
выполнение предписаний должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ, иными федеральными законами сроки (абз. 20 ч. 2);
-
обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 21 ч. 2).
Порядок взаимодействия с удаленным работником
Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.
По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).
Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:
- трудового договора (доп. соглашения к нему);
- договора о материальной ответственности;
- ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.
Правовое регулирование
Удалённые сотрудники включаются в штат организации на общих основаниях, поэтому к оформлению таких граждан применяются общие правила главы 68 ТК РФ.
Ряд особенностей, связанных с особым характером правоотношений между сторонами, закреплены в главе 49.1 ТК РФ, которая была введена специально для регулирования труда удалённых работников. Например, в статье 312.1 даётся определение дистанционной деятельности, а в ст. 312.2 указаны особенности заключения трудовых договоров для таких случаев.
Дополнительно стоит обратить внимание на ФЗ «Об электронной подписи», так как в некоторых ситуациях документооборот требует подтверждение согласия лица посредством именно ЭЦП. Но это не значит, что она оформляется абсолютно во всех случаях. Иногда связь с работодателем реализуется через электронную почту, различные мессенджеры и так далее.
Как оформить переход на удалёнку при форс-мажоре
В экстренных обстоятельствах у работника не спрашивают согласия о переводе на дистанционный режим и не вносят изменения в трудовой договор. Это обстоятельства, связанные с возникновением угрозы жизни и здоровью работников, которые нарушают нормальные жизненные условия всего населения или его части. Кроме самого работодателя решение о переходе на дистанционную работу могут принять органы государственной власти — на уровне страны в целом или только на территории конкретного региона.
Для перевода издайте приказ или распоряжение. В нём укажите:
- причину перевода;
- список работников, которых переводят;
- срок перевода. Он не может быть дольше, чем события, которые его вызвали. Поэтому, как только форс-мажор прошёл, срок перевода должен закончиться;
- порядок обеспечения работников всем необходимым для выполнения обязанностей, а также порядок возмещения расходов, связанных с работой в удалённом режиме;
- порядок организации труда работников. Это режим рабочего времени, включая всевозможные созвоны, онлайн-совещания, планерки, и т.п. Все они должны укладываться в рабочее время. Также пропишите, как сотрудники будут взаимодействовать с работодателем, порядок и сроки сдачи рабочих отчётов и т.д.
Преимущества дистанционной работы
Экономическая выгода для работодателя:
— не нужно организовывать работнику рабочее место, поэтому у работодателя снижаются расходы на аренду помещения;
— если полностью отказаться от работы в офисе не получается, можно создать рабочие места, которые в течение дня поочередно используют сразу несколько работников.
— в рамках дистанционной работы отношения между работником и работодателем становятся продуктивнее, снижается конфликтность.
— несмотря на сниженный контроль со стороны работодателя, уровень ответственности работника повышается, что сказывается на результате.
Экономическая выгода для работника:
— работник, не тратит ежедневно время и деньги на проезд до работы и обратно.
Режим рабочего времени дистанционного работника
Режим рабочего времени дистанционному работнику целесообразно установить в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре (допсоглашении к нему). Если в этих документах не предусмотреть иное, работник установит режим по своему усмотрению.
Перечисленными документами для временной дистанционной работы можно также определить:
— продолжительность и (или) периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно;
— условия и порядок вызова дистанционного работника для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте;
— условия и порядок выхода на работу дистанционного работника по своей инициативе (за исключением случаев, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ) для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте.
В рабочее время включается время взаимодействия дистанционного работника с работодателем.
Порядок предоставления дистанционному работнику отпуска зависит от условий работы. Если он выполняет ее на постоянной основе, отпуск предоставляется в порядке, определенном коллективным договором, ЛНА, трудовым договором в соответствии с ТК РФ и иными актами, содержащими нормы трудового права. Если дистанционная работа выполняется временно, отпуск предоставляют в порядке, предусмотренном гл. 19 ТК РФ.
При составлении графика отпусков в него необходимо включать всех работников, в том числе выполняющих дистанционную работу на постоянной основе.
Какие условия нужно указать при изменении трудового договора
В трудовом договоре или соглашении о дистанционной работе необходимо прописать следующие условия:
- указание на дистанционный характер выполняемой сотрудником работы;
- место выполнения дистанционной работы, под которым может пониматься место жительства работника или его нахождения (письмо Минфина от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978);
- порядок и сроки обеспечения необходимым для исполнения работником своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации;
- порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе;
- размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им оборудования, ПО и средств защиты информации;
- порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов (например, оплата интернета).
Правовое регулирование
Удалённые сотрудники включаются в штат организации на общих основаниях, поэтому к оформлению таких граждан применяются общие правила главы 68 ТК РФ.
Ряд особенностей, связанных с особым характером правоотношений между сторонами, закреплены в главе 49.1 ТК РФ, которая была введена специально для регулирования труда удалённых работников. Например, в статье 312.1 даётся определение дистанционной деятельности, а в ст. 312.2 указаны особенности заключения трудовых договоров для таких случаев.
Дополнительно стоит обратить внимание на ФЗ «Об электронной подписи», так как в некоторых ситуациях документооборот требует подтверждение согласия лица посредством именно ЭЦП. Но это не значит, что она оформляется абсолютно во всех случаях. Иногда связь с работодателем реализуется через электронную почту, различные мессенджеры и так далее.
Законодатель установил, что рабочее место обязательно должно соответствовать определённым требованиям, а в договоре прописываются конкретные условия труда (статья 57 ТК РФ). Но в случае приёма сотрудника удалённо, данное условие исключается (пункт 3 статьи 3 ФЗ «О специальной оценке условий труда»).
Практические особенности дистанционной работы
Дистанционным работником может быть не каждый. Чаще всего — это лица, которые выполняют какие-то функции, связанные с интеллектуальной или творческой деятельностью. На практике это программисты, писатели, журналисты и так далее. Нередко для удалённой работы нанимают тех, кто осуществляет функции по обзвону потенциальных клиентов или принятию звонков.
Нередко при оформлении «дистанционщика», возникает вопрос, «появляется» ли на месте его работы обособленное подразделение юридического лица? Таким считается только подразделение при наличие специально оборудованных рабочих мест. Соответственно, юридически подразделение возникать не может, так как удалённый сотрудник не привязан к конкретной локации и может выполнять свои обязанности, где угодно.
На практике удаленные работники часто оформляются по гражданско-правовым договорам, например, в качестве подрядчиков. Но если отношения носят регулярный характер и связаны с выполнением оговоренных функций, не направленных на достижение результата, они могут быть признаны трудовыми.
Принять на работу дистанционного работника можно, и в этом случае закон не устанавливает чёткой привязанности трудовых отношений к местоположению работодателя или иной другой конкретной местности. К таким договорам применяются общие правила трудовых отношений, но дополнительно вводятся свои особенности, оговоренные в главе 49.1 ТК РФ. Важно, чтобы обязанности, которые выполняет работник, могли быть выполнены из любой точки, а результат передавался работодателю через коммуникационные средства.
Примеры формулировок в документах для вызова в офис
Можно написать конкретные случаи вызова работника в офис, например:
«Дистанционный работник (работающий дистанционно временно) может быть вызван работодателем на стационарное рабочее место в следующих случаях:
- при неисполнении или ненадлежащем исполнении Работником должностных обязанностей, в том числе и при наличии дисциплинарного взыскания;
- при отсутствии возможности выполнять работу дистанционно (в том числе временном отсутствии корпоративного оборудования для выдачи работнику);
- при необходимости проведения или участия в очных встречах на стационарном рабочем месте».
Как быть с сотрудниками из других стран
Дистанционное сотрудничество с работниками из других стран имеет ряд особенностей. Первое, что надо знать – наем иностранного гражданина на удаленную работу по трудовому договору невозможен. Ввиду этого взаимодействие между организацией и иностранцем осуществляется сугубо в рамках гражданско-правовых отношений. Возможно оформление договоров двух типов:
- договор подряда. Документ-соглашение, в рамках которого сторона-исполнитель обязуется выполнить работу к конкретному сроку и передать результат стороне-заказчику;
- договор возмездного оказания услуг. Документ-соглашение, согласно которому сторона-исполнитель обязуется оказать услугу стороне-заказчику в определенный срок.
Типы дистанционной работы
|
Название |
Пояснение |
|
Постоянная |
Работник выполняет должностные обязанности на протяжении всего срока действия трудового договора и в связи с этим не имеет рабочего места на территории работодателя |
|
Временная |
При необходимости работодатель вправе перевести персонал на удаленную работу, но срок дистанта не может превышать 6 месяцев |
|
Периодическая |
Трудовые обязанности подразумевают периодического присутствия работника в офисе, поэтому ему закрепляют соответствующий график посещений. Например, в понедельник он работает в офисе, а с вторника по пятницу из дома. |
Риски удаленки для работодателя
Дистанционная работа имеет достаточно преимуществ, чтобы задуматься о ее внедрении. Иногда, как в случае с коронавирусом, она становится единственным доступным вариантом. Но прежде чем переходить на удаленку, работодателю стоит взвесить и учесть возможные риски.
Удаленка подходит не всем. Бухгалтер по заработной плате вполне справится со своей работой из дома при наличии соответствующих программ и удаленного доступа. Но парикмахер не сможет подстричь клиента дистанционно, а мастер не починит технику по «Вотсапу».
Сложно уволить за нарушение трудовой дисциплины. На дистанционке работодатель напрямую не контролирует рабочее место сотрудника. Вот почему будет сложно доказать, что человек отсутствовал, даже если не выходил на связь более 4 часов.
Сложно повлиять на качество работы. Иногда дома сложно добиться нужной рабочей обстановки. Особенно если в семье есть маленькие дети и домашние животные, или сама домашняя обстановка мешает работе. На эти обстоятельства работодателю повлиять сложно, но низкий результат труда работника влияет на работу компании в целом.
Снизить эти риски можно, например, прописав испытательный срок в трудовом договоре. За три месяца можно хорошо узнать сотрудника и определиться, продолжать с ним работать или нет.
Есть риск выгорания сотрудников. Если человек не умеет контролировать себя или, скажем, слишком ответственно относится к работе, забывает отдыхать и переключаться, то выгорание не заставит себя долго ждать. Помочь справиться с этим могут разные инструменты, например, служба управления персоналом может составить рекомендации для сотрудников и их руководителей.
Обмен документами и использование электронных подписей
Одним из основных сдерживающих факторов применения дистанционного труда до 2021 года было требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Полностью отказаться от ее использования в новом законе не удалось, однако ее применение сильно ограничили, что, безусловно, облегчит взаимодействие с дистанционными работниками.
По новым правилам (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ) использовать усиленную электронную подпись нужно только при заключении (внесении изменений и расторжении) в электронном виде:
- трудового договора и допсоглашений к нему,
- договора о материальной ответственности,
- ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
Причем работодатель обязан подписывать перечисленные документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП). Это без сомнения значительно упростит (и удешевит) взаимоотношения с «удаленщиками», ведь квалифицированную подпись выдает только удостоверяющий центр, а неквалифицированную может выдать и работодатель.
Для обмена другими документами в электронном виде использовать УКЭП или УНЭП нет необходимости2. Главное, чтобы факт получения электронного документа (работником и работодателем) был зафиксирован. Причем если стороны обмениваются документами по «электронке», то они должны подтверждать получение документа от другой стороны в срок, установленный ЛНА, трудовым или коллективным договором (см. Таблицу).
Большим достижением нововведений можно назвать разрешение ознакамливать работника с документами, касающимися его трудовой деятельности, в любой форме, в том числе электронной (по почте, мессенджеру, через корпоративный портал, программу системы электронного документооборота и пр.). Сюда же относятся подача дистанционным работником любых заявлений, объяснений и прочих обращений. Для этого, как мы уже сказали, не потребуется УКЭП, а достаточно простой электронной подписи. Правда, способ ознакомления должен быть прописан в ЛНА (см. Таблицу).