Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровое делопроизводство с нуля в 2020 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.
Какие качества нужно развивать
Стать хорошим специалистом в кадровом учёте, вам поможет целенаправленное развитие таких качеств, как:
-
Терпение (работа с документами зачастую занимает достаточно много времени и терпит того, чтобы от неё лишний раз отвлекались)
-
Аккуратность (вы будете оформлять и подготавливать важные бумаги, которые не терпят помарок)
-
Внимательность (одна ошибка в документах может привести к негативным последствиям для организации и даже лично для вас, будьте внимательным)
-
Пунктуальность (ваш труд таков, что вы не можете отложить исполнение своих обязанностей в долгий ящик, надо всё делать своевременно)
- Постановка кадрового делопроизводства с нуля начинается с назначения кадровика и подготовки базовой кадровой документации.
- Под каждую ситуацию (прием, увольнение, перевод, отпуск, декрет и т. д.) нужно заранее разработать пакет кадровых документов.
- Положения (внутренний распорядок, оплата труда, депремирование, дисциплинарные взыскания, инструктаж и т. д.) должны быть созданы еще до того, как возникнет спорный момент с работником.
- Наименование фирмы, перечень уполномоченных на подпись лиц и сроки их назначения нужно сверять с уставом организации.
- За некорректное ведение кадрового учета отвественных лиц и компанию могут наказать.
Основная задача отдела кадров — правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.
Также основными задачами отдела кадров являются:
организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;
создание эффективной системы штатных сотрудников;
разработка карьерных планов сотрудников;
разработка кадровых технологий.
Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.
Подводя итоги, можно сказать, что профессия кадровика — значима и важна в сложившемся современном мире. Он занимается не только подбором персонала для компании, но и большим объемом документации. В основном, эта работа связана именно с ней: ведение архива, личных дел, документальное оформление приема, увольнения и передвижения на другие должности сотрудников, воинский учет, оформление пенсии, отпусков и графиков. Эта профессия подойдет тем, кому по душе неактивная работа в уютном офисе.
Не смотря на это, должность специалиста в отделе кадров подразумевает следующие навыки: коммуникабельность, доброжелательность, наличие организаторских способностей, хорошее знание законодательства, которое в той или иной мере касается трудового делопроизводства.
В отделе кадров так же есть выбор вакансий: инспектор, специалист и начальник. Каждая предполагает свой уровень определенных навыков и качеств. Например, начальником может стать только претендент, у которого есть высшее образование и имеется стаж работы на подобной должности. Без опыта можно стать инспектором, а дальше продвигаться по карьерной лестнице.
Как и для любой другой специальности, для кадровика существует установленный образец должностной инструкции, на основание которой различные организации утверждают свои. При этом в них указываются дополнительные условия в зависимости от детальности компании, требования к профессии и обязательства. Так же, в них прописаны все права работника, ответственность и условия сотрудничества.
В данном видео вы можете ознакомиться с особенностями профессии кадрового специалиста, и, возможно, узнать для себя что-то новое, что не было рассмотрено в статье:
Необходим на любом предприятии независимо от формы собственности, деятельности и количества сотрудников. Для его грамотного и квалифицированного ведения нужно хорошо ориентироваться в трудовом праве, отслеживать изменения в законодательстве и обладать навыками в сфере кадрового делопроизводства.
Профстандарт по кадрам: основные положения
Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом» утвержден Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 06.10.2015 № 691н, регистрационный номер 559
В одном документе совместили все направления работы с персоналом:
Кажется, что это усложняет работу — столько разных направлений. Однако все они взаимосвязаны. Без знания основ кадрового делопроизводства, понимания принципов документооборота, требований трудового законодательства, умения читать нормативно-правовые акты невозможно выполнять функции по управлению персоналом.
Чтобы развиваться в профессии и выстраивать карьеру, чтобы эффективно руководить, объективно оценивать ситуацию в коллективе, корректировать процессы управления персоналом, необходимо владеть всеми этими знаниями.
Какими знаниями должен обладать кадровик в 2022 году?
Систематизация и хранение документов
Статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязывает компании обеспечивать сохранность образовавшихся в их деятельности документов, в том числе документов по личному составу. Полагаем, что сохранность документов без организации их хранения невозможна. Для хранения и использования документов, образующихся в отделе кадров, нужно их систематизировать.
В целях упорядочения документов, образующихся в процессе кадрового делопроизводства, составляется номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения по установленной форме. Такое определение содержится в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28, и Основных правилах работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Форма номенклатуры как для структурных подразделений, так и для всей организации приведена в названных правилах работы архивов организаций.
Учетная документация по персоналу (личные карточки, штатное расписание)
Ведение кадрового делопроизводства предполагает обязательное оформление учетной документации, в частности, штатного расписания и личных карточек. Эти документы являются обязательными для организаций всех форм собственности.
Штатное расписание и численность должно быть актуальным и отвечать потребностям организации. В него вносят наименования всех должностей, количество ставок с указанием вакансий на данный период.
Личные карточки — это унифицированные документы, содержащие в себе краткие данные о трудовой деятельности работника и персональную информацию. Они подлежат строгому учету и специальным условиям хранения, в местах, предотвращающих их порчу и хищение.
В школе я особо никем быть не хотела, металась между журналистикой, пиаром, археологией и чем-то еще. Наш класс был прикреплен к техническому вузу, мы туда ездили заниматься и имели преимущественное право зачисления. Но технические науки — вообще не мое, поэтому физику я не сдала и не поступила. В конце лета мама взяла меня за руку и отвела в колледж. Я хотела на туризм, но мест уже не было, поэтому пришлось идти на юридический факультет. В процессе я втянулась и даже поступила в институт после колледжа, но денег хотелось больше, чем знаний, поэтому пошла работать, а институт решила оставить на потом.
После колледжа я была продавцом сначала в магазине одежды, потом в салоне сотовой связи. После почти шесть лет проработала в бэк-офисе иностранного банка, затем — в отделе продаж в гостинице.
В 2011 году я устроилась в ресторан, где мне поручили искать официантов, барменов и поваров, составлять договоры. На тот момент кадры были на главном бухгалтере, и в один прекрасный день она сказала: «Ну, раз ты занимаешься подбором, то и всю работу с кадрами забирай, я научу». О кадровой работе я тогда не имела никакого представления, мне не хватало элементарных знаний: что такое табель, как его заполнять, что такое расчетный листок.
Училась я в основном самостоятельно, помогал цепкий ум и мое образование. В кадровой работе очень много юридических аспектов: нужно знать, как оформить договор, как правильно человека принять, уволить, какие бывают испытательные сроки, дисциплинарные взыскания. Все это есть в трудовом кодексе, так что на досуге мне приходилось постоянно его читать.
Тогда я была молода и полна сил, так что проводила на работе много времени. По выходным ресторан превращался в ночной клуб, и я выполняла функции администратора: решала конфликты, следила за порядком, отвечала за организацию небольших банкетов, снимала кассу утром. Получалось, что пять дней в неделю я работаю в офисе, а две ночи — в клубе. Зато и зарплата по меркам 2011 года была довольно высокая: больше 50 тысяч рублей в месяц.
В 2014 году заведение закрылось, и я уехала из Петербурга в другой город. Там пошла в учебный центр при университете на курс «Кадровая работа в современной организации и 1С», он длился около двух месяцев и стоил порядка 25 тысяч рублей.
Теоретически туда мог пойти человек, который вообще никогда не работал в кадрах, но все-таки лучше было уже иметь какую-то базу. Не могу сказать, что там я узнала что-то особо ценное, зато нам рассказывали про какие-то кейсы, с которыми я раньше не сталкивалась, типа суммированного учета рабочего времени или работы вахтой. Понятно, что можно разобраться и самостоятельно, но когда тебе объясняют все моменты на историях из жизни, информацию усвоить гораздо легче. Главное — мне удалось структурировать свой опыт и понять, что я все делаю правильно. Плюс «корочка» об окончании курса давала небольшие преимущества при поиске работы.
Через год я вернулась в Петербург. После финансового кризиса уровень зарплат был очень низким, и мне пришлось начинать с должности инженера по работе с персоналом на промышленном предприятии за 30 тысяч рублей, потом я пошла менеджером по персоналу в сферу ЖКХ, там платили 40 тысяч.
Весной 2017 года один из моих предыдущих работодателей предложил мне должность начальника отдела управления персоналом на промышленном предприятии. До этого я работала там обычным кадровиком и после увольнения сохранила со всеми хорошие отношения.
Моя зарплата на новой должности составила 67 тысяч рублей, а за счет премий и сверхурочной работы месячный доход достигал 90 тысяч. У меня в подчинении была одна девушка, она получала на 15—20 тысяч меньше. Наши обязанности тоже различались: начальник контролирует все, отвечает на каверзные вопросы, знает, кто сколько работает и кто сколько зарабатывает, ходит на совещания, отвечает за подбор и адаптацию новых сотрудников. А также бережет кадры и с каждым разговаривает как с ребенком.
Параллельно с работой я проходила онлайн-курсы для руководителей, читала профессиональную литературу, узнавала для себя что-то новое.
Сейчас учусь на коммерческом отделении в юридическом вузе. Так как я окончила колледж, у меня сокращенная программа: у нас уже завершился второй курс и остался еще год. В нашей стране, к сожалению, ценность высшего образования для работодателей все еще велика. В том числе из-за этого я и пошла учиться. Работодатели смотрят и на опыт, и на образование кандидатов, а некоторые прямо в вакансии прописывают, что им нужны выпускники конкретного вуза, еще и очного отделения. Мне это странно.
Вообще для сотрудника отдела кадров в плане образования есть много вариантов: если это работа с документами, то нужно юридическое, если подбор сотрудников — психология, мотивация — экономическое, работа с персоналом и адаптация — управление персоналом.
Что входит в обязанности специалиста по кадровому делопроизводству
Основные документы, с которыми приходится сталкиваться специалисту отдела кадров:
1. Ведение документооборота, продиктованного Трудовым Кодексом РФ:
Заведение личных дел сотрудников предприятия;
Написание справок, больничных листов и заявлений;
Оформление кадровых приказов;
Создание табеля и контроль рабочего времени;
Подготовка ежеквартальной отчётности по единому социальному налогу;
Начисление и расчёт зарплаты работникам и прочее.
2. Грамотное составление трудовых договоров, должностных инструкций и правил внутреннего распорядка.
3. Ведение документов, связанных с приёмом новых сотрудников:
Изучение анкет и резюме кандидатов;
Наблюдение за рынком по заработной плате;
Обработка списка вакансий организации;
4. Учёт документов по аттестации и оценке персонала:
Написание оценочных бланков и положений;
Оформление аттестационной характеристики сотрудников.
Важно то, что специалист по кадровому делопроизводству подписывает документ о нераспространении персональных данных работников.
Как правило, начальник отдела кадров сам несет ответственность за сохранность всех документов. Хотя, если структурное подразделение большое, то его работники отвечают за свой блок. Одним из важнейших является ведение записей в трудовых книжках. Для работающих этот документ является первичным, основным. Ведь именно в нем находятся все сведения и трудовом пути человека, поощрениях и наказаниях. В этих маленьких книжицах судьбы людские и шанс на спокойную старость. Поэтому записи в них следует делать аккуратно, формулировками, соответствующими законодательству. Каждая визируется ответственным лицом. В больших организациях им является начальник отдела кадров, в малых – руководитель. Кроме того, каждая запись заверяется печатью. Последняя должна содержать все реквизиты предприятия. В трудовые книжки, в специальных разделах заносят сведения о государственных наградах, серьезных взыскания. Назначенное лицо несет персональную ответственность за правильность сведений.