График отпусков на 2023 год: особенности составления, форма

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «График отпусков на 2023 год: особенности составления, форма». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2023 год утверждается не позднее 17 декабря 2022 года.

График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.

Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 ТК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 ТК РФ).

Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).

Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.

Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.

Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ).

Соблюдение очередности отдыха в графике отпусков на 2023 год

Каждый сотрудник имеет право на 28 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Однако нужно учесть, что не установлено предельное значение по продолжительности отдыха в календарном году. К примеру, когда у сотрудника имеются неиспользованные отпускные дни, он может согласовать с работодателем, что отгуляет их все разом. Допустим, у сотрудника 28 дней отпуска, а за два последних года не использовано 40 дней. Тогда он имеет право использовать все эти 40 дней в течение календарного года (ст. 115, 120 ТК).

Когда определяется продолжительность отпускного периода, из расчета исключаются нерабочие праздничные дни — федеральные по ст. 112 ТК и региональные по законодательству субъектов РФ. Данный момент указан в ст. 22 и 120 ТК, а также п. 2 Письма Роструда от 12.09.2013 г. № 697-6-1, ч. 1 ст. 72 Конституции, ст. 4 Закона от 26.09.1997 г. № 125-ФЗ.

Внешние совместители также имеют право на 28 календарных дней отпуска. Хотя они и трудятся неполный рабочий день, отпуск они используют по общим правилам.

Некоторые работники вправе использовать удлиненные ежедневные отпуска:

• несовершеннолетние работники — 31 день (ст. 267 ТК);
• инвалиды — 30 дней (ст. 23 Закона от 24.11.1995 г. № 181-ФЗ);
• работники образовательных учреждений — 42 или 56 дней (указаны в приложении к Постановлению Правительства от 14.05.2015 г. № 466);
• государственные и муниципальные служащие — 30 дней (п. 3 ст. 21 Закона от 02.03.2007 г. № 25-ФЗ, ст. 46 Закона от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ);
• прокуроры, которые работают на территориях с тяжелыми или неблагоприятными климатическими условиями — 54, 46 или 45 дней (Постановление Правительства от 06.03.1996 г. № 242);
• работники Следственного комитета РФ, которые проходят службу на территориях с особыми климатическими условиями — 54, 46 или 45 дней (Постановление Правительства от 29.06.2011 г. № 513).

Педагоги вправе использовать удлиненный отпуск, когда у учреждения имеется лицензия на образовательную деятельность, а сами они непосредственно осуществляют педагогическую работу (п. 7 Обзора судебной практики от 28.03.2018 г.).

Первый ежегодный отпускной период можно предоставить и до того, как работник отработает 6 месяцев (ст. 122, ч. 2 ст. 177 ТК). Однако это право работодателя, а не обязанность.

Однако есть категории сотрудников, которым по их просьбе отпуск предоставляется авансом:

• несовершеннолетние работники (ч. 3 ст. 122, ст. 267 ТК);
• женщины перед отпуском по БиР или после него (ч. 3 ст. 122 ТК);
• сотрудники, усыновившие детей в возрасте до 3-х месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК).

Отпуск авансом обязательно нужно предоставлять лишь тем работникам, которые указаны в ч. 3 ст. 122 ТК. Соответственно, к примеру, многодетным родителям отпуск авансом не положен.

Кроме того, имеются категории сотрудников, кто вправе уходить в отпуск в удобное время, и при этом не учитывается график отпусков:

• мужья в период отпуска по БиР жены (ст. 123 ТК);
• сотрудники с тремя и более несовершеннолетними детьми, до достижения младшим из них 14 лет или одним из старших 18 лет (ст. 262.2 ТК);
• родители детей-инвалидов (ст. 262.1 ТК);
• ветераны (ст. 14-19 Закона от 12.01.1995 г. № 5-ФЗ);
• чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона от 15.05.1991 г. № 1244-1);
• жены военнослужащих (п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.1998 г. № 76-ФЗ).

Законодательно нет строгих требований к бланку графика. Однако большинство компаний за основу берут используемый ранее формат Т-7. Для удобства работы информацию заносят в таблицу.

Основные элементы:

1. Информация о работодателе – полное название, реквизиты, ФИО директора.
2. Мнение-пометка выборного профсоюзного комитета.
3. Данные о названии документа, номере и дате утверждения.
4. Отделы и все структурные подразделения.
5. Сведения о сотрудниках – ФИО, табельный номер и должность согласно штатному расписанию.
6. Полная информация – сколько запланировано, продолжительность, возможные переносы и на основании чего.
7. Примечания.
8. Подписывает график начальник кадровой службы, утверждает – руководитель предприятия.

Во избежание конфликтов и недоразумений в компании ответственные за составление графика лица должны следить за правильностью согласования, внесения данных и изменений. Среди частых нарушений можно отметить:

1. Неполный перечень сотрудников. В список должны быть включены все работники предприятия согласно штатному расписанию, а также лица, занятые по совместительству, и женщины, у которых в будущем году закончится декрет.
2. Отсутствие информации о длительности отдыха без сохранения заработной платы, времени обучения, по уходу за ребенком, беременности и родам.
3. Нет согласования с профсоюзным комитетом, если подобная организация функционирует на предприятии.
4. Отсутствие изменений при их возникновении.
5. Более поздняя дата утверждения, чем предусмотрено ТК РФ.
6. В графе указан только месяц предоставления без точных дат.
7. Неправильное разделение дней отдыха на части.
8. Отсутствие факта ознакомления сотрудников с текстом графика под подпись.
9. Работодатель не следит за исполнением документа.
10. В перечне нет информации о дополнительных отпусках.
11. Неточности, неразборчивые и трудно читаемые написания и сокращения.
12. Перенос даты без отображения в графике.

Выполнение локального нормативного документа обязательно для работодателя и наемного сотрудника. За нарушение его требований предприятию грозит административная ответственность, работнику – дисциплинарные взыскания.

Нюансы составления графика отпусков

Кроме обычных указаний по заполнению графика отпусков из упомянутого постановления Госкомстата России, работодателю важно учесть следующие моменты:

1. В графике должны числиться все работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на день утверждения графика, в том числе:
   • лица, с которыми трудовые договоры будут расторгнуты в течение рабочего года (письма Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395, Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1);
   • дистанционные сотрудники, работающие удаленно на постоянной основе (письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1);
   • работницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам;
   • сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, который закончится до конца года;
   • работники, принятые по срочному трудовому договору на срок до 6 месяцев, которым по соглашению сторон оплачиваемый отпуск предоставляется до истечения 6 месяцев непрерывной работы.
2. В графике целесообразно установить конкретный период использования каждым работником своего права на отпуск в желаемом месяце – ​как точные даты начала и окончания отпуска (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1).
3. В графике можно объединять или разделять дни основного и дополнительного отпусков, поскольку работник вправе взять дополнительный отпуск в то время, которое удобно ему и работодателю (письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/55760-6-1).
4. Даты начала или окончания отпусков в графике могут приходиться на выходной, в том числе при сменном режиме работы. Это не будет…

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7

Рассмотрим процедуру оформления нового графика отпусков.

Сначала в бланк необходимо внести полное либо сокращенное наименование компании, либо ФИО предпринимателя. Справа расположена графа, куда необходимо записать код статистики ОКПО.

В компании может функционировать профсоюзный орган. В этом случае необходимо получить его письменное мнение и отразить его в графах, какие располагаются в левой части бланка.

Затем необходимо записать номер графика и дату, когда его составили. Рядом находится графа, где указывается год, на какой график был составлен.

После составления график должен утвердить руководитель компании либо предприниматель. Для этого в специальных графах в правой части бланка проставляются должность, ФИО, а также дата, в которую происходит утверждение.

Кто имеет право на отпуск в удобное время?

Трудовым кодексом определены категории граждан, которые могут выйти в очередной отпуск на особых основаниях, т.е. в период времени, когда им это удобно вне зависимости от составленного работодателем плана. Это:

• один из родителей несовершеннолетнего ребенка-инвалида (до достижения ребенком 18 лет) – ст. 262.1;
• супруг женщины, находящейся в отпуске в связи с беременностью и родами – ст. 123;
• работник в местностях Крайнего Севера, являющийся родителем (опекуном) несовершеннолетнего ребенка, для сопровождения его к месту поступления в учебное заведение высшего или среднего звена – ст. 322;
• Герои России, Соц.Труда, Труда РФ, кавалеры ордена Славы, полные кавалеры ордена Трудовой Славы;
• почетные доноры;
• лица, подвергшиеся радиации при ликвидации катастрофы в Чернобыле и ядерных испытаний в Семипалатинске;
• сотрудники органов внутренних дел, не воспользовавшиеся правом на отпуск в рамках графика.

Для работников, выходящих в отпуск по «семейным» основаниям, определены ограничения. Это запрет на одновременное использование по разным основаниям двух и более периодов отдыха (Определение Верховного суда от 28.01.2014 № 1 п. 20).

Как составляется график отпусков на 2023 год

График отпусков заполняется на основании информации, предоставленной работниками компании. Как именно данная информация предоставляется работниками, законодательством не предусматривается. Однако, для того, чтобы не возникало недоразумений между работниками и работодателями, ведущих к трудовым спорам, данные от сотрудников следует получать в письменном виде. Каждый из сотрудников должен предоставить планируемую дату своего отдыха. Заполненный график отпусков подлежит согласованию с профсоюзной организацией. Однако, это требование распространяется только на те компании, в которых данная организация есть.

Важно! Совместителям отпуск предоставляется в то же время, то и отпуск по основному месту работы. Это означает, что в график отпусков информация об отпуске может и не включаться. Это, конечно, желательно сделать, но вовсе необязательно.

При составлении графика следует указывать информацию не только об основных отпусках, но и о дополнительных.Информация о неоплачиваемых отпусках в график не включается.

Что отражать в графике

Ответственный исполнитель обязательно вносит занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отдыха в календарных днях. Количество дней у сотрудников разное, поскольку оно складывается из:

• основного отпуска, который, по ТК РФ, составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
• дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере, и др.);
• дней, которые не использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.

Как вносить изменения в график отпусков

График отпусков – документ работающий, поскольку следует не только придерживаться установленной очередности, но и вносить в него записи на протяжении всего года.

Форма Т-7 предоставляет возможность коррекции в течение года:

• в графе 7 проставляется фактическая дата ухода в отпуск,
• 8-я и 9-я графы предусмотрены для внесения изменений, если они будут, например, при отзыве сотрудника из отпуска либо его переносе (перенос отпуска по инициативе сотрудника возможен с разрешения руководителя и по завизированному письменному заявлению)
• в графе 10 указываются дополнительные сведения – причины отзыва либо замена доли отпуска выплатой денежной компенсации с отметкой номера и даты соответствующего приказа и др.

Порядок заполнения графика

График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

В него включаются все категории работников, в том числе совместители, и все виды отпусков, на которые имеют право работники организации. Не отражаются в графике только дополнительные отпуска без сохранения заработной платы. Категории лиц, которым положен такой отпуск, перечислены в ст. 263 Трудового кодекса.

Если в течение календарного года в организацию принят новый работник, то его также нужно включить в график отпусков на текущий или следующий календарный год. Это можно сделать, оформив дополнение к форме N Т-7.

Чтобы графиком было удобно пользоваться, некоторые организации заполняют его в хронологическом порядке, то есть вначале приводятся сведения об отпусках работников в начале января и т.д. Но кадровая служба может составить графики, например, по подразделениям.

Кого включают в график

Важно! В график отпусков на 2024 год должны войти все сотрудники, официально трудоустроенные в компании до 16.12.23, включая льготников, имеющих преимущественное право самостоятельного выбора периода отдыха, а также тех, кто будет уволен в декабре-январе, но на момент подписания документа является сотрудником компании.

Включая в общий график работников льготных категорий, работодатель просто берет во внимание, что даты реального отпуска могут отличаться от проставленных в графике, корректируя при необходимости рабочий процесс.

Вновь принятые сотрудники, приступившие к работе после 16 декабря, должны быть отправлены в отпуск отдельным приказом руководства, но для них дата начала периода отдыха в большинстве случаев не может быть назначена ранее, чем через 6 месяцев от дня принятия на работу.

Согласно ст. 122 ТК РФ до истечения 6-месячного термина в отпуск могут уйти:

• несовершеннолетние;
• усыновившие ребенка до 3-х мес.;
• женщины (непосредственно до или сразу после декрета);
• мужчины (в период декретного отпуска жены);
• совместители, если на этот период приходится отпуск по основному месту работы.

Важно! Согласно законодательству, работодатель не обязан учитывать пожелания большинства сотрудников компании, составляя график отпусков (приоритетными считаются потребности предприятия), но из этого правила составления есть определенные исключения.

Так, самостоятельно выбирать сезон и месяц отпуска могут следующие льготные категории сотрудников:

• не достигшие 18-ти лет;
• женщины (непосредственно до или сразу после декрета);
• мужчины в период нахождения жены в декретном отпуске;
• жены военнослужащих;
• усыновившие малыша до 3 мес.;
• родители ребенка-инвалида;
• многодетные (при условии, что старшему из 3-х детей еще нет 18, а меньшему не исполнилось 14 лет);
• ранее отозванные из отпуска лица;
• льготники (ветераны; чернобыльцы; почетные доноры; герои СССР, России и труда);
• совместители.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Заполнение формы, содержащей данные об очередности и продолжительности отпусков сотрудников организации – прямая обязанность работодателя. В случае отсутствия у работодателя графика, оформленного в соответствии с правилами ТК, предусмотрено административное наказание.

В КоАП, статья 5.27, описаны административные наказания, предусмотренные в случае отсутствия графика:

• изначально выносится предупреждение;
• должностные лица наказываются штрафом, сумма которого определяется с учетом тяжести и обстоятельств нарушения и составляет 1000–5000 рублей;
• предпринимателей также штрафуют, сумма тоже 1–5 тысяч рублей;
• юрлица штрафуются на 30–50 тысяч рублей.

В отдельных случаях выносится решение о прекращении деятельности организации, если нарушения носят комплексный и систематический характер.

График отпусков на 2022 год должен быть составлен согласно всем правилам и требованиям законодательства. Важно учесть правила заполнения формы и успеть утвердить документ в установленные законом сроки.

Для чего нужен и кому график отпусков?

К составлению графика отпусков необходимо подходить основательно, анализируя случаи, связанные с временным отсутствием того или иного работника. Этот документ в равной степени важен и для каждого члена трудового коллектива, и для администрации компании.

Трудовое законодательство не содержит нормы об обязательности составления графика для малых структур бизнеса. Например, для индивидуального предпринимателя, который работает один или нанимает еще одного работника, не имеет смысла оформлять этот документ.

Однако, наличие большего количества сотрудников требует планирования их отпусков. Это позволит прогнозировать пробелы в производственном процессе, связанных с отсутствием работников. Ведь многие желают отдохнуть летом, но это повлечет негативные последствия для бизнеса.

Задачей работодателя становится необходимость сочетать интересы коллектива и бизнеса. Отсутствие документа о планировании оплачиваемых дней отдыха работников не только повлечет отпускную неразбериху, но и станет причиной привлечения работодателя к административному наказанию в виде штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП:

• от 1 до 5 тысяч рублей для должностного лица;
• 30-50 тысяч рублей для организации.

Зачем нужен график отпусков в 2023 году

Важно! Срок утверждения графика отпусков на 2023 год – 19 декабря 2022 года. Это крайняя дата, график можно утвердить раньше.

За нарушение норм трудового законодательства придется платить штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ. Цена вопроса – 30 – 50 тысяч рублей.

Во-вторых, график поможет обеспечить непрерывность производства. Руководители подразделений, зная, кто и когда идет отдыхать, могут заранее обеспечить подмену временно выпадающим сотрудникам.

В-третьих, документ поможет избежать возможных конфликтов и напряженности в коллективе. Работники будут заранее готовиться к отдыху, не будет споров по поводу сроков и длительности отпусков.

В-четвертых, график нужен кадровикам и бухгалтерам. Специалисты будут знать, когда оформлять отпускные документы, а бухгалтерия вовремя рассчитает и выдаст отпускные.

Похожие записи:

• Как компании продать недвижимость и отразить операцию в учете
• Лишили прав: когда и как их забрать обратно
• Страховые пенсии проиндексируют на 4,8% с 1 января 2023 года