Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Кто отвечает за определение сроков хранения документов
В Федеральном законе №125 указано, что индивидуальные предприниматели и организации обязаны обеспечить надлежащее хранение архивных документов, включая документы по личному составу. Сроки установлены нормами федеральных законов и других нормативно-правовых актов Российской Федерации.
В этот перечень входят следующие категории документов:
- типовые управленческие архивные документы, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и компаний, с указанием сроков хранения – согласно приказа Росархива №236;
- типовые архивные документы, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании с указанием сроков хранения – согласно приказа Министерства культуры №1182.
Сроки хранения налоговых документов
В течение пяти лет должны храниться сведения налогового и бухгалтерского учета, а также другие документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, включая документы, подтверждающие:
- получение доходов;
- осуществление расходов;
- удержание налогов.
Эти нормы указаны в Налоговом кодексе РФ – в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 и подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Срок отсчитывается с момента окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз в следующих целях:
- для составления отчетности;
- для исчисления и уплаты налогов;
- для подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
Сроки хранения документов организаций
| Категория документации | Вид документов | Прежние сроки | Новые сроки |
|---|---|---|---|
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) |
50/75 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Хранение выписок банка и платежных поручений
При этом Минфин России обращает внимание, что «информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия с обеспечением необходимой надежности хранения электронных архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела». Кроме того, полагаем, что важным является и создание резервных копий, чтобы иметь возможность восстановления информации в случае сбоев в работе оборудования. При этом рекомендуется сохранять резервную копию не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и использовать с этой целью внешние запоминающие устройства (флэшкарты, диски).
на Электронная подписка за 8400 руб.
Документы об аккредитивных операциях: корешки аккредитивов, контрольные листы, заявления клиентов на оплату 5 лет 62 Документы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков, оплаченные чеки, заявления клиентов об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма 5 лет 63 Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами подписей и оттиска печати 5 лет 64 Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц 5 лет 65 Платежные поручения, чеки, мемориальные ордера и другие документы приходно-расходных операций по счетам юридических лиц 5 лет 66 Подтверждения сальдо по текущим, расчетным, корреспондентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных расчетов и документы к ним 5 лет VIII.
Срок хранения платежных поручений в организации
Насчет хранения платежных поручений разночтения нет. Эксперты сходятся во мнении, что они соответствуют понятию первичных банковских документов, которые упомянуты в п. 362 Приказа Минкультуры РФ № 558 – со сроком хранения не менее пяти лет. В отличие от банковской выписки, где отражены действия банка, в ПП выражена воля клиента, решившего определенным образом распорядиться своими денежными средствами. Этот документ является основанием для их списания, а БВ лишь подтверждает, что оно было произведено.
Для полной палитры мнений следует сослаться на письмо Минфина РФ № 03-11-06/2/72657 от 06.12.2016. В заключительном абзаце говорится, что и платежные поручения, и банковские выписки ведомство считает первичными учетными документами. Как уже отмечалось, это означает, что срок хранения платежных поручений и выписок по движению средств на расчетном счете составляет минимум 5 лет. Ведомственные письма не являются нормативными правовыми актами, а лишь излагают позицию государственного органа по тому или иному вопросу. Но ее можно учесть, готовясь к визиту налоговых инспекторов.
Что относится к данной категории
Платежные документы являются одним из видов первичной документации, подтверждающим факт оплаты компанией товаров или услуг контрагентов, и включают:
- кассовый чек. Он выдается при помощи кассы, которая обязательна к применению для всех организаций, принимающих оплату наличными и банковскими картами. Все чеки передаются в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД);
- товарный чек (или товарная накладная). Это документ, подтверждающий не только оплату определенной суммы, но и покупку конкретного товара или группы товаров;
- платежное поручение. Данный документ подтверждает перевод денежных средств по определенным реквизитам через интернет-банк. Платежное поручение может быть связано с оплатой услуг контрагента или касаться уплаты налогов;
- платежное требование. Оно оформляется, если у одной организации есть какие-либо финансовые требования по отношению к другой, например поставщик требует оплатить какие-либо товары;
- бланк строгой отчетности. Это аналог кассового чека, применяемый в случае отсутствия кассового аппарата.
Новый срок хранения бухгалтерских документов в 2021 году:таблица
В 2021 году действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения бухгалтерских документов.
Сколько времени хранить в организации документы бухгалтерского учета и отчетности, определяет п. 4.1 раздела II упомянутого приказа.
Все новые сроки хранения бухгалтерских документов в 2021 года представлены далее в таблице.
| Документы учетной политики (стандарты бухгалтерского учета экономического субъекта, рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета) | 5 лет (1) | (1) После замены новыми |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним): | (1) При отсутствии годовых – Постоянно | |
| а) годовая; | Постоянно | |
| б) промежуточная | 5 лет (1) | |
| Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, пояснительные записки): | (1) При отсутствии годовых – Постоянно | |
| а) годовая; | Постоянно | |
| б) промежуточная | 5 лет (1) | |
| Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности | 5 лет | – |
| Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (финансовой) отчетности | Постоянно | – |
| Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации: | (1) В других организациях – До минования надобности (2) При отсутствии годовых – Постоянно |
|
| а) сводные годовые, годовые; | Постоянно (1) | |
| б) квартальные; | 5 лет (2) | |
| в) месячные | 1 год | |
| Отчеты об исполнении смет: | (1) При отсутствии годовых – Постоянно | |
| а) сводные годовые; | Постоянно | |
| б) годовые; | Постоянно | |
| в) квартальные | 5 лет (1) | |
| Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов: | (1) При отсутствии годовых – Постоянно | |
| а) годовые; | Постоянно | |
| б) полугодовые, квартальные | 5 лет (1) | |
| Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности): | – | |
| а) годовая; | До ликвидации организации | |
| б) промежуточная | 5 лет | |
| Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки) | 5 лет (1) | (1) При условии проведения проверки |
| Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) | 5 лет (1) | (1) При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу (это новое правило с 18.02.2020 ) |
| Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним | Постоянно | – |
| Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица | 5 лет (1) | (1) После увольнения (смены) материально ответственного лица |
| Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов | 5 лет (1) | (1) После замены новыми |
| Образцы подписей материально ответственных лиц | 5 лет (1) | (1) После смены материально ответственного лица |
| Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности | 5 лет | – |
| Документы (стандарты, кодексы, правила, регламенты, положения, инструкции, порядки, рекомендации) аудиторской деятельности: | – | |
| а) по месту разработки и (или) утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг | 5 лет (1) | (1) При условии проведения внешней проверки качества работы |
| Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг: | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору (2) При условии проведения внешней проверки качества работы (3) При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
|
| а) у аудируемого лица; | 5 лет (1) | |
| б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора | 5 лет (1) (2) (3) | |
| Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности: | (1) Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – Постоянно (2) При условии проведения внешней проверки качества работы |
|
| а) у аудируемого лица; | 5 лет (1) | |
| б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора | 5 лет (2) | |
| Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах | 10 лет (1) | (1) После возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах | 5 лет | – |
| Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета | 5 лет | – |
| Переписка по вопросам оказания платных услуг | 5 лет | – |
| Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности | 5 лет | – |
| Журналы, базы данных учета: | – | |
| а) ценных бумаг; | До ликвидации организации | |
| б) расчетов с организациями; | 5 лет | |
| в) кассовых документов (счетов, платежных поручений); | 5 лет | |
| г) депонентов по депозитным суммам; | 5 лет | |
| д) доверенностей; | 5 лет | |
| е) договоров, контрактов, соглашений с юридическими и физическими лицами; | 5 лет | |
| ж) расчетов с подотчетными лицами; | 5 лет | |
| з) исполнительных листов | 5 лет |
Таблица со сроками хранения документов в организации
Чтобы вам было проще ориентироватьcя в сроках, мы составили таблицу.
| Наименование документа | Срок | Пункт Перечня* |
| Годовая бухгалтерская отчетность | Постоянно | 351 |
| Квартальная бухгалтерская отчетность | 5 лет. При отсутствии годовых — постоянно | 351 |
| Месячная бухгалтерская отчетность | 1 год. При отсутствии годовых и квартальных — постоянно | 351 |
| Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним | Постоянно | 353 |
| Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности | 5 лет | 354 |
| Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:
1) годовые 2) полугодовые, квартальные |
Постоянно
5 лет |
357 |
| Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) | 5 лет | 360 |
| Регистры бухгалтерского учета | 5 лет — при условии проведения проверки | 361 |
| Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, авансовые отчеты и др.) | 5 лет — при условии проведения проверки | 362 |
| Счета-фактур, декларации, расчеты | 4 года | 368 |
| Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов | 5 лет после замены новыми | 380 |
| Заявления, распоряжения, справки-графики, акты об оплате, размене, приеме-передаче векселей | 5 лет | 387 |
| Справки, акты, обязательства, переписка о недостачах, растратах, хищениях | 5 лет | 410 |
| Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации товарно-материальных ценностей (движимом имуществе) | 5 лет — при условии проведения проверки | 427 |
| Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации прочих активов и обязательств, а также инвентаризационные описи ликвидационных комиссий | Постоянно | 427 , 428 |
| Книги, журналы, карточки учета основных средств | 5 лет после ликвидации основных средств — при условии проведения проверки | 459 |
| Книги, журналы, карточки учета договоров и актов о приеме-передаче имущества | Постоянно | 459 |
| Книги, журналы, карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) | 5 лет — при условии проведения проверки | 459 |
| Книги, журналы, карточки учета подотчетных лиц | 5 лет | 459 |
Документы по личному составу, созданные до 2003 года К таким документам относятся:
|
Не менее 75 лет со дня создания | Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ |
| Документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года | Не менее 50 лет со дня создания | Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ |
* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
О хранении платежных поручений в электронном виде
Расчетными (платежными) документами являются платежные поручения, инкассовые поручения, платежные требования, платежные ордера, банковские ордера (п. 1.12 Положения № 383-П).
Плательщиками, получателями средств являются, в частности, индивидуальные предприниматели (п. 1.2 Положения № 383-П).
В соответствии с п. 1.10 Положения № 383-П перечень и описание реквизитов платежного поручения, его форма на бумажном носителе, номера его реквизитов устанавливаются Банком России (приведены в приложениях 1, 2 и 3 к Положению № 383-П соответственно).
То есть платежное поручение является банковским документом.
Платежное поручение может составляться, приниматься к исполнению и исполняться как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п.
5.4 Положения № 383-П).
В п. 1.9 Положения № 373-П указано, что юридическое лицо, ИП обеспечивают наличие кассовых документов, других документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
В соответствии с ч. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ экономический субъект (в рассматриваемом случае – ИП) должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
Согласно ч.
6, 8 ст. 9, ч. 7, 9 ст. 10 Закона № 402-ФЗ на бумажных носителях копии электронных документов (регистров), хранящихся на машинных носителях, необходимо формировать:
Учитывая вышеизложенное, полагаем, что платежные поручения в случае проведения расчетов с использованием системы «БанкКлиент» могут храниться в электронном виде без их распечатывания на бумажном носителе.
Рекомендации по вопросу хранения документов в электронном виде представлены Минфином России в письме от 25.09.2009 № 02-06-00/4581.
Данные рекомендации были адресованы Федеральному казначейству, однако полагаем, что ими может воспользоваться и ИП.
Срок хранения банковских выписок на предприятии
| » | Казахстанский Бухгалтерский форум www.balans.kz |
| Volgina A | |
| Добавлено: |
#1 Пт Дек 07, 2012 11:10:24 |
| Заголовок сообщения: | Нужно ли печатать платежные поручения с банк клиента |
| Уважаемые профи,подскажите,у нас гл. бухгалтер говорит чтоб я под выписки из банка печатала и подкладывала платежки с банк клиента, скажите так ли это необходимо? |
Ведь при необходимости их всегда можно отпечатать.
Пример определения срока действия платежного поручения
Для того, чтобы определиться с периодом времени, в течение которого платежное поручение считается действительным, рассмотрим конкретный пример. В соответствии с п. 5.5 Правил перечисления денежных средств, утв. Центробанком, срок действия платежного поручения составляет 10 календарных дней. При этом не следует путать календарные и рабочие дни.
Теперь переходим к конкретному примеру. ООО «Компания» сформировала платежное поручение 11 февраля 2021 года. Для того, чтобы определить срок действия этого поручения необходимо отсчитать 10 календарных дней. Начинаем это делать с 12 февраля. То есть данный срок наступает 21 февраля 2021 года. Исходя из этого можно сделать вывод, что предъявить платежное поручение в банк ООО «Компании» необходимо не позднее 21 февраля 2021 года. Если сделать это позже указанного срока, то банковская организация вправе будет отказать в исполнении поручения по причине окончания срока действия.
Зная о том, что срок действия платежки составляет 10 дней, плательщик может легко осуществлять расчеты и своевременно предъявлять в банк платежные документы. Это позволяет компаниям и предпринимателям грамотно планировать свое рабочее время и посещать банк в любое удобное время, а не сразу же после составления поручения. В этом случае у пользователя банковских услуг появляется дополнительные удобства и комфорт при совершении платежных операций.
Срок хранения банковских выписок и платежных поручений
На каждом предприятии есть бухгалтера, которые должны вести соответствующую отчетность, за каждую финансовую операцию. Все действия в компании должны быть документально подтверждены.
Работа с отчетами и бумагами требует не только внимательности, но и бережного отношения к данной документации. Законодательством РФ на определенный вид отчетности установлен соответствующий строк хранения.
Поэтому, категорически запрещается уничтожать бумаги из бухгалтерии до наступления периода завершения строка их действия.
Какой же строк хранения данного вида документации? Всю необходимую информацию на эту тематику вы сможете найти в данной статье.
Способы получения выписки по счету
Ежемесячно в отчетную дату банк направляет отчет по счету клиенту на электронный адрес. Если нужен оригинал, с печатью банка, то получить его можно несколькими способами.
Способы получить выписку есть такие:
| Офис банка | Следует предъявить паспорт или доверенность, если документ запрашиваться третьим лицом. Срок выдачи документа не превышает 10 минут. |
| Через «Почту России» | Отправить запрос заказным письмом или через форму «обратная связь» на официальном сайте банка. |
| По электронной почте | Запросить отчет по счету можно через специалиста онлайн-чат или позвонив по телефону «горячей линии». |
| Через смс-сообщение | Вариант подходит, если подключена платная услуга смс-информирования. |
| Банкомат | Способ актуален, если у вас есть карта банка, привязанная к счету. |
Устно получить информацию можно через сотрудников службы поддержки.
Сколько лет хранить кассовые документы
До 2020 года бухгалтерское и налоговое законодательство имело разные точки зрения на сроки хранения кассовых документов. С 17.03.2021 года ситуация изменилась. Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) говорит о том, что документы с отражением данных бухгалтерского и налогового учета нужно хранить 5 лет. Такие же сроки им установлены для документов, которыми отражаются доходы и расходы предприятия.
Каковы сроки хранения документов по налогам и страховым взносам, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
В законе «О бухучете» от 06.12.11 № 402-ФЗ прописано, что бухгалтерская (финансовая) отчетность должна храниться не менее 5 лет по истечении отчетного года. Данный закон также говорит, что организация должна организовать такие условия хранения документов, при которых они останутся в целости и сохранности. Также она самостоятельно может организовывать архивы для того, чтобы хранить все важные бумаги вне места осуществления деятельности, тем самым обеспечивая сохранность документации (п. 2 ст. 13 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Сроки хранения кассовых документов, утвержденные Росархивом, также составляют 5 лет (п. 277 Перечня).
Таким образом, кассовые документы следует хранить в течение 5 лет, а при возникновении споров, разногласий — до принятия решения по делу. Сокращать указанные сроки хранения запрещается. Продлевать их, если это необходимо, разрешено.
Существует ряд административных взысканий к нарушителям сроков хранения документации:
- административный штраф для должностных лиц в размере 5 000–10 000 руб., а при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух (ст. 15.11 КоАП);
- административный штраф для граждан в размере 200–300 руб., для должностных лиц — 300–500 руб. (ст. 13.20 КоАП).
Сколько лет хранить кассовые документы
До 2021 года бухгалтерское и налоговое законодательство имело разные точки зрения на сроки хранения кассовых документов. С 17.03.2021 года ситуация изменилась. Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) говорит о том, что документы с отражением данных бухгалтерского и налогового учета нужно хранить 5 лет. Такие же сроки им установлены для документов, которыми отражаются доходы и расходы предприятия.
Каковы сроки хранения документов по налогам и страховым взносам, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
В законе «О бухучете» от 06.12.11 № 402-ФЗ прописано, что бухгалтерская (финансовая) отчетность должна храниться не менее 5 лет по истечении отчетного года. Данный закон также говорит, что организация должна организовать такие условия хранения документов, при которых они останутся в целости и сохранности. Также она самостоятельно может организовывать архивы для того, чтобы хранить все важные бумаги вне места осуществления деятельности, тем самым обеспечивая сохранность документации (п. 2 ст. 13 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Сроки хранения кассовых документов, утвержденные Росархивом, также составляют 5 лет (п. 277 Перечня).
Таким образом, кассовые документы следует хранить в течение 5 лет, а при возникновении споров, разногласий — до принятия решения по делу. Сокращать указанные сроки хранения запрещается. Продлевать их, если это необходимо, разрешено.
См. также «Какой срок хранения кассовой книги?».
Существует ряд административных взысканий к нарушителям сроков хранения документации:
- административный штраф для должностных лиц в размере 5 000–10 000 руб., а при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух (ст. 15.11 КоАП);
- административный штраф для граждан в размере 200–300 руб., для должностных лиц — 300–500 руб. (ст. 13.20 КоАП).
Сроки хранения банковских выписок и платежных поручений
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка)об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам 5 лет Документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним 5 лет Отчеты об исполнении сметы расходов: сводные годовые Постоянно годовые Постоянно квартальные 5 лет При отсутствии годовых -постоянно Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности: Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета 5 лет Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка)о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе,в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.