Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сдача сзв-м на бумажном носителе в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Отчет по перссведениям в 2023 году передается в ИФНС. Компании направляют его по месту нахождения головного офиса или обособленного подразделения (если у него имеется счет в банке и право платить зарплату своим физлицам). ИП и обычные физлица подают документ по месту проживания.
Способ и место подачи отчета
Способы подачи:
- только электронно при количестве физлиц, указанных в отчете, больше 10 чел. — через оператора ЭДО или сайт ФНС. Обязательно использовать УКЭП;
- в бумажном виде при количестве физлиц, указанных в отчете, до 10 чел. включительно — лично, через представителя при сдаче инспектору ФНС или через Почту России. При такой численности отчет также можно по желанию отправлять электронно.
Штрафы за несдачу персонифицированной отчетности на мобилизованных сотрудников
Штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-ТД на мобилизованных работников, а также сдачу этой отчетности с ошибками назначается по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ. Согласно данной норме, должностные лица работодателя могут быть оштрафованы за данное нарушение на сумму от 300 до 500 рублей.
Кроме того, работодателя могут оштрафовать, если вместо электронного СЗВ-ТД он представит на мобилизованного работника отчет на бумажном носителе. Напомним, работодатели, у которых работает более 10 человек, должны представлять отчетность по форме СЗВ-ТД строго в электронном виде. За несоблюдение электронной формы представления сведений по форме СЗВ-ТД к работодателю применяют финансовые санкции в размере 1000 рублей в отношении каждого сотрудника (ч. 4 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Несвоевременное представление или представление неполных или недостоверных сведений в отношении мобилизованных работников по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ влечет применение к компании штрафных санкций в размере 500 рублей (ч. 3 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Если вместо электронных СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ работодатель представит бумажные отчеты, его также оштрафуют на 1 000 рублей.
Внимание! ПФР не планирует штрафовать работодателей за несвоевременное представление формы СЗВ-ТД по мобилизованным сотрудникам, пока не будут зарегистрированы новые коды для указанных мероприятий.
Ошибочные данные по нескольким работникам
В следующем примере речь пойдет об оспаривании не самого факта наложения штрафа, а его суммы.
В организации работает 100 человек. СЗВ-М подавалась в последний день срока, однако принята не была. Причина — в отношении трех сотрудников указаны некорректные данные (СНИЛС либо ИНН). Бухгалтеру ничего не остается, кроме как исправить ошибки и подать форму позже 15-го числа. В Фонде посчитали, что отчет подан с нарушением срока, и наложили штраф — 500 рублей за каждое застрахованное лицо. То есть сумма штрафа составила 50 тыс. рублей.
Страхователь с этим не согласился. По его мнению, штраф должен рассчитываться исходя из количества лиц, в отношении которых в первоначально поданной форме были указаны некорректные данные. При таком расчете штраф должен составить всего 1,5 тыс. рублей. Кто прав?
Опять же, единого мнения арбитров на этот счет нет. Были решения, когда судьи принимали сторону Фонда (постановление АС Дальневосточного округа от 21.11.17 № Ф03-4421/2017). Но есть и противоположные исходы разбирательств, например, постановление АС Западно-Сибирского округа от 23.08.17 № А27-22235/2016. В нем указано, что отчет с ошибками в отношении отдельных лиц не может считаться несданным в полном объеме. Соответственно, исчислять штраф исходя из общего количества застрахованных лиц неправомерно.
Таким образом, учитывая практику арбитражных судов, шанс на оспаривание подобного штрафа у страхователей имеется. Воспользоваться им или нет — это зависит от масштаба «бедствия».
Какие формы отчетности были изменены
Постановление Правления ПФР от 21.04.2022 № 62п, вступающее в силу с 19 августа 2022 года, внесло изменения в следующие формы персонифицированной отчетности:
- Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД);
- Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ);
- Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1);
- Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР);
- Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ).
Изменения вносят уточнения в порядок сдачи сведений по форме СЗВ-ТД. Напомним, еще с 10.01.2022 Федеральный закон от 30.12.2021 № 474-ФЗ обязал всех работодателей с численностью работников свыше 10 человек отчитываться в ПФР исключительно в электронной форме. То есть сейчас работодатели, у которых работает 11 и более сотрудников, обязаны сдавать отчетность по формам СЗВ-ТД, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ в электронном виде.
С 19 августа данное правило отдельно прописывается и в порядке заполнения сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица (приложение 2 к постановлению Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п). Согласно данному правилу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД в форме электронного документа. И только в случае, если численность работающих у него зарегистрированных лиц составляет 10 человек и менее, он может представлять форму СЗВ-ТД на бумажном носителе. За несоблюдение работодателями порядка представления сведений о трудовой деятельности работников в форме электронных документов им по-прежнему будут назначаться штрафы в размере 1 000 рублей (абз. 4 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Как и куда сдавать СЗВ-М в 2021 году
Правило остается неизменным с 2016 года. Если в компании или у ИП 25 сотрудников и больше, сдавать отчет надо в электронном формате с усиленной квалифицированной электронной подписью. Если 24 и меньше — можно сдать на бумаге. По обоим вариантам сроки одинаковые — до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. За неверную форму отчета вас оштрафуют на 1 000 рублей, поэтому не забудьте перейти на электронный формат, когда возьмете на работу двадцать пятого сотрудника.
Сдать СЗВ-М нужно по месту жительства ИП или по месту регистрации компании. Если у организации есть обособленные подразделения с сотрудниками — сдайте отчет по месту нахождения обособки. Однако если у ОП нет своего счета или же зарплата его сотрудникам поступает из головного офиса, данные о сотрудниках такого подразделения надо включать в общий отчет по головной организации.
Кто должен подавать форму
Отчитываться по СЗВ-М должны все страхователи. Страхователями являются организации и предприниматели, которые привлекают работников по трудовым договорам либо заключают с физическими лицами гражданско-правовые договоры, вознаграждения по которым облагаются страховыми взносами. Включаются в форму и лица, которые проработали непродолжительное время, а также те, кому в отчетном периоде не производились никакие начисления.
Бывает, что в организации нет наемных работников и ни с кем из физических лиц не заключены договоры ГПХ. Нужно ли в этом случае отчитываться по форме СЗВ-М? Надо учитывать, что юридическое лицо не может существовать без директора, который также является наемным работником. Поэтому рассматриваемую форму подают все организации.
Отчитываться нужно и в случае, если функции директора выполняет единственный учредитель, договор с которым не заключен. Но лишь при условии, что организация ведет деятельность, и руководитель получает заработную плату.
Единственная ситуация, когда организация может не подавать СЗВ-М — если она не ведет деятельности, не имеет наемных работников, с директором договор не заключен, и он не получает заработной платы (письмо ПФР от 27 июля 2016 г. № ЛЧ-08-19/10581).
Следующие типы хозяйствующих субъектов в случае отсутствия у них наемных работников не подают форму СЗВ-М:
- индивидуальные предприниматели;
- арбитражные управляющие;
- нотариусы и адвокаты, ведущие частную практику;
- крестьянские фермерские хозяйства.
Кого включать в СЗВ-М
Законодатели несколько раз меняли правила по отчетности. Собрали в таблице ситуации, которые вызывают путаницу.
| Ситуация | Нужно ли включать в отчет |
|---|---|
| Сотрудница ушла в декрет | Включаем. У нее действующий трудовой договор |
| У работника нет начислений в отчетном месяце | Включаем |
| Служащий привлечен по договору гражданско-правового характера, доход по этому документу нерегулярный (в одном месяце есть, в другом — нет) | Включаем каждый месяц, пока действует договор ГПХ |
| Организация заключила договор аренды с физическим лицом | Не включаем. Аренда имущества — это не трудовые отношения |
| В штате учреждения только директор, он же — единственный учредитель | Включаем. С ним заключен трудовой договор, он является застрахованным лицом |
| У организации несколько учредителей, не оформленных в качестве работников | Не включаем. Только официальные работники являются застрахованными лицами |
| Сотрудник является совместителем | Включаем. С любым совместителем заключается трудовое соглашение |
| У работника отсутствует ИНН | Включаем. Поле ИНН не заполняем |
| Работник уволился | Включаем. Последний отчет по такому работнику подается по фактическим сведениям — непосредственно за месяц его увольнения |
| ИП не задействует наемных сотрудников | Отчет не делается. Предпринимателю нет необходимости формировать отчетность на себя |
Плюсы и минусы сдачи СЗВ-М нулевая
СЗВ-М (сведения о заработной плате и стаже) нулевая представляет собой декларацию, которую предприятия и организации должны предоставлять в Пенсионный фонд. Это декларация о заработной плате, выплаченной работникам за отчетный период.
В силу определенных причин, предприятия и организации могут подать СЗВ-М нулевая, что означает отсутствие заработной платы за указанный период. Существуют как плюсы, так и минусы сдачи СЗВ-М нулевая.
Одним из главных плюсов является упрощенность процесса подачи декларации. В случае отсутствия заработной платы, предприятию или организации не нужно составлять сложные расчеты и заполнять соответствующие разделы декларации. Все, что требуется, – это указать рабочий период и отметить факт отсутствия выплаты заработной платы.
Еще одним плюсом сдачи СЗВ-М нулевая является экономия времени и ресурсов. Сдача декларации в нулевой форме занимает гораздо меньше времени, поскольку отсутствуют сложные расчеты и проверки.
Однако, есть и некоторые минусы сдачи СЗВ-М нулевая. Во-первых, это может вызвать вопросы со стороны контролирующих органов. Если предприятие или организация регулярно подает нулевую декларацию, это может вызвать подозрения налоговых органов и повлечь за собой дополнительные проверки.
Как проходит сдача отчетности сзв-м на бумажном носителе; все о налогах
- Январь – 15-е февраля.
- За февраль – 15-е марта.
- За март – 17-е апреля.
- За апрель – 15-е мая.
- За май – 15-е июня.
- За июнь – 17-е июля.
- За июль – 15 августа.
- За август – 15 сентября.
- За сентябрь – 16-е октября.
- За октябрь – 15-е ноября.
- И за ноябрь – 15-е декабря.
Отчетность с описью вложения и заполненным конвертом передается сотруднику почтового отделения. Он сверит опись с документами, подпишет и вернет 1 бланк описи. Его необходимо сохранить, поскольку он может потребоваться в спорных случаях для подтверждения сдачи отчетности.
Как правило в этом случае, руководитель предприятия является единственным участником и учредителем, но и при таком условии на него также распространяется обязательное пенсионное страхование, как и на работающих по трудовому договору либо по договору гражданско-правового характера.
Кроме того, в фондах, да и в ИФНС могут потребовать флешку с файлом выгрузки отчетности. Поэтому перед походом в инспекцию/фонд необходимо будет изготовить файл выгрузки и перекинуть его на флешку. Для изготовления файла выгрузки в готовом отчете нужно нажать кнопку «Выгрузить».
Учтите, что сотрудник почты вправе запросить доверенность на отправку корреспонденции от лица организации, а также паспорт. Поэтому при сдаче отчетности через почту данные документы необходимо иметь при себе. Вместо доверенности можно представить выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
Отклоняя доводы заявителя о том, что им был направлен расчет по форме РСВ-1 ПФР за II квартал 2024 г. по почте, со ссылкой на опись вложения, имеющую оттиск календарного почтового штемпеля почтового отделения от 15.08.2022 N 119607, суд правомерно указал, что доказательством направления почтового отправления в соответствии с п. 31 Правил оказания услуг почтовой связи является квитанция. В связи с этим данная опись не может быть принята судом в качестве надлежащего доказательства направления названных документов в адрес пенсионного фонда. Заявителем квитанция не представлена.
- информация о получателе отправления (пенсионный фонд), отправителе (общество), документах, которые были направлены получателю (форма РСВ-1 ПФР и сведения индивидуального персонифицированного учета за три квартала 2012 г.);
- оттиск штемпеля ФГУП «Почта России»;
- подпись почтового работника.
Обществом представлена копия почтовой квитанции от 14.02.2013 с описью вложения в ценное письмо, которая в том числе содержит информацию о получателе письма и направленных документах. Данное доказательство суды признали допустимым и достаточным в обоснование заявленных требований.
Как показывает арбитражная практика, плательщик страховых взносов выиграет спор в том случае, если предъявит в качестве документального подтверждения факта направления расчета почтовую квитанцию, а также опись вложения. Ведь при приеме регистрируемого почтового отправления отправителю выдается квитанция, в которой указываются вид и категория почтового отправления, фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (п. 31 Правил оказания услуг почтовой связи (Утверждены Приказом Минкомсвязи России от 31.07.2022 N 234)). А наличие описи вложения означает, в частности что сотрудники почты при приеме почтового отправления с объявленной ценностью проверили пересылаемые вложения (отправляемые предметы) (см., например, п. 4.6 Порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений (Утвержден Приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 N 114-п)).
- на бумажном носителе — не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом. Отчетными периодами признаются I квартал, полугодие, девять месяцев календарного года, календарный год;
- в форме электронного документа — не позднее 20-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом.
Порядок заполнения СЗВ – М на бумаге
Для того, чтобы заполнить отчет в бумажной форме необходимо сначала найти актуальную форму. Это можно сделать на просторах интернета и труда не составляет.
Составление отчета на бумаге ничем не отличается от заполнения в электронном виде. Заполняются все 4 раздела формы, то есть указывается:
- Сведения об организации – составителе отчета
- Месяц и год, за который подается отчет
- Тип сведений. Если отчет заполняется впервые за указанный период, то проставляется тип сведений «исходящая». Форма с типом сведений «дополняющая» или «отменяющая» используется при исправлении ошибок.
- Информация о сотрудниках организации. Указывается СНИЛС и ИНН сотрудника
В нижней части отчета ставится подпись директора, печать организации и указывается дата сдачи формы.
Сдача отчета лично или по доверенности
Отчет сформирован, проверен всеми возможными способами? Теперь можно идти «сдаваться».
Для этого распечатываем форму в 2 экземплярах, скидываем на флешку файл выгрузки и идем в отделение Пенсионного фонда.
Если отчет подает директор организации или сам индивидуальный предприниматель, то дополнительных документов предоставлять не надо.
Доверенность потребуется, если от организации отчет пойдет сдавать представитель, например, бухгалтер. Представитель индивидуального предпринимателя должен представить в фонде нотариально заверенную доверенность.
Специалист Пенсионного фонда заносит файл выгрузки в свою базу и, если не находит ошибок, делает отметку о сдаче на экземпляре налогоплательщика. С этого момента отчет считается сланным.
Нужно ли включать в отчет СЗВ – М совместителей?
Совместители бывают разные – внешние и внутренние. И в том и в другом случае с такими работниками заключается трудовой договор, им платится заработная плата, идут отчисления, в том числе и в Пенсионный фонд.
Внутренние совместители выполняют дополнительные обязанности по основному месту работы. Получается, что сведения о них автоматически отражаются в отчете.
Внешние совместители трудоустроены согласно нашему законодательству и трудовому кодексу, поэтому тоже должны включаться в форму СЗВ – М.
Отчет СЗВ – М один из самых простых среди тех, что сдают налогоплательщики. Очень обидно получить штраф, например, за несвоевременную сдачу. Причем, в зависимости от количества сотрудников, наказание может получиться достаточно приличным. Поэтому стоит очень основательно подходить к составлению отчета, даже такого несложного, как СЗВ – М.
Стоит так же отметить, что работа «по старинке», предоставление отчетности на бумаге рано или поздно уйдет в небытие. Жизнь не стоит на месте, отчетности все больше и она все сложнее, поскольку контролирующие органы хотят иметь представление обо всех сферах деятельности организации или предпринимателя.
Переход на сдачу отчета в электронной форме тех налогоплательщиков, которые сейчас предоставляет форму на бумаге, значительно облегчит и упростит работу бухгалтера.
Какие данные отражает новая форма
Новая форма СЗВ М, вступающая в силу с 1 января 2024 года, предназначена для отражения данных о заработке и страховых взносах работников. Она содержит информацию о следующих показателях:
| Показатель | Описание |
|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Персональные данные работника |
| ИНН | Идентификационный номер налогоплательщика |
| Страховой номер | Идентификационный номер страхователя |
| Период | Период, за который предоставляются данные (месяц, квартал, год) |
| Вид заработка | Информация о заработке работника (основная зарплата, премии, дополнительные выплаты и т.д.) |
| Размер заработка | Сумма заработка работника по каждому виду заработка |
| Удержания | Информация о удержанных суммах (налоги, страховые взносы и др.) |
| Сумма начислений | Общая сумма начисленного заработка за период |
Данная форма является важным инструментом для предоставления информации о заработке и страховых взносах работников государственным органам и организациям, занимающимся социальным обеспечением и налоговыми вопросами.