Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «В настоящем деле прошито и пронумеровано». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В большинстве случаев прошивка требуется для отчетов, представляемых в налоговую инспекцию. В таком случае подпись ставит только руководитель организации, а на наклейке ставится оттиск его печати. Это обязательное требование налоговой службы.
Оформление дел в делопроизводстве: лист прошито пронумеровано и скреплено печатью
Для каждого дела с документами необходимо завести папку, в которой хранятся прошитые листы с нумерацией и печатью.
Обложка для нее делается из картона, она может быть 3-х видов:
- Из стандартных листов А4.
- Нестандарт формируется исходя из размера подшиваемых бумаг.
- Для продолжительного хранения, не менее 25 лет, такого же формата, как и подшиваемые бумаги.
На обложке указывается:
- название предприятия;
- наименование структурного отдела;
- индекс документа;
- заголовок
- сохранность дела
- папка под номером
- количество листов;
- число, год, когда было сформировано дело.
Приоритет документам в электронном виде
Налогоплательщик может направить документы в налоговый орган по телекоммуникационной сети через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет налогоплательщика, заверив усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в силу п. 2 ст. 93 НК РФ.
Если стороны договора достигли взаимного согласия по применению электронного документооборота, они обмениваются документами в системах ЭДО или через обычную электронную почту, подписывая документы своими УКЭП.
И контрагенты, и контролирующие органы довольно долго желали получать все договоры, письма, первичные документы бухгалтерского учета на бумаге с подписями и печатями. Это казалось заведомо надежным подтверждением взаимоотношений. Но сейчас ситуация изменилась. Документы, подписанные/заверенные электронной подписью, удовлетворяют и дотошных клиентов, и строгих работников контролирующих органов. Преимущества, в особенности при большом объеме представляемых сведений, очевидны для всех. Добавила бонусов электронным оригиналам, копиям и пандемия: либо документооборот переводится в электронный вид, либо бизнес замирает.
Как сшить документы для налоговой по требованию
В налоговую нужно предоставлять документы либо в оригинале, либо правильно подготовленные и заверенные копии.
- Документы должны быть сложены по периодам.
- В подготовленной папке должна находиться опись.
- Папка сшивается по схеме 3. Полное описание
- В папке для проверки можно сшить не более 150 страниц.
- Нумеруют со страницы следующей за описью.
- Сшивку выполняют в несколько слоев нитки. Минимально две, максимально четыре.
- Формирование узелка и размещение фиксатора только на тыльной стороне папки.
- Листик/фиксатор имеет прямоугольную форму 5 на 5 см.
- Заверение фиксатора выполняется по стандартам ГОСТа. Ознакомьтесь с правилами и
Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению. Прошивка и нумерация документации — это совсем не прихоть, а защита от внесения незаконных изменений, путём вырывания/добавления страниц и прочих несанкционированных действий
Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный
Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один
При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это? Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом». И радует то, что знание это легко можно получить, однажды разобравшись с этим вопросом.
В некоторых структурах, например силовых, внутренняя проверяющая служба всегда проводит ревизию с особым пристрастием, и в первую очередь смотрит на то, оформлены ли журналы надлежащим образом, проверяют даже шнуровку конспектов личного состава!
Все кассовые журналы должны прошиваться в первую очередь, всё, что касается финансов, всегда в фокусе контрольных служб. Следует прошить и книгу жалоб, и книги учёта приказов, и журналы для отметок о входящей/исходящей корреспонденции и прочего.
Некоторые журналы ведутся на предприятиях годами, в этих случаях бывает, что нить прошивки помогает книге просто не развалиться на составляющие части от старости.
- нумерация распространяется только на листы, исключая страницы;
- номер прописывается таким образом, чтобы он находился в верхнем углу страницы (справа) без захода на текст листа;
- при нумерации писем первый элемент учета – конверт, а затем все находящиеся в нем листы;
- если один документ состоит из двух и более томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
- при оформлении приложения в виде отдельной пачки учет содержащихся в ней листов ведется отдельно от главного документа;
- если какие-то листы уже имеют свою нумерацию, то это не исключает обязательность нумерации на общих основаниях;
- в случае с картами, размещенными на нескольких склеенных листах (от двух), учет организуется с позиции того, что это один лист, с соблюдением обязательности указания в примечании количества используемых листов;
- нумерация диаграмм, чертежей и других подобных документов производится с их оборотной стороны в левом верхнем углу;
- подшивка большеформатных листов производится за одну сторону, а номер проставляется таким образом, чтобы он находился в правом углу применительно к верхней части документа в развернутом виде;
- фотографии, справки и чеки являются самостоятельными документами, если их крепление к листу осуществляется лишь с одной стороны;
- на одном листе может быть наклеено несколько документов (от двух), если это так, то следует его учитывать как один, отражая информацию об этом в примечании и на обороте такого листа;
- нумерация производится посредством арабских цифр;
- в отношении листа с описью нумерация не применяется.
Подготовка бумаг, имеющих юридическую силу, – это ответственный процесс, осуществление которого не допускает вероятность каких-либо ошибок. Здесь важна правильность выполнения процедуры прошивки. Отсутствие качественного скрепления бумаг может обернуться против вас: возникает возможность изъятия или замены некоторых листов со стороны заинтересованных в этом лиц.
Прошито, пронумеровано и скреплено печатью
Оформление исполнительных документов подчиняется определенным правилам – это позволяет избежать путаницы и привести ведение документооборота к единой системе. Такие моменты как нумерация и прошивка являются частью этой системы. Бывают случаи, когда дополнительно требуется составить реестр и скрепить сшитую папку печатью, чтобы ее содержимое оставалось неизменным, переходя из рук в руки.
- Нумерация проводится до сшивки листов.
- Цифры проставляются в правом верхнем углу страницы, согласно официальным правилам делопроизводства.
- Во время прошивки важно не затягивать связующую нить слишком сильно, иначе открыть журнал будет невозможно.
Пример наклейки: что следует указать
После того как все листы журнала были пронумерованы и прошиты, на узел нитки крепится наклейка. Она представляет собой небольшой бумажный прямоугольник, размеры которого составляют примерно 4×6 см. Рекомендуется заранее подготовить и распечатать на принтере несколько экземпляров, чтобы они всегда были под рукой.
Пример наклейки включает в себя следующие поля для заполнения:
В разных образцах формулировки могут отличаться. Как правило, на наклейке отражается только информация о количестве листов и должности ответственного за журнал сотрудника. В конце ставится его подпись.
Важно! Наклейка может быть дополнена датой формирования журнала и оттиском печати организации (при наличии таковой).
При креплении нужно следить за тем, чтобы узелок нити находился в центре наклейки. Кончики при этом выходят за линию бумаги.
Как прошить документы
Строгие требования к технике прошивки не предъявляются. Вместе с тем если представители надзорной организации сочтут ее выполнение неправильным, в принятии документов могут отказать.
Прошивка выполняется в несколько этапов:
Перед тем как сшивать документы пронумеруйте листы. Согласно правил делопроизводства нумерация должна быть в правом верхнем углу. Хотя я нумеровал и с права внизу. Когда прошиваете журнал не затягивайте нитку так чтобы она мешала журналу открываться. Завязываем. Затем на узел нитки наклеиваем бумажку «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью».
Чтобы ровно сшить все листы, следует убрать все посторонние предметы. Если стопка большая, рекомендуется брать бумаги небольшими партиями. Когда нужно упорядочить в одном журнале несколько разных документов, их укладывают по дате подписания.
Основная функция наклейки подтверждение целостности журнала и включенных в него документов. С этой же целью узелок заливается клеем. Как на самой бирке, так и на документах ставится печать организации.
Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую
Напомню, что раньше специалисты ведомства были категорически против того, чтобы организации сдавали подшивки.
Ведь листы нужно складывать так, чтобы при прошивке они не торчали в разные стороны.
По традиции для прошивки используются более суровые нитки. Документы можно прошить два раза и тогда в прочности можно будет не сомневаться. Заверка документов это еще один важный момент. Актуальным этот феномен становится в том случае, если документы прошиваются для налогового органа. Существует необходимость подтвердить, кем были прошиты документы и когда это произошло.
В случае большого объема применяется специальное приспособление.
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или в свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов».
Чтобы прошить или прошнуровать документ, нужно иметь под рукой иглу, нить или шпагат, дырокол и ножницы; чтобы завершить формирование тома — клей, наклейку с указанием количества листов и подписью ответственного лица и печать. Заверитель клеится прямо на затянутый после скрепления листов узел — так, чтобы концы нити, шнура или шпагата оставались свободными.
Наклейка «Прошито и пронумеровано» может быть самостоятельно свёрстана ответственным работником, но значительно легче использовать готовый образец, приведённый по ссылке выше.
- Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
- Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами.
Делопроизводственная документация имеет разное значение.
Отличаются документы по толщине дела, форме листов.
Точка зрения законодательных структур
Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.
Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, есть еще Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также ГОСТ Р 51141.
Все они регламентируют, в целом, единый порядок прошивки материалов. Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.
В ряде случаев, например, подача документов частным предпринимателем для государственной регистрации, неправильно подшитые документы вам будут возвращены для устранения недочетов.
Как правильно оформить и прикрепить наклейку?
Заверяющая наклейка — непременный атрибут полностью оформленного дела; она так же важна для сотрудника отдела кадров, как должным образом заверенная доверенность на представление интересов в налоговой для посредника.
Требования к оформлению наклейки:
- Размеры заготовки — около 40×60 мм.
- Она должна полностью закрывать узел, оставляя свободными концы нитей.
- Ещё до наклеивания или после просыхания в соответствующих полях заверителя необходимо проставить общее количество листов, подпись и расшифровку подписи (фамилию с инициалами) ответственного сотрудника и печать организации.
- По окончании процедуры оформленный заверитель следует залить клеем вместе с выступающими нитями.
Правила сшивания документов ГОСТ
- Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
- Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
- Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
Ставим наклейку “Прошито и пронумеровано…”
На оборотную сторону последнего листа в месте скрепления наклеивают прямоугольную бумажную наклейку “Прошито и пронумеровано…”. Размер наклейки: 40–60 мм х 40–50 мм. Она должна полностью закрывать место скрепления прошивки. Нити могут выходить за границы наклейки, но не более чем на 2–2,5 см. На наклейке делают заверительную надпись. В ней в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003:
- указывают «Верно, всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью»;
- буквенную и цифровую запись количества листов;
- должность заверяющего лица;
- подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию) заверяющего лица;
- дату заверения.
Данная наклейка с записями подтверждает соответствие копии подлиннику.