Графики отпусков на 2023 год: как правильно составить

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Графики отпусков на 2023 год: как правильно составить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Составление Графика отпусков в «1С»

Для того чтобы сформировать График отпусков в «1С: Зарплата и управление персоналом», перейдите в Раздел «Кадры» — Журнал «Графики, переносы отпусков».

Далее, воспользуйтесь Командой «Создать» и выберете «График отпусков». В шапке открывшегося документа укажите название предприятия и дату формирования Графика – напоминаем, по общему правилу, документ должен быть составлен не менее, чем за две недели до начала календарного года.

После указания основных реквизитов заполните табличную часть одним из следующих способов:

• с помощью Команды «Подбор», выбрав сотрудников из предлагаемого списка. Чтобы включить в график всех сотрудников, наберите на клавиатуре комбинацию «Ctrl+A» и после нажмите «Выбрать», закрыв в форму в документе будут отражены все работники;

• с помощью Команды «Добавить», внося в документ отдельных лиц, работающих в организации»

• загрузив данные из внешнего файла.

После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. Такой перенос можно оформить с помощью документа Перенос отпуска (раздел Кадры – Графики, переносы отпусков — кнопка Создать — Перенос отпуска), который можно и удобнее ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском по ссылке Оформить перенос в колонке Фактический отпуск документа График отпусков (ссылка становится доступной после проведения документа). В результате нажатия на ссылку будет создан и отображен документ Перенос отпуска, в котором необходимо заполнить раздел Отпуск перенесен:

• в табличной части укажите период, на который переносится выбранный запланированный отпуск. При переносе отпуск можно разбить на несколько частей. Новая дата начала отпуска будет фигурировать в форме № Т-7. А дата окончания будет использоваться при формировании печатной формы заявления, которое будет доступно для формирования, если отпуск переносится по инициативе сотрудника (установлен флажок Перенос по инициативе сотрудника);
• по ссылке Как сотрудник использовал отпуск? можно получить информацию об использовании сотрудником положенных ему отпусков и их остатках;
• в поле В связи с укажите причину переноса запланированного отпуска для ее отражения в печатной форме;
• флажок Перенос по инициативе сотрудника установите, если перенос запланированного сотрудником отпуска переносится по его инициативе. В результате из документа можно будет сформировать печатную форму заявления сотрудника о переносе отпуска. В противном случае (если отпуск перенесен по инициативе работодателя) – печатную форму уведомления сотрудника о переносе отпуска.

Исполнение и изменение

За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.

Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.

Инструкция по заполнению графика отпусков 2023 года

Рассмотрим заполнение документа на примере унифицированной формы Т-7:

1. В соответствующей строке указывается наименование организации. Оно прописывается полностью без сокращений с указанием формы собственности.
2. При утверждении графика учитывается мнение профсоюзного органа работодателя. Если таковой имеется, то реквизиты соответствующего документа вносятся в поле. При отсутствии профсоюза в компании оно остается пустым.
3. График отпусков должен иметь уникальный номер, дату составления и год, на который он составлен.
4. В правом верхнем углу прописывается гриф «УТВЕРЖДАЮ», должность руководителя организации, его личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения.
5. Ниже следует табличная часть документа, где по каждому из работников указываются в графах с 1 по 6:

• подразделение (отдел);
• должность в соответствии со штатным расписанием;
• ФИО без сокращений;
• номер по табелю;
• количество дней отпуска;
• дата его начала.

Если планируется разбить отпускные дни на несколько периодов, то каждый из них прописывается отдельной строкой с указанием количества дней и даты начала.

Графы с 7 по 9 заполняются уже по фактическому использованию дней отпуска и его переносу.

1. Подписывает график руководитель кадровой службы или лицо, ответственное за учет кадров в организации. Указывается его должность, проставляется личная подпись, которая расшифровывается.

С графиком отпусков необходимо ознакомить работников под роспись. Для этого допустимо предусмотреть дополнительную графу в графике или составить отдельную ведомость, в которой каждый работник должен поставить свою личную подпись и дату ознакомления.

Срок хранения документа составляет один календарный год (п. 693 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Законодательно нет строгих требований к бланку графика. Однако большинство компаний за основу берут используемый ранее формат Т-7. Для удобства работы информацию заносят в таблицу.

Основные элементы:

1. Информация о работодателе – полное название, реквизиты, ФИО директора.
2. Мнение-пометка выборного профсоюзного комитета.
3. Данные о названии документа, номере и дате утверждения.
4. Отделы и все структурные подразделения.
5. Сведения о сотрудниках – ФИО, табельный номер и должность согласно штатному расписанию.
6. Полная информация – сколько запланировано, продолжительность, возможные переносы и на основании чего.
7. Примечания.
8. Подписывает график начальник кадровой службы, утверждает – руководитель предприятия.

График отпусков на 2023 год: образец

Работодатель вправе разработать документ самостоятельно, а может воспользоваться унифицированной формой № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

График должен содержать:

• наименование предприятия (ФИО ИП);
• подписи представителя профсоюзного органа и руководителя предприятия;
• название документа, его номер и дату составления;
• наименование структурных подразделений предприятия;
• наименование должностей работников;
• Ф.И.О. и табельный номер каждого из работников предприятия;
• сведения о предстоящем отпуске: продолжительность, запланированная дата начала;
• графы для внесения дополнительной информации в течение года: о фактической дате начала отпуска, о переносе времени отдыха и для примечаний.

ЗАПОЛНЯЕМ форму № Т-7

Данные об отпусках работников заносите в график на основании опросных листов, которые одобрили директор фирмы, индивидуальный предприниматель или начальники отделов. Если начальники не согласны предоставлять отпуска в то время, когда хотят сотрудники, надо предложить работникам пересмотреть планы. И только некоторым сотрудникам вы должны предоставить отпуск в удобное для них время (см. таблицу ниже). Обратите внимание на отпуска работников, которые хотят отдыхать в праздничные и выходные дни. Продолжительность отпусков считайте в календарных днях, включая субботу и воскресенье. А вот праздники в число календарных дней отдыха не входят. Не все сотрудники об этом знают. Поэтому в графике отпусков укажите начальную и конечную даты отпуска.
Какие работники могут уйти в отпуск без согласия руководства

Работники	В какое время берут отпуск
Несовершеннолетние работники	В удобное для работника время (ст. 267 и 262.1 ТК РФ)
Один из родителей, воспитывающий ребенка-инвалида до 18 лет
Беременные сотрудницы или работницы, которые находятся в декретном отпуске	Перед отпуском по беременности и родам или сразу после него (ст. 260 ТК РФ)
Работники, усыновившие новорожденного ребенка	С момента усыновления до истечения 70 календарных дней со дня рождения ребенка (ст. 257 ТК РФ)
Работники, у которых жены находятся в отпуске по беременности и родам	В период отпуска по беременности и родам жены (ст. 123 ТК РФ)
Совместители	Одновременно с отпуском на основной работе (ст. 286 ТК РФ)

Другие документы для оформления отпуска

Когда подходит время отдыха сотрудника, оформляют приказ о предоставлении отпуска с произвольной форме или по унифицированной форме Т-6.

Строго определенного срока для оформления этого документа нет, но нужно успеть за три дня до начала отпуска выплатить отпускные, а для этого нужен уже оформленный приказ.

Если отдыхать уходят сразу несколько человек, можно оформить один приказ на всех. Для этого используют форму Т-6а.

Если одновременно с очередным, человек оформляет какой-либо другой вид отпуска, их можно оформить одним приказом, в форме Т-6 предусмотрена такая возможность (пункты А и Б). Например, если сотрудница берет очередной отпуск, а сразу после него по беременности и родам.

Что сделать перед заполнением графика отпусков

Определяем список тех, кто в этот график будет внесен, а именно:

• Сотрудники, находящиеся в штате на дату утверждения включительно
• Те, кто оформлен на срочный трудовой договор. При этом будем учитывать срок такого договора. Если договор заканчивается в декабре текущего года, то такого сотрудника включать не будем, но если он заканчивается в следующем году — планируем отпуск. Работники по договору гражданско-правового характера в график отпусков не включаются.
• Те, кто находятся в отпуске по уходу за ребенком. Т.к., эти сотрудники уже находятся в отпуске, то предоставление двух отпусков одновременно невозможно. Если молодой родитель изъявит желание и выйдет на работу, то мы сделаем приложение к графику отпусков, указав даты отпуска.
• «Потеряшки». Это сотрудники, которые фактически долгое время отсутствуют на рабочем месте, и мы проводим мероприятия по их розыску. Мы им заблаговременно пишем письмо о том, что сейчас идет формирование графика отпусков, и просим указать предпочтительные даты. В самом графике отпусков делаем примечание напротив фамилии работника, что более точная дата будет определена по выходу работника
• Совместители. У внешних совместителей мы запросим справку с основного места работы, чтобы указать те же даты и в своем графике, а для внутренних совместителей мы отведем две строки, в одной указав отпуск как у основного работника, а во второй — как для совместителя.

Правила создания графика отпусков

1. Учитывая Ст. 123 Трудового Кодекса РФ, планировать отпуск персонала в организациях необходимо составлять заблаговременно, а именно, за две недели до наступления нового календарного года.
2. В график отпусков необходимо включать всех сотрудников организации, с которыми оформлены договорные отношения.
3. Очень важно учитывать пожелания и потребности сотрудников, имеющих какие-либо льготы.
4. Пожелания всех остальных сотрудников необходимо согласовывать с руководителем компании с целью обеспечения непрерывного рабочего процесса.
5. Заявление на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска должно быть написано работником за две недели до его начал.
6. В первую очередь согласование графика отпусков должно произойти с сотрудниками, которые имеют право на отдых в комфортное время именно для них: многодетные родители, совместители, несовершеннолетние работники, почетные доноры, военнослужащие, родители детей-инвалидов.

Кто имеет право на отпуск в удобное время?

Трудовым кодексом определены категории граждан, которые могут выйти в очередной отпуск на особых основаниях, т.е. в период времени, когда им это удобно вне зависимости от составленного работодателем плана. Это:

• один из родителей несовершеннолетнего ребенка-инвалида (до достижения ребенком 18 лет) – ст. 262.1;
• супруг женщины, находящейся в отпуске в связи с беременностью и родами – ст. 123;
• работник в местностях Крайнего Севера, являющийся родителем (опекуном) несовершеннолетнего ребенка, для сопровождения его к месту поступления в учебное заведение высшего или среднего звена – ст. 322;
• Герои России, Соц.Труда, Труда РФ, кавалеры ордена Славы, полные кавалеры ордена Трудовой Славы;
• почетные доноры;
• лица, подвергшиеся радиации при ликвидации катастрофы в Чернобыле и ядерных испытаний в Семипалатинске;
• сотрудники органов внутренних дел, не воспользовавшиеся правом на отпуск в рамках графика.

Правила заполнения графика отпусков на 2023 год (комментарии юристов)

Приведенные образцы формы графика отпусков разработаны на основании унифицированной формы N Т-7 с некоторыми корректировками, в частности, с уточнением «шапки» граф 6 и 7 — «даты начала и окончания отпуска».

Нередко возникает вопрос о том, как в графике отпусков заполнять графу 6 «запланированная» дата отпуска (при использовании унифицированной формы № Т-7 или аналогичной формы)? Можно ли вместо точной даты указывать месяц предоставления отпуска?

В графике отпусков необходимо указать конкретную дату начала отпуска. Объясним почему.

В «госкомстатовской» форме графика отпусков была предусмотрена графа «запланированная дата».

В Трудовом кодексе РФ есть следующие положения, которые важно соблюсти:

о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ст.123 ТК РФ),

оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ст.136 ТК РФ).

Если не установить конкретную дату отпуска, то трудно четко обеспечить соблюдение условий по сроку предупреждения об отпуске и сроку оплаты отпуска.

Что касается указания в данной графе даты окончания отпуска, то по этому вопросу нет единого мнения. Некоторые указывают дату окончания отпуска, некоторые нет, так как считают, что дату окончания можно определить расчетным путем, когда заполнены графа «запланированная» дата отпуска и графа «количество календарных дней» отпуска.

При разработке формы графика отпусков на своем предприятии можно назвать рассматриваемую графу не так, как в форме Т-7, а, например, «запланированные даты начала и окончания отпуска».

Интересны результаты опроса по данной теме, проведенного на нашем сайте:

Опрос по заполнению дат в графике отпусков

Как Вы заполняете графу 6 («запланированная» дата отпуска) в графике отпусков?

Пишу только дату начала отпуска

Пишу дату начала и окончания отпуска

На портале Роструда также имеются публикации, в которых говорится, что вопрос о том, должна ли в графике отпусков проставляться дата окончания отпуска или достаточно указания количества дней и даты начала отпуска, решается по усмотрению работодателя (Обзор актуальных вопросов от работников и работодателей за декабрь 2017 года).

• 200других образцов документов по кадрам, которые можно скачать бесплатно
• более 1000 образцовдокументов для кадровых служб, доступные подписчикам журнала «Кадровик-практик». (оформите подписку и получите доступ сразу >>)

Хотите доступ в закрытые разделы сайта?

Там тысячи образцов кадровых документов, консультаций и статей по кадровому делу, тома книг по кадрам, записи семинаров, курс основ кадрового делопроизводства, все наши пошаговые инструкции и многое другое.

Похожие записи:

• Что делать, если соседи громко слушают музыку днем или ночью, как бороться
• Уведомление Роспотребнадзора о начале деятельности
• Что нужно знать о сдаче нежилого помещения в аренду в 2020 году