Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения банковских выписок и платежных поручений». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Банковская выписка (сокращенно – БВ) – документ, отражающий движение денежных средств организации или предпринимателя через открытый в банке расчетный счет за определенный период времени. БВ может предоставляться как по запросу клиента или контролирующего органа, так и в соответствии с условиями договора об обслуживании р/с.
Предназначение банковских выписок и платежных поручений
Платежные поручения (или ПП) являются документами, на основании которых банковская организация обязана перевести денежные средства клиента определенному лицу. В ПП указываются реквизиты плательщика и получателя, а также сумма, которая должна списаться со счета распорядителя.
Банковские выписки подтверждают, что платежные поручения клиента были выполнены. Кроме того, оба документа нередко запрашиваются налоговыми органами при проведении проверок.
Сроки хранения налоговых документов
В течение пяти лет должны храниться сведения налогового и бухгалтерского учета, а также другие документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, включая документы, подтверждающие:
- получение доходов;
- осуществление расходов;
- удержание налогов.
Эти нормы указаны в Налоговом кодексе РФ – в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 и подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Срок отсчитывается с момента окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз в следующих целях:
- для составления отчетности;
- для исчисления и уплаты налогов;
- для подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
Сроки хранения документов организаций
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
| Категория документации | Вид документов | Прежние сроки | Новые сроки |
|---|---|---|---|
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) |
50/75 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Виды документов и сроки хранения
Кредитная организация должна хранить ЕХ не менее наибольшего из обязательных минимальных сроков хранения содержащихся в ней ДЭВ.
Организация, которая не имеет специального разрешения (лицензии) на осуществление деятельности по технической и (или) криптографической защите информации, не имеет права удостоверения копии электронного документа, в том числе платежного поручения.
Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011.
Такие документы относятся к документам временного (до 10 лет) хранения, в архив организации не передаются, и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению.
Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ.
Данные документы могут быть затребованы при проверках. Они могут понадобиться при взаимодействии с различными официальными органами.
Срок хранения платежных поручений в организации
Договоры о материальной ответственности 5 лет после увольнения материально-ответственного лица Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости)об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений,товарно-материальных ценностей 5 лет При условии завершения ревизии (проверки).В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности 5 лет По учету кадров, оплаты труда и т.п.: Лицевые счета работников 75 лет Положения о премировании работников 5 лет Эти документы хранятся пять лет после замены новыми Документы (сводные, расчетные, расчетно-платежные ведомости)на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др.
Какие сроки хранения документов в 2021-2022 году
В деятельности любой компании документы образуются ежедневно. Это документы бухгалтерские, кадровые, налоговые, организационные. Сколько времени нужно их хранить?Ответ можно найти в Законе о бухгалтерском учете, Законе об архивном деле, Налоговом кодексе и в некоторых ведомственных документах. Также есть специальный Приказ Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Все основные сроки мы собрали в одну таблицу.
- Первичные учетные документы
- Кассовые документы и книги
- Банковские документы
- Корешки чековых книжек
- Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денежных средств
- Авансовые отчеты
- Переписка
Хранение выписок банка и платежных поручений
При этом Минфин России обращает внимание, что «информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия с обеспечением необходимой надежности хранения электронных архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела». Кроме того, полагаем, что важным является и создание резервных копий, чтобы иметь возможность восстановления информации в случае сбоев в работе оборудования. При этом рекомендуется сохранять резервную копию не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и использовать с этой целью внешние запоминающие устройства (флэшкарты, диски). на Электронная подписка за 8400 руб. Документы об аккредитивных операциях: корешки аккредитивов, контрольные листы, заявления клиентов на оплату 5 лет 62 Документы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков, оплаченные чеки, заявления клиентов об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма 5 лет 63 Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами подписей и оттиска печати 5 лет 64 Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц 5 лет 65 Платежные поручения, чеки, мемориальные ордера и другие документы приходно-расходных операций по счетам юридических лиц 5 лет 66 Подтверждения сальдо по текущим, расчетным, корреспондентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных расчетов и документы к ним 5 лет VIII.
Сроки хранения банковских документов платежные поручения и др
Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) первичный учетный документ бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
При этом нормами данного закона не уточняется вид электронной подписи. Регистры бухгалтерского учета также могут составляться в электронном виде и заверяться электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Закона № 402-ФЗ). Право на составление кассовых документов в электронном виде закреплено п. 2.5, 5.
6 Положения № 373-П, а платежных поручений, как было сказано выше, – п. 5.4 Положения № 383-П.
) Переписка о выдаче и возврате ссуд 5 лет Документы (справки, акты, обязательства, переписка)о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях 5 лет Гарантийные письма 5 лет Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения)о переоценке основных фондов, определении износа основных средств,оценке стоимости имущества организации Постоянно Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене,приеме-передаче векселей Постоянно Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные),договоры имущественного страхования, с аудиторами (аудиторскими фирмами) 5 лет после истечения срока действия договора (соглашения).
Какие задачи решает электронный архив
Электронный архив – технология успешного бизнеса, поскольку внедрение этой системы в рамках организации позволяет решить целый ряд задач: приведение архива в полный порядок согласно заданным параметрам, снижение рисков, связанных с различными проверками, и повышение уровня защиты банковских документов, уменьшение общих затрат на ведение бизнеса и улучшение эффективности рабочего дня.
Организация структурированного хранения
Зачастую, перед тем как приступать к непосредственной оцифровке банковского архива, необходимо задать ему четкую систему координат, то есть навести порядок. Для чего это нужно? Структурированное хранение позволит решить сразу несколько задач. В первую очередь, упорядоченная система (пока еще) бумажных документов поможет облегчить поиски в физическом архиве в том случае, если потребуется оригинал на бумаге. Руководитель или ответственное лицо всегда будут иметь представление о том, сколько документов, относящихся к одному подразделению или типу договоров, хранится у него в архиве. Кроме того, при создании электронного архива наличие четкой структуры упростит и, следовательно, ускорит процесс внедрения системы, поскольку часть работы по структурированию уже была выполнена на подготовительном этапе.
Срок хранения платежных поручений в организации
ВажноВ течение этого срока будьте готовы в любой момент предъявить их проверяющим. Также см. «Сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2021 года: что изменилось». Банковская выписка – это первичка? Обычно срок хранения документа зависит от его правового статуса. ИнфоНапример, первичка это или нет. Вот недавнее мнение Верховного Суда РФ по поводу банковских выписок по движению денежных средств по счетам (определение от 30.01.2017 № 307-ЭС16-19374 по делу № А56-73410/2015): Банковские выписки не являются первичной бухгалтерской документацией по смыслу Закона о бухучете, поэтому на общество не возложена обязанность по их хранению. Эти выписки общество не составляет, руководитель и главный бухгалтер организации не подписывают. Указанные выписки предоставляют банки. Они содержат информацию, предоставляемую кредитными организациями.
Общепринятые периоды хранения:
- первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
- кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
- расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).
Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период. Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.
Для чего нужно платежное поручение
Как мы отметили ранее, документ применяется российскими экономическими субъектами для осуществления разного вида расчетов. Основные направления:
- зачисление заработной платы персоналу;
- оплата страховых взносов и налогов в соответствующие бюджеты государства;
- погашение задолженностей перед поставщиками и подрядчиками;
- перечисление авансовых платежей, банковских гарантий по госконтрактам и договорам;
- приобретение ценных бумаг, иностранной валюты, драгоценных металлов;
- переводы между расчетными счетами одного экономического субъекта;
- оплата неустоек, штрафов, пеней, расчеты за государственные пошлины, сборы.
Сроки хранения банковских документов платежные поручения и др
Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) первичный учетный документ бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом нормами данного закона не уточняется вид электронной подписи. Регистры бухгалтерского учета также могут составляться в электронном виде и заверяться электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Закона № 402-ФЗ). Право на составление кассовых документов в электронном виде закреплено п. 2.5, 5.6 Положения № 373-П, а платежных поручений, как было сказано выше, – п. 5.4 Положения № 383-П.
Переписка о финансово-хозяйственной деятельности(об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.) Переписка о выдаче и возврате ссуд 5 лет Документы (справки, акты, обязательства, переписка)о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях 5 лет Гарантийные письма 5 лет Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения)о переоценке основных фондов, определении износа основных средств,оценке стоимости имущества организации Постоянно Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене,приеме-передаче векселей Постоянно Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные),договоры имущественного страхования, с аудиторами (аудиторскими фирмами) 5 лет после истечения срока действия договора (соглашения).
Основные цели проводимой экспертизы ценности документов
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.
Таблица. Сроки хранения документов в 2019 году
|
Документ |
Сколько хранить |
|
Бухгалтерские документы |
|
|
Документы по покупкам и реализации |
5 лет |
|
Путевой лист |
|
|
Документы по банку |
5 лет |
|
Кассовые документы (кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО) |
|
|
Инвентарная карточка ОС |
5 лет после выбытия ОС |
|
Учетная политика |
5 лет |
|
Бухгалтерская справка |
|
|
Приказы по основной деятельности |
До закрытия компании |
|
Регистр бухгалтерского учета (оборотка по счету, ОСВ, главная книга) |
5 лет |
|
Бухгалтерская отчетность |
До закрытия компании |
|
Аудиторское заключение |
До закрытия компании |
|
Документы по налогам |
|
|
Регистры налогового учета |
5 лет |
|
Налоговая отчетность |
|
|
Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде |
|
|
Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте |
|
|
Счет-фактура |
4 года |
|
Книги покупок и продаж с доп листами |
4 года |
|
Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН |
До закрытия компании |
|
Акт сверки с ИФНС |
|
|
Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу |
в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков |
|
Документы по страховым взносам |
|
|
Платежки на перечисление взносов |
6 лет |
|
Расчет 4-ФСС |
Квартальный — 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования Годовой – до закрытия компании |
|
Сведения СЗВ-М |
6 лет |
|
Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР) |
До закрытия компании |
|
Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте) |
Хранить вместе с отчетом |
|
Кадровые документы |
|
|
Оригинал документа сотрудника (трудовая книжка) |
До востребования работником (но не более 50 лет, а если сотрудник оформлен до 2003г, то не более 75 лет) |
|
Личная карточка и копии документов работника* |
— 50 лет, по сотруднику оформленному с 2003 года и позже; — 75 лет, по сотруднику, оформленному до 2003 года. |
|
Трудовой договор и дополнения к нему |
|
|
Приказы по кадрам |
|
|
Табель учета рабочего времени |
|
|
Больничный лист и расчет по нему |
5 лет |
|
График отпусков работников |
1 год после использования |
|
Штатное расписание |
До закрытия компании |