Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как и где хранится трудовая книжка работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Личные кадровые бумаги — это документы строгой отчетности и приобретаются работодателями. Порядок обеспечения работодателей этими бланками установлен приказом Минфина № 117н от 22.12.2003. В нем сказано, что единственной организацией, которая вправе изготавливать бланки, является объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ. Поставлять бланки пользователям вправе только специализированные распространители, согласованные ГОЗНАКОМ.
Как правильно заполнять
Правила и порядок ведения и хранения трудовых книжек и внесения в них записи строго регламентированы постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Заполняют от руки черной, синей или фиолетовой ручкой, использование для заполнения карандаша или маркера не допускается. Все слова прописывают полностью, сокращения недопустимы. Трудовая книжка содержит:
- информацию о работнике или титульный лист: Ф.И.О., дата рождения, уровень образования, профессия или специальность, дата заполнения титульного листа;
- сведения о работе, куда вписывают информацию о приеме на работу, перемещениях внутри организации, совместительстве, в том числе внешнем, если работник предоставляет такую информацию, увольнении;
- сведения о награждениях.
Письмо о трудовой книжке
Итак, по той или иной причине трудовой договор с работником расторгнут. Трудовая книжка ждет своего хозяина в отделе кадров. Кадровик должен написать письмо родственникам работника, если тот умер, либо самому работнику, если он жив и здоров. В этом письме предлагается забрать трудовую книжку либо дать согласие на высылку ее по почте.
Очень важно пользоваться при обмене этими письмами «Почтой России» или проверенными компаниями, оказывающими почтовые услуги, хоть переписка и будет идти, скорее всего, внутри одного города. Все дело в подтверждении отправки: письмо от работодателя отправляется непременно заказным письмом с уведомлением о вручении. Это уведомление затем будет храниться в доказательство того, что сотруднику (или его родственникам) было предложено забрать трудовую книжку.
Вместе с письмом рекомендуется…
О форме трудовой книжки
Новая форма трудовой книжки (вкладыша в нее), утвержденная Приказом № 320н, практически идентична действующей форме, за исключением следующих моментов:
1) на лицевой стороне новой формы печать работодателя должна быть проставлена при ее наличии (в действующей форме печать обязательна);
2) изменился объем книжки:
-
в настоящее время для заполнения сведений о работе и сведений о награждении в трудовой книжке отведены по 10 разворотов на каждый раздел (объем вкладыша: «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждении» – 8 разворотов);
-
с 01.09.2021 раздел «Сведения о работе» будет включать 14 разворотов, раздел «Сведения о награждении» – 7 разворотов (объем вкладыша – 12 и 5 разворотов соответственно).
Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек
Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.
В свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» с 2021 начат переход на электронные трудовые книжки. По желанию работника, работодатель может вести только электронный вариант трудовой книжки. В данном случае бумажный документ выдается на руки работнику с соответствующей записью. А работодатель больше не несет ответственности за бумажный документ.
Если же сотрудник изъявит желание, бумажный вариант трудовой книжки работодатель может вести и дальше. Подробнее о переходе на электронный формат ведения трудовых книжек, читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».
В матриале далее рассмотрим порядок хранения бумажных трудовых книжек, в случае если сотрудник выбрал и бумажный и электронный документ.
Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили ответы на множество вопросов, связанных с ведением, оформлением и хранением трудовых книжек сотрудников. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.
Смена продавца-кассира длится 10 часов 40 минут, при этом он работает посменно. При графике 2/2 кассиры приходят на работу за полчаса до ее начала. Кассирам положены перерывы в течение смены: два раза по 30 минут. Но второго перерыва, как правило, не бывает, поскольку он попадает на большой поток покупателей, час пик с 17:00 до 21:00 — люди возвращаются с работы. Бывает, что кассиры работают по 13 часов. Но оплачивается смена строго по тарифу 10:40.
Думали, из-за чего возникают очереди в магазине? Всё просто — из-за нехватки кассиров. На просьбы покупателей вызвать еще одного кассира приходится отвечать: «Работать некому — уволились». Фактически в некоторых магазинах работают две кассы вместо положенных четырех. Из-за долгого ожидания покупатели нервничают, бросают тележки и уходят.
Просроченные продукты и списание товаров
Магазин нередко списывает товар, вопрос в его количестве. Как рассказывает Мария, раньше в день приходит 9-13 палет (поддон — прим. ред.) с товаром. Для небольшого магазина, в котором работала девушка, это много. Так как складов в некоторых магазинах нет, товар сразу выставлялся в торговый зал, чтобы люди покупали свежие продукты. Сейчас приходит одна-две палеты, то есть общее количество товаров резко уменьшилось. А списать могли, допустим, 2-3 просроченные куры, немного фруктов, банку грибов.
По словам кассира, просроченных товаров нет и ценники со сроком хранения не переклеивают. За три дня до окончания срока хранения продукта делается ценник со снижением на 30%. Магазину проще списать товар, чем платить большие штрафы за просрочку.
Воруют ли в «Пятерочке»?
Бывшие сотрудники отвечают однозначно: да, воруют. Во время инвентаризации (она бывает примерно раз в три месяца) обнаруживается большое количество списанного товара. Списанный товар не вывозится, а обнаруживается где-то под столом у директора. Наемный персонал портит упаковку, делает в ней дырки, чтобы товар списали и чтобы потом его забрать.
Списанный товар в торговле всегда был определенной статьей расхода, но в «Пятерочках» пошли по другому пути — убытки из-за списанных, испорченных и пропавших возмещают путем вычитания из премий низшего звена сотрудников. Люди, естественно, увольняются, потому что платят всё меньше. Торговый оборот в магазине падает. На зарплате директоров это не сказывается — за списанные товары у них ничего не вычитают.
Воруют и покупатели. Охраны во многих «Пятерочках» сейчас нет. Следить за покупателями и физически их задерживать, если произошла кража, обязывают опять-таки продавцов-кассиров. Но далеко не всегда они могут что-то сделать.
Действия работодателя при утере трудовой книжки
Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации:
- Книжку потерял или испортил сотрудник кадровой службы (намеренно или случайно). В такой ситуации необходимо оформить дубликат, причем эта обязанность лежит исключительно на работодателе. Данные о стаже работника можно взять из личной карточки; предыдущие рабочие места сначала указываются в одной обобщенной записи, а затем детализируются (пп. 27-29 Приказа о ТК).
- Чрезвычайное происшествие, в результате которого кадровые документы массово уничтожены. В этом случае исполнительной властью региона создается спецкомиссия, которая устанавливает рабочий стаж на основании иных документов или свидетельских показаний коллег (п. 31 Приказа о ТК).
Сроки хранения трудовых книжек на предприятии
Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.
Внимание! Вне зависимости от того, сколько хранится трудовая книжка, она будет являться основанием для начисления пенсии. Единственное условие – её правильное оформление.
Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.
Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца. По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.
Подробно как правильно сделать копию трудовой книжки по этой ссылке https://otdelkadrov.online/4975-pravila-oformleniya-obrazets-kopii-trudovoi-knizhki
Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек
Специальные книжки трудящихся, в которых стали записывать трудовой стаж, появились в 1939 году. И сейчас их нельзя назвать забытыми документами. Дело в том, что только благодаря им граждане, которые оформляют пенсию, могут подтвердить свой рабочий стаж до 2002 года.
Пенсионная реформа коснулась многих моментов, например, в 2017 году появилось понятие «страховой стаж», который пришел на смену «трудовому стажу». В последнее время часто заходит речь о замене бумажных книжек электронными аналогами.
Так как электронные накопители пока нельзя назвать совершенно защищенными, вопрос о переходе к усовершенствованным трудовым книжкам пока находится на этапе изучения и проработки. На сегодняшний день подобный закон не принят.
Нужно знать! Как только человек впервые устраивается на работу и официально оформляет необходимую документацию, ему открывают трудовую книжку. Делается это один раз за трудовую деятельность гражданина. Если книжка заканчивается, ее продлевают с помощью специальных вкладышей.
Довольно часто предприятия подлежат реорганизации или прекращают свою деятельность. Невозможно гарантировать, что за 25-50 лет все будет стабильно, поэтому всегда есть опасность утери архивной документации. Именно поэтому вопросу хранения и сохранности трудовых книжек уделяется большое внимание.
Места для хранения бланков ТК
акта на списание испорченных бланков трудовых книжек бесплатно в формате word
Сотрудникам, которые устроились работать на предприятие, оформляют трудовые книжки (ТК). Для этого используют абсолютно новые чистые бланки. Так как бланк ТК не имеет большой ценности, никаких особых условий его хранения не предусмотрено.
Можно ли устроиться на работу без трудовой книжки?
В каких условиях хранятся бланки ТК? Место для хранения подобной документации определяет руководитель предприятия или сотрудник отдела кадров. Ущерб от того, что бланки по какой-то причине испортятся, будет минимальным. Предприятие просто приобретет вместо них новые бумаги.
Но такие моменты не исключают необходимости в правильном выборе места хранения. Сотрудник, который отвечает за сохранность бланков, должен сделать все возможное, чтобы место хранения всегда было чистым.
Также важно предпринять меры для того, чтобы у неблагонадежных лиц не возникло желание позаимствовать этот документ для использования его в неправомерных деяниях.
Важно! Если бланки были испорчены, их не просто выбрасывают. Ответственный сотрудник составляет специальный акт на списание и уничтожает их.
Процедура хранения и учета движения трудовых
Действующее законодательство предусматривает возможность привлечения работодателя к ответственности за несоблюдение правил работы с трудовыми книжками. Такая ответственность предопределена статьями КоАП. Существует ряд правил, которые должны соблюдаться работодателями:
- наниматель должен иметь небольшой запас незаполненных трудовых и их вкладышей;
- наниматель должен обеспечить строгий учет получения, движения и выдачи трудовых, их вкладышей, дубликатов, что отражается в журналах, которых на предприятии должно быть два. Учет бланков трудовых и их вкладышей должен отражаться в приходно-расходной книге. Здесь отражаются сведения о приобретении документов и их выдаче работникам. Получение и выдача трудовых, связанная с трудоустройством или увольнением, отражается в соответствующей Книге учета, фиксирующей движение документов. Нумерация страниц в журналах осуществляется сквозным образом. Документ прошивается, скрепляется пломбой и заверяется руководителем;
- процедура хранения должна быть проведена с полным обеспечением сохранности переданных документов.
Наиболее действенным способом хранения является помещение документов в сейф или металлический шкаф.
В большинстве случаев, выдача трудовой книжки работнику ознаменована его увольнением. Существуют случаи, когда документы работниками не востребуются, что обязывает работодателя осуществлять их хранение до того времени, пока их не получит сам уволенный работник или его родственник, что характерно для случаев смерти работников.
Сроки хранения трудовых книжек на предприятии
Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.
Внимание! Вне зависимости от того, сколько хранится трудовая книжка, она будет являться основанием для начисления пенсии. Единственное условие – её правильное оформление.
Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.
Действия работодателя в случае утери
Несмотря на принятые меры по сохранности книжек работников, бывают случаи, когда они портятся или теряются.
Что делать в этой ситуации:
- виновным в порче или утере книжки является кадровик. Он мог сделать это случайно или специально. Работодатель оформляет дубликат документа. Сведения о стаже работника есть в личной карточке. Данные о предыдущих местах работы можно указать одной обобщенной записью (пункт 32 Положения о ТК),
- произошло ЧП, и пострадала кадровая документация предприятия. В подобных ситуациях создается спец. комиссия. Она занимается восстановлением данных о рабочем стаже, при этом используются другие бумаги или показания свидетелей (пункт 34 Положения о ТК).
Если увольняющийся человек не смог получить трудовую книжку в день увольнения (она была утеряна, ее отказались выдавать, или причины увольнения внесены некорректно), за весь период ожидания выдачи документа, он должен получить зарплату. Новой датой увольнения станет день, когда он получил на руки свою трудовую книжку.
Как исправить ошибку в трудовой книжке?