Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Списание недостачи при инвентаризации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В законодательстве зафиксирована обязанность юридических лиц показывать в бухотчетности полные и достоверные сведения о финансовом состоянии организации. Суть этих действий — контроль и сопоставление фактического наличия материальных ценностей и их номинального присутствия на балансе фирмы. Другими словами — это средство для анализа состояния компании/предприятия. Каждый этап строго регламентируется федеральными законами и рекомендациями Министерства Финансов Российской федерации.
Функции и определения метода
Бухгалтерские записи по результатам инвентаризации учитывают не только собственное имущество юрлица, но также и арендованные, временно находящиеся во владении активы. Согласно законодательству о ведении бухучета, сверка требуется в таких ситуациях:
- Заблаговременно перед годовым отчетом.
- После того как были изменения в руководящем составе, отвечающем за сохранность денег/имущества.
- При выявлении фактов присвоения/порчи. Равно как при наличии подозрений на подобные действия.
- Если планируется передавать материальные ценности в аренду или выставлять их на продажу.
- При инициированной ликвидации.
- В случае реорганизации бизнеса.
- Ввиду непредвиденных чрезвычайных обстоятельств.
Какое бы ни было основание для пересчета, порядок отражения результатов инвентаризации в учете будет одинаков. Вы убедитесь, что грамотное заполнение формуляров лишь выглядит сложным. Если вникнуть в суть системы, то на деле все оказывается гораздо проще.
Если в организации установлен порядок коллективной ответственности, то основанием для начала процесса может служить:
- Смена руководства.
- Обновление коллектива более, чем наполовину.
- По требованию любого из ответственных сотрудников.
Для большинства ООО/ИП установлена минимальная периодичность описи — 1 год. Некоторые исключения касаются библиотек (раз в пять лет), ОС (раз в три года), а также для юридических лиц ведущих свою деятельность на Крайнем Севере.
В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).
Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).
Проводки будут такие.
|
Проводка |
Операция |
|
Д 94 — К 10 (41, 43) |
Списана стоимость утраченного имущества |
|
Д 20 (25, 26, 44) — К 94 |
Списана недостача в пределах норм естественной убыли |
Что необходимо проверить при инвентаризации?
Инвентаризации подлежит все имущество и все виды финансовых обязательств, независимо от его местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по его подразделениям.
В обязательном порядке необходимо проверить:
- нематериальные активы;
- основные средства;
- финансовые вложения;
- товарно-материальные ценности;
- незавершенное производство и расходы будущих периодов;
- денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
- расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
- резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
- активы и обязательства компании.
Обратите внимание, проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т д.).
Отражение в учете результатов инвентаризации ОС и других ТМЦ
Излишек относится на прочие доходы в корреспонденции с соответствующим счетом, в зависимости от вида актива. Оприходование излишков производят по рыночным ценам:
Дт 08, 10, 41, 43, 50 Кт 91.1.
Выявленная недостача сначала отражается по дебету сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее возможны несколько вариантов ее списания.
Если по данной категории ТМЦ установлены нормы естественной убыли, то в их пределах недостачу можно списать на затраты:
Дт 20, 23, 44 Кт 94.
Если размер нормы не установлены или недостача превышает их, то следует выявить виновное лицо. Если виновник — сотрудник компании, то сумма недостачи списывается за его счет:
Дт 73 Кт 94 — сумма недостачи отнесена на расчеты с виновным лицом;
Дт 70 Кт 73 — недостача удержана из заработной платы;
Дт 50 Кт 73 — сумма недостачи добровольно внесена в кассу компании.
При взыскании с виновного лица следует учитывать положения ст. 241–243 ТК РФ. Если виновное лицо не является материально ответственным, в общем случае взыскать сумму недостачи можно только в пределах среднего месячного заработка. Взыскание полной суммы с виновника, не являющегося МОЛ, допускается только в особых случаях, например, если ущерб явился результатом противоправных действий или был причинен в состоянии опьянения.
Если выявленная недостача больше суммы, возможной для взыскания, оставшаяся сумма недостачи списывается на убытки. Аналогичная операция производится, если виновник не установлен:
Дт 91.2 Кт 94.
Выявлены неучтенные объекты ОС
При выявлении не принятых на учет ОС комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели (п. 3.3 Методических указаний № 49). Выявленные при инвентаризации активы, отвечающие признакам ОС, указанным в п. 4 ФСБУ 6/2020 «Основные средства», принимаются к бухучету по справедливой стоимости (п. 14 ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения») и отражаются по дебету счета 08 (01) в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы».
Срок полезного использования выявленного ОС определяется при его принятии к бухгалтерскому учету.
В целях налогообложения стоимость обнаруженного имущества признается внереализационным доходом. Первоначальной стоимостью ОС признается его рыночная стоимость (п. 20 ст. 250 НК РФ, абз. 2 п. 1 ст. 257 НК РФ). Эту величину нужно подтвердить документально.
Для этого могут быть использованы данные о ценах на аналогичные основные средства, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей; сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций, а также в СМИ и специальной литературе; экспертные заключения (например, оценщиков) о стоимости отдельных объектов основных средств. Начисление амортизации по ОС начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем, в котором оно было введено в эксплуатацию.
Счет, напрямую поименованный как имеющий отношение к недостачам, – «Недостачи и потери от порчи ценностей» (94), но используется он не всегда.
При плановой инвентаризации, если имеет место недостача, делают запись Дт 94 Кт счетов ценностей; при форс-мажорных обстоятельствах (пожарах, бедствиях природного характера) ее относят на прибыли и убытки: Дт 99 Кт счетов ценностей.
Если недостача выявлена при подсчете товаров от контрагентов, также используют схему
Дт 94 Кт счетов ценностей (в пределах объемов, зафиксированных договором). Выявленные при подсчете объемы недостачи, более крупные, нежели предусматривает договор, могут вызвать претензии. Тогда используют запись Дт 76 Кт счетов ценностей.
По счету 76 открывают субсчет «Расчеты по претензиям». Недостачу фиксируют в зависимости от вида ТМЦ: Дт 94 Кт 01, 10, 41, 50. Обнаруженную недостачу ОС фиксируют по Кт 01 по остаточной стоимости, амортизацию списывают отдельно: Дт 02 Кт 01.
Недостачу в пределах норм естественной убыли материально ответственные лица возмещать не обязаны. Она увеличивает себестоимость продукции: Дт 20, 23, 44 и др. Кт 94.
Недостача сверх норм убыли погашается из средств виновных работников: Дт 73/2 Кт 94. Если виновник не найден или имеется судебное решение в пользу материально ответственного лица о его невиновности, сверхнормативная недостача относится в счет прочих расходов фирмы:
Дт 91/2 Кт 94.
Недостачи каких-либо ценностей в пределах установленных норм естественной убыли
Дебет:
- 08 «Вложения во внеоборотные активы».
- 20 «Основное производство».
- 23 «Вспомогательные производства».
- 25 «Общепроизводственные расходы».
- 26 «Общехозяйственные расходы»,
- 29 «Обслуживающие производства и хозяйства».
- 44 «Расходы на продажу».
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и проч.
Недостачи более норм естественной убыли относят на виновных в их появлении лиц либо списывают на финансовые результаты. Списание недостач и потерь выше норм естественной убыли, а также превышения цены недостающих ценностей над появившимися излишками, появляющимися при пересортице, относят на виновных в этом лиц:
- Дебет 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – рыночная стоимость товаров.
- Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – учетную стоимость ценностей.
- Кредит 98 «Доходы будущих периодов» – разницу между учетной и рыночной стоимостью приведенных в негодность либо отсутствующих материальных ценностей.
Полное возмещение материального ущерба виновными в недостаче лицами отражают в учете как удержание полной суммы недостачи из зарплаты сотрудников компании.
Дебет:
- 50 «Касса» – при возмещении полной суммы через кассу учреждения.
- 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – при удержании полной суммы недостачи из зарплаты на основании официального заявления, поданного виновным лицом с материально ответственностью.
Кредит 73.2 «Расходы по возмещению материального ущерба».
После того, как вся сумма задолженности будет погашена, разница между учетной и рыночной стоимостью недостающих и приведенных в негодное состояние материальных ценностей списывается так:
- Дебет 98 «Доходы будущих периодов».
- Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 «Прочие доходы».
Отнесение полной суммы возникшей недостачи на прочие расходы можно осуществить в том случае, когда виновник отсутствует либо суд отказал во взыскании вследствие необоснованности данного иска:
- Дебет 91 «Прочие доходы и расходы».
- Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
При списании потерь и недостач вследствие стихийных бедствий:
- Дебет 99 «Прочие доходы и расходы».
- Кредит 01, 03, 07, 08, 10, 11, 50 и проч.
Результаты инвентаризации будут учтены при составлении бухгалтерской отчетности за год только в том случае, если она была проведена не раньше, чем 01.10. за отчетный год.
Как удержать с работника, причинившего ущерб, сумму выявленной недостачи
До принятия решения о возмещении ущерба конкретным работником работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки создается комиссия с участием соответствующих специалистов. Работник должен дать письменные объяснения для установления причины возникновения ущерба (ст.248 ТК РФ).
Независимо от размера ущерба работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично.
Работник может внести в кассу организации наличные денежные средства по приходному кассовому ордеру. В этом случае в бухгалтерском учете делается запись:
дебет счета 50 кредит счета 73-2 — сумма недостачи, внесенная в кассу организации виновным лицом.
Как проводится инвентаризация материалов в 2018 году
При этом после отражения счет 94 следует закрывать.Акт инвентаризации ТМЦ При этом отнести недостачу можно на три статьи:
- на затраты, являющиеся запланированными в соответствии с принятыми на предприятии нормами естественной убыли. В данном случае применяется дебит 20 и кредит 94, в которых следует отразить списание выявленной недостачи, вписав ее в нормы принятой естественной убыли;
- на виновных лиц.
В этом случае списание проводится по счет 73 дебит и 94 кредит, где отражаются списании вследствие образования недостачи по вине третьих лиц. Далее сумму выявленной нехватки средств следует удержать из причитающихся виновному лицу выплат;
- финансовые результаты. Еще одной статьей, по которой можно списать недостачу, является дебетовый счет 91 и кредит 94, где полагается отражать недостачи, образующиеся вследствие превышения норм естественной убыли.
Документальное оформление инвентаризации объектов основных средств (нюансы)
ОС, которые во время инвентаризации находятся в ремонте, отражаются в ведомости по форме ИНВ-10 с указанием стоимости и расходов предприятия на ремонт.
На ОС, переданные в аренду или на ответственное хранение, составляется отдельная опись с указанием документов, подтверждающих принятие контрагентом имущества.
Также отдельная опись составляется на ОС, которые не могут быть использованы в хозяйственной деятельности компании и восстановлению не подлежат: члены комиссии указывают время ввода в эксплуатацию и причины, по которым пользоваться имуществом теперь невозможно.
Если в ходе реконструкции или восстановления ОС поменялось назначение объекта, то в опись следует внести новые сведения. Если в результате проведенных работ балансовая стоимость ОС изменилась, а в бухучете эти данные не зафиксированы, то этот факт следует отразить в описи.
Пересортица: проводки
При обнаружении пересортицы фирма может:
- отразить обнаруженные излишки и недостачи в учете рассмотренными нами выше способами;
- взаимным образом зачесть излишки и недостачи.
Для наглядности рассмотрим пример отражения зачета превышения излишек над недостачей в бухгалтерском учете.
Пример
По итогам инвентаризации выявлены:
- недостача яблок сорта «антоновка» весом 200 кг на общую сумму 20 000 руб. (стоимость килограмма — 100 руб.);
- излишек яблок сорта «Гренни Смит» весом 300 кг на общую сумму 15 000 руб. (стоимость килограмма — 50 руб.).
Бухгалтер производит:
- оприходование лишних яблок (100 кг — разница между излишком и недостачей) «Гренни Смит» (Дт 41 (аналитика «Гренни Смит») Кт 91, сумма — 5000 руб.);
- зачет недостачи по антоновке (200 кг), причем по цене «Гренни Смит» (Дт 41 «Гренни Смит» Кт 41 «Антоновка», сумма — 10 000 руб.);
- отражение денежных потерь фирмы от недостачи антоновки (Дт 94 Кт 41, сумма — 5000 руб., 100 кг разницы по весу товара умножаем на 50 кг разницы по стоимости товара за килограмм);
- выставление виновному за пересортицу лицу требований по компенсации денежных потерь (Дт 73 Кт 94, сумма — 5000 руб.).
В случае отсутствия виновного лица применяются рассмотренные нами выше проводки по отнесению потерь на естественную убыль либо прочие расходы.
Подготовительные работы
Склад перед мероприятием рекомендуется прибрать. Представителям комиссии предоставляются все документы, касающиеся недавних операций с предметами на складе. К примеру, это могут быть бумаги о приходе, утере, порче, расходе. На прежних отчетах проставляется пометка «до инвентаризации». Выделение документов, оформленных до мероприятия, позволит выявить отсутствующие объекты.
Ответственные за собственность обязаны перед началом инвентаризации поставить подпись в документе о том, что все бумаги на продукцию сданы комиссии. Проставляется еще одна подпись, которая подтверждает списание выбывшего имущества в расход. Документ о списании прилагается ко всем описям.
ВНИМАНИЕ! Различают две формы комиссий: счетную и инвентаризационную. Во вторую входят сотрудники, ответственные за подсчет собственности на складе.
Инвентаризация материалов и учет ее результатов
Периодически на всех предприятиях хозяйствующего субъекта, независимо от форм собственности по действующему законодательству проводится инвентаризация товарно-материальных ценностей.
Порядок организации и проведения инвентаризации и выявления результатов определен НСБУ №19 «Организация и проведение инвентаризации» (утвержден Министерством Финансов РУз № 58 от 2.11.1998г. и зарегистрирован Министерством Юстиции РУз №833 2.11.1999 г.).
В соответствии с НСБУ №19 инвентаризации подлежат все имущество хозяйствующего субъекта, независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Инвентаризация материальных ценностей производится по их местонахождению и материально-ответственному лицу.
Проведение инвентаризации является обязательным:
а) при смене материально-ответственных лиц на дату приема-передачи дел и ценностей;
б) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
в) при установлении фактов хищения или злоупотреблений;
г) при передаче в аренду, выкупе, продаже и разгосударствления предприятия;
д) при переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей;
е) в случае пожара или стихийных бедствий – немедленно по окончании пожара, стихийного бедствия;
Частота проведения инвентаризации в отчетном году, даты проведения, перечень имущества устанавливается руководителем предприятия.
Для проведения инвентаризации на хозяйствующих субъектах создаются постоянно действующие инвентаризационные комиссии в составе руководителя предприятия или его заместителя (председатель комиссии);
других специалистов (инженеров, экономистов, техников и т.д.)
Инвентаризационная комиссия проводит инвентаризацию ценностей в местах хранения и производства, совместно с бухгалтерией участвует в определении результатов инвентаризации и разрабатывает предложения по принятию решений по результату инвентаризации.
Материально-ответственное лицо перед началом инвентаризации дает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Проверка фактического остатка производится при обязательном участии материально-ответственных лиц. Наименования инвентаризуемых ценностей и их количество показываются в инвентаризационных описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
Обнаруженные при инвентаризации расхождения (излишки или недостачи, повреждения или порчи) оформляются в сличительной ведомости и оцениваются по фактической себестоимости. По каждому случаю расхождения принимаются соответствующие решения.
Результаты инвентаризации в бухгалтерском учете отражаются следующим образом:
- при обнаружении излишков ТМЗ:
- дебет 1010 «Сырье и материалы» или другие счета учета ТМЗ
- кредит 9390 «Прочие операционные доходы»
- при выявлении в процессе инвентаризации недостачи ТМЗ:
- дебет 5910 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
- кредит 1010 «Сырье и материалы» или другие счета учета ТМЗ.