Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ошибка в трудовой книжке — как исправить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Фиктивной будет запись о том, что работник трудился в компании, хотя на самом деле это не так. Бывает, так «оформляют» родственников. Это обман государства, так как человек не работает, но получает стаж для пенсии, если при этом работодатель сдает персонифицированную отчетность и форму СЗВ-ТД.
Кто вносит исправления в трудовую книжку
По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.
Однако есть случаи, когда на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей:
если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;
если бывший работодатель прекратил свое существование. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.
Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или сам индивидуальный предприниматель.
Записи в трудовой книжке совместителя исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. Так, по желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.
С сентября 2021 года у совместителей появилась возможность вносить записи и по месту работы по совместительству — когда сотрудник не работал и, соответственно, трудовая книжка была у него на руках. В этом случае ошибки будет исправлять работодатель по совместительству.
Ошибки на титульном листе
Работодатель может исправить ошибки или описки в любых сведениях о работнике — в фамилии, имени и отчестве, в дате рождения, образовании, профессии или специальности. Если в данных есть ошибка или опечатка, то её нужно исправить, чтобы в будущем при новом трудоустройстве или обращении человека в ПФР за назначением пенсии не возникло проблем.
Основные правила:
-
Ошибки в образовании или специальности может исправить текущий работодатель, даже если не он их допустил.
-
Если предыдущий работодатель допустил ошибку в личных данных, например, ошибся одной буквой в фамилии, вписал не то отчество или дату рождения, то желательно, чтобы он её и исправлял, так как только он знает, кому действительно выдавал эту трудовую книжку.
-
Если нужно внести новую специальность или дополнительное образование, то делают это после имеющейся записи через запятую.
-
Если трудовая оформляется впервые, и кадровик в личных данных допустил ошибку, необходимо списать испорченный бланк и завести новый.
Как исправлять ошибки на титульном листе:
-
Зачеркнуть неверную запись одной чертой и рядом написать правильный вариант.
-
На внутренней стороне обложки указать реквизиты документа, на основании которого внесены исправления (паспорт, свидетельство о регистрации или расторжении брака и др.).
-
Рядом со ссылкой на документ поставить подпись работодателя или уполномоченного лица и печать (при наличии).
Исправление записей в трудовой книжке после увольнения
Однако, часто о наличии ошибки в дате увольнения становится известно после того, как работник перестал работать у невнимательного работодателя. Сотрудник не всегда своевременно замечает неверную запись, или документы приходят ему по почте, не позволяя вовремя просигнализировать об ошибке.
Обнаружив неточность после увольнения, следует обратиться в отдел кадров или к должностному лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, с просьбой ее исправить. Просьба излагается в заявлении, адресованном директору фирмы. Если необходимо, руководитель издает приказ о внесении изменений, реквизиты которого затем вписываются в графу 4. Кадровик корректирует неправильную запись в вышеуказанном порядке. При этом он вновь вносит реквизиты первоначального приказа об увольнении (если в нем указана верная дата), либо указывает новый приказ, исправивший ошибку в предыдущем распоряжении.
Если компании, допустившей ошибку, более не существует, исправить дату увольнения вправе ее правопреемник или последний работодатель владельца книжки. Однако он сделает это, лишь имея документальное подтверждение искажения даты. Работник обязан предоставить ему:
-
либо заверенную копию приказа об увольнении, которой он заблаговременно запасся;
-
либо архивную справку, подтверждающую его слова.
Первые неточности могут встретиться уже на титульном листе. Сложная фамилия, национальное имя или возможность вариативного написания ― допустить ошибку несложно. Будьте предельно внимательны, не ленитесь сверять трудовую с другими документами сотрудника. Различие даже в одной букве может стать поводом для оспаривания стажа в Пенсионном фонде.
Если вы сами ошиблись при первичном оформлении трудовой книжки, берете новый бланк и заполняете заново. Испорченный бланк списывается в присутствии работника с обязательным составлением акта.
А как быть, если неверная запись внесена давно, одним из предыдущих работодателей? Ни Правила, ни Инструкция эту ситуацию, увы, никак не регламентируют. Отчасти в решении вопроса можно опираться на Постановление Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91.
В этих документах прописано, что принадлежность документа конкретному человеку «устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке». Технически это выглядит так, как если бы мы вписывали сотруднице новую, полученную в браке, фамилию: ошибочную запись аккуратно зачеркиваем, верную вносим рядом. Документ, на основании которого вы исправляете данные, обязательно должен быть указан на внутренней стороне обложки, заверен печатью и подписью ответственного лица.
Контур-Персонал ведет учет любых видов стажей и мгновенно рассчитывает стаж сотрудника на любую дату.
Если предприятие, где допустили ошибку, реорганизовано, ищите правопреемника и именно ему направляйте все запросы. Может быть и так, что обратиться к предыдущему работодателю невозможно − предприятие ликвидировано.
«Если ошибку в трудовой допустили в компании, которая уже не существует, сотрудник на новом месте должен написать заявление с просьбой внести изменения. К нему должна быть приложена выписка из ЕГРЮЛ ― ее можно получить в налоговой по месту учета прежнего работодателя, а также все имеющиеся документы, которые могут подтвердить ошибочность записи. Если таковых нет, сделайте запрос в Госархив. Согласно Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 личные дела сотрудников ликвидированных организаций хранятся в течение 75 лет. Собранные материалы станут основанием для внесения изменений», ― разъясняет ситуацию руководитель проектов по управлению персоналом компании СКБ Контур Ирина Савельева.
Как видим, исправить даже одну букву может быть очень непросто. Поэтому отнеситесь предельно внимательно к заполнению трудовой. А кроме того, принимая человека на работу, дайте ему проверить его документ. Быть может, это избавит вас и вашего нового сотрудника от множества лишних хлопот.
Исправление даты увольнения специалистом кадрового отдела
Действующий порядок исправления ошибочных записей в разделе о работе запрещает зачеркивать неверную информацию, ошибки. Не допускается также использовать корректирующие средства, ластик, иные подобные канцелярские принадлежности.
Запись, содержащую ошибочную дату, исправляет специалист кадрового отдела сообразно п. 30 Правил. Сначала она признается недействительной, затем вносится правильный вариант записи.
| Описание ошибки | Стандартный порядок корректировки даты увольнения |
| При внесении записи об увольнении специалист кадрового отдела перепутал дату увольнения, записанную в приказе, с датой издания приказа | Первая запись, с неточной датой об увольнении, признается недействительной. Рядом записывается правильный вариант. Детально это выглядит так:
1. Графа «1»: № по порядку новой записи, которая следует за последней (неточной). 2. Графа «2»: датировка увольнения -— правильный вариант (число, месяц, год). 3. Графа «3»: дословно записывается фраза «Запись за № (номер неправильной записи) не действительна». Тут же записывается правильный вариант, с точной датой увольнения 4. Графа «5»: № и датировка распоряжения, на основании которого внесено изменение (сделана правка). Стандартно сюда переносятся сведения из предыдущей записи, если она сделана правильно. 5. Под конец ответственное лицо, вносившее правки, пишет свою должность, проставляет подпись с расшифровкой. Все скрепляется печатью организации |
Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать
В соответствии с разделом III Постановления Правительства № 225, работодатель может исправить:
- фамилию, имя, отчество;
- дату рождения;
- сведения об образовании;
- наименование профессии или специальности сотрудника;
- информацию о награждениях.
Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.
В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:
- Указать порядковый номер.
- Поставить текущую дату (число, месяц, год).
- В следующей графе написать, какая именно информация не соответствует действительности, и на какую ее надо заменить.
- В последней колонке указать реквизиты приказа или документа, на основании которого делается исправление.
Обратите внимание: этот алгоритм актуален для корректировки сведений не только трудовых, но и вкладышей к ним.
Правила внесения изменений
Законодательство регулирует порядок хранения, регистрации и заполнения трудовых. Правила исправления ошибок перечислены:
- в разделе III постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»);
- в п. 2.3 и 2.4 постановления Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Главный принцип для всех разделов трудовой — просто зачеркнуть и аннулировать неверные данные нельзя. В каждом разделе запись в трудовой об отмене предыдущей записи выполняется по своим правилам.
| Что исправляем | Как исправляем | Пункт инструкции |
|---|---|---|
|
Изменение сведений о фамилии, имени, отчестве и дате рождения |
Производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Делается ссылка на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки размещаются на внутренней стороне обложки, заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью. |
П. 2.3 инструкции |
|
Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) о полученных образовании, профессии, специальности |
Имеющиеся данные дополняются через запятую, без зачеркивания ранее внесенных. Ссылка — на внутренней стороне обложки. |
П. 2.4 инструкции |
|
Изменение фамилии, имени, отчества и даты рождения, образования, профессии и специальности работника |
Производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. |
П. 26 правил |
|
Неправильные или неточные сведения |
Исправление производится:
|
27 |
| Аннулирование записи в трудовой книжке об увольнении (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным |
Зачеркивание неточных или неправильных сведений не допускается. Изменение производится путем признания их недействительными и внесения правильных. |
П. 30 |
|
Организация, которая внесла неправильные или неточные данные, реорганизована или ликвидирована |
Исправляет правопреемник в случае ликвидации или работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа. |
П. 28 |
|
Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. |
В случае его утраты либо несоответствия фактически выполнявшейся работе исправление производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. |
Абз. 1 п. 29 |
| Использование свидетельских показаний |
Свидетельские показания не служат основанием для исправления внесенных ранее сведений, за исключением тех, в отношении которых имеется судебное решение, и в случаях, предусмотренных пунктом 34 правил. |
Абз. 2 п. 29 |
|
Исправления в разделах, содержащих сведения о работе или сведения о награждении |
Зачеркивание неточных или неправильных данных не допускается. Изменение производится путем признания недействительными и внесения правильных. |
П. 30 |
Бланк трудовой книжки считается важным документом, ведь он не только учитывает рабочий стаж, но и помогает при начислении пенсии. Поэтому, если исправление записей в трудовой книжке, внесенных ошибочно, не производилось своевременно, потом у сотрудника могут возникнуть большие проблемы с пенсионными расчетами.
Следовательно, прежде чем заполнять трудовую, нужно проверить все данные. А также соблюдать правовые регламенты соответствующих документов. К ним относят:
- ТК РФ (а именно ст. 66).
- ФЗ № 225, который устанавливает правила ведения, хранения и заполнения бланков трудовых.
- Постановление Министерства труда № 69, утвердившее инструкцию по правильному заполнению документа.
Итак, как же быть, если запись внесена ошибочно в трудовую книжку? Образец исправления и внесения верных данных представлен на фото ниже.
Изменилось название организации
Иногда встречаются ситуации, когда у сотрудника отсутствует запись об изменении наименования организации, в которой он работал. В дальнейшем это может создать немало проблем при подсчете пенсии, а также потребуется документальное подтверждение, что гражданин работал в конкретной организации и увольнялся из нее же (после смены формы или названия).
Учитывая все сказанное, сведения о переименовании компании должны вноситься сразу же после оформления данного факта. Прописывать это в трудовой книжке нужно особым образом:
- в первой и во второй графе ничего писать не нужно;
- в третьей графе следует прописать новое наименование организации (или указать измененную организационно-правовую форму);
- в четвертой графе должен быть указан документ, который является основанием для смены наименования или правовой формы предприятия (наименование, номер, дата).
Примеры исправления ошибок в трудовой книжке
Первой вносится запись об организации, в которую устраивается работник. Обычно организации имеют штамп с реквизитами, который ставится перед внесением сведений о работе. Если его нет, приходится вносить сведения вручную. В этом случае можно допустить техническую ошибку. Ее следует исправить по соответствующим правилам.
Пример. Инспектор отдела кадров вписала наименование учреждения: «МБУ ДО «Центр детского творчества», забыв внести слово «технического». Спохватившись, она написала строкой ниже: «МБУ ДО «Центр детского технического творчества». Такое исправление наименования учреждения будет правомерным.
Далее вписываются сведения о работе, в соответствии со следующими графами:
- Порядковый номер;
- Дата приема на работу или увольнения;
- Формулировка записи в соответствии с Трудовым кодексом;
- Основание записи – реквизиты соответствующего приказа.
Когда трудовая книжка может быть признана недействительной
Существует несколько ситуаций, когда ТК можно признать недействительной:
- при первичном заполнении были допущены ошибки;
- из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
- замазан или нечетко виден номер документа;
- в документ занесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
- уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.
В этих случаях работнику можно оформить дубликат документа. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.
Особенности изменения сведений во вкладыше
Вкладыш в трудовой открывается в тех случаях, когда в ней исчерпан ресурс для новых сведений. Выдача вкладыша фиксируется на внутренней стороне титульного листа трудовой: заносится серия и номер нового вкладыша.
Если ошибка допускается и выявляется в начале оформления вкладыша, то он ликвидируется с составлением акта. После этого оформляется новый вкладыш, номер которого также фиксируется на титульном листе ТК.
Порядок исправления некорректной информации во вкладыше аналогичен тому, который установлен для ТК. Исправление подтверждается печатью организации и подписью внесшего исправление должностного лица.
В отдельных случаях допускается сбой в нумерации записей во вкладыше. В результате появляются две записи под одним и тем же номером.
Такие ошибки запрещено исправлять простым зачеркиванием. Чтобы исправить подобного рода ошибки, вносится запись под корректным номером, в которой уточняется некорректность записи за таким-то номером и дублируется текст записи.
Порядок действий владельца документа при необходимости корректировки записи в трудовой
Некоторые факты По нормам законодательства нет специального списка должностей, которые могут вносить, заверять и исправлять записи в ТК. Согласно правилам на такую работу в организации назначают специальным приказом. Если на предприятии нет отдела персонала, вести и корректировать трудовые книжки может либо сам работодатель, либо назначенный его приказом любой специалист: бухгалтер, секретарь, администратор, офис-менеджер и т.п. Если работу предоставляет физическое лицо, то закон не разрешает ему вести и корректировать трудовые книжки.
При обнаружении ошибочной записи в своей трудовой книжке или же при произошедшем изменении личных данных, гражданин должен:
- подать письменное заявление на имя работодателя с просьбой проведения корректировки;
- представить документы, подтверждающие законность сведений, требующих исправления. Это может быть документ из регистрирующих государственных органов (паспорт с новой фамилией, свидетельство о заключении брака или его расторжении и т. д.). Более подробную информацию о корректировке фамилии в трудовой можно прочитать на нашем интернет-ресурсе.
Методы корректировки записей в трудовой
Если ошибка была допущена при оформлении новой трудовой, то этот документ уничтожается (списывается по акту), а взамен его оформляется новый. При допущении неточности в действующем документе, ошибку запрещается замазывать, исправлять или подтирать. Рассмотрим варианты исправления в трудовой книжке образца 2023 года, который представлен ниже. Корректировка производится путем внесения новой записи после ошибочной.
Подробно как оформить вкладыш в трудовую книжку рассказано тут.
Корректировка методом зачеркивания неактуальных сведений допускается лишь на титульной и на 33 странице трудовой книжки. Титульный лист содержит данные о владельце документа: ФИО, дату рождения, образование, специальность. Изменение этой информации, в том числе – исправление даты рождения в трудовой книжке выполняется путем зачеркивания существующих сведений и вписывания новых. На внутренней стороне обложки указываются сведения о документе, на основании которого корректируются записи. Они должны быть заверены подписью ответственного лица и оттиском печати организации.